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Automatische Antworten Abwesenheitsnotiz: Was drin stehen muss und was nicht

Ein wichtiger Punkt auf der To-Do-Liste, bevor sich Mitarbeiter und Chef in den Urlaub verabschieden, ist die Abwesenheitsnotiz. Doch was muss drin stehen und wie sollte sie formuliert werden? Tipps und Beispiele für eine aussagefähige Abwesenheitsnotiz.

Abwesenheitsnotiz: Der Inhalt

Eine Abwesenheitsnotiz gehört heute zum "guten Ton" im Geschäftsalltag. Leider wird sie aber häufig mehr oder weniger unüberlegt erstellt. Da wird dann nur mitgeteilt, dass man nicht erreichbar ist. Aber hilft das einem Kunden weiter, der dringend eine Information braucht? Wohl kaum.

Darum sollte jede Abwesenheitsnotiz die folgenden Informationen beinhalten:

Von wann bis wann die E-Mail nicht vom Empfänger gelesen wird und ab wann die Mails wieder bearbeitet werden. Sollten Sie sporadisch Ihre Mails während Ihres Urlaubs lesen, sollten sie dies nicht in die Notiz schreiben. Denn dann erwartet der Empfänger Ihre Antwort, die unter Umständen zu lange auf sich warten lässt.

Mails sollten in Ihrer Abwesenheit nicht weitergeleitet werden, da Ihre Vertretung dann schnell mit nicht so wichtigen Mails überlastet wird. Sie sollten aber ausdrücklich darauf hinweisen, dass keine Weiterleitung erfolgt. Dann weiß der Empfänger, dass er hier zunächst keine Antwort zu erwarten hat. Sie dürfen ihn aber mit dieser Information nicht im Regen stehen lassen. Geben Sie ihm die Kontaktdaten Ihrer Vertretung (Name, eventuell Funktion im Unternehmen, Mailanschrift, Telefon). Haben Sie keine Vertretung, geben Sie die Nummer der Zentrale an.

Die Daten Ihrer Vertretung geben Sie natürlich auch an, wenn die Mail nicht an ihn weitergleitet werden kann. Wurden Ihre Aufgaben an verschiedene Stellen im Haus verteilt, geben Sie alle Ansprechpartner an.

Bei Betriebsferien sollte man überlegen, ob man nicht einen Kollegen kennt, den man während der Ferienzeit als Alternativpartner benennt. Dieser sollte Sie dann auch nennen, wenn er in seinem Unternehmen Betriebsferien macht. Bedenken Sie dabei aber immer, dass man sich noch so gut verstehen kann, aber dennoch Wettbewerber bleibt.

Abwesenheitsnotiz: Die Form

In vielen Fällen wird die Abwesenheitsnotiz recht lieblos behandelt. Doch auch hier handelt es sich um eine Antwort auf eine Mail, die genauso verfasst werden sollte, wie jede andere Mail. Beginnen Sie also mit einer freundlichen Begrüßung. Da Sie ja nicht wissen, wer Ihnen eine Mail schickt, muss diese Begrüßung geschlechtsneutral sein. Allerdings ist "Sehr geehrte Damen und Herren" eher steif und wirkt antiquiert. Grüßen Sie einfach mit einem herzlichen "Guten Tag". Das immer beliebter werdende "Hallo" ist hier ungeeignet, da dies nur bei vertrauten Absendern verwendet werden sollte.

Dann folgt ein freundlicher Text, in dem Sie dem Absender die vorbereiteten Informationen (siehe oben) mitteilen. Es folgt dann die in Ihrem Betrieb übliche Grußformel.

Abwesenheitsnotiz: Darauf können Sie verzichten

Der schlimmste Diebstahl ist der Zeitdiebstahl. Darum sollten Sie darauf verzichten, in epischer Breite zu erklären, dass Sie mit der ganzen Familie nach XYZ verreisen. Dem Mailabsender interessiert lediglich, dass Sie nicht erreichbar sind und ab wann er wieder mit Ihnen korrespondieren kann.

Sie haben sich Ihren Urlaub redlich verdient – deshalb sollten Sie auch abschalten und keine Kontaktdaten preisgeben, unter denen man Sie im Urlaub erreichen kann. So etwas gehört bestimmt nicht in die Abwesenheitsnotiz. Wenn Sie Personen haben, für die Sie auch im Urlaub erreichbar sein müssen oder wollen, senden Sie diesen Ihre Kontaktdaten direkt zu. Halten Sie aber die Zahl so klein, wie möglich.

Beispiele für eine aussagefähige Abwesenheitsnotiz

Beispiel einer Abwesenheitsnotiz:

Guten Tag,

danke für Ihre E-Mail. Vom [Datum] bis [Datum] bin ich leider nicht erreichbar und kann Ihre Mitteilung nicht beantworten. Ab dem [Datum] bin ich wieder für Sie da. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet

In der Zwischenzeit wenden Sie sich bitte in dringenden Fällen an [Name und Kontaktdaten]

Oder

In der Zwischenzeit stehen Ihnen folgend Kolleginnen und Kollegen bei dringenden Fällen gerne zur Verfügung:

Buchhaltung: [Name und Kontaktdaten]
Auftragsabwicklung [Name und Kontaktdaten]

Ab dem [Datum] freue ich mich darauf, wieder für Sie da zu sein.

[Grußformel, wie in Ihrem Haus üblich]

Beispiel einer Abwesenheitsnotiz bei Betriebsferien

Guten Tag,

danke für Ihre Mail. Derzeit machen wir Betriebsferien und sind daher bis zum [Datum] nicht erreichbar. Ab dem [Datum] stehen wir Ihnen wieder mit neuen Kräften gerne zur Verfügung.

Eventuell: In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Kontaktdaten der Partnerfirma].

Wir freuen uns schon darauf, wieder für Sie da zu sein.

[Grußformel, wie in Ihrem Haus üblich].

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