Worst Case: Der Kunde informiert sich online über die Geschäftszeiten, macht sich auf den Weg und steht dann vor verschlossenen Türen. Kundenzufriedenheit sieht anders aus. Wie Handwerksbetriebe ihre Betriebsferien professionell kommunizieren – inklusive Muster für eine Abwesenheitsnotiz und Telefonansage.
Sang- und klanglos in die Betriebsferien zu verschwinden, ist keine gute Idee. Um Kundinnen und Kunden nicht zu verärgern, sollten sie unbedingt informiert werden – nicht nur auf den richtigen Wegen, sondern auch mit den nötigen Hintergrundinfos. Das ist bei der Formulierung der Abwesenheitsnotiz zu beachten:
Wo sollten Handwerksbetriebe die Betriebsferien kommunizieren?
Den Betriebsurlaub kommunizieren Handwerksbetriebe am besten überall dort, wo sie in Kontakt mit ihren Kunden stehen. Klassiker sind eine Ankündigung auf der eigenen Website sowie die Abwesenheitsnotiz in der E-Mail. Gibt es einen firmeneigenen Newsletter, kann auch dieser zur Information über die Betriebsferien genutzt werden. Das Unternehmen hat eigene Kanäle in den sozialen Medien, auf denen Interaktion mit den Kunden stattfindet? Dann kann ein entsprechender Post sicherlich nicht schaden.
Standard ist meist auch der Hinweiszettel am Eingang des eigenen Geschäftes oder der Werkstatt des Handwerkers. Nicht zu vergessen: Eine entsprechende Ansage auf dem Anrufbeantworter informiert, dass der Betrieb derzeit in den Ferien ist. Es kann ebenfalls sinnvoll sein, eine entsprechende Anzeige in der örtlichen Tageszeitung oder einem regionalen Anzeigenblatt zu schalten.
Tipp: Wer ein Unternehmensprofil bei Google My Business hat, sollte auch hier seine Betriebsferien ankündigen. Google bietet nicht nur die Möglichkeit, spezielle Öffnungszeiten zu hinterlegen. Auch die Information, dass der Betrieb einige Tage geschlossen ist, lässt sich hier angeben.
Sollten Handwerker die Betriebsferien vorher ankündigen?
Um den Kunden mit der Abwesenheit nicht zu überraschen, sollte der Betriebsurlaub schon einige Zeit vorher angekündigt werden. Es empfehlen sich dabei circa vier Wochen im Voraus. Dass sich Kunden ärgern, ist damit fast ausgeschlossen.
Was gehört in eine Abwesenheitsnotiz?
Damit die Kunden vollends über den Betriebsurlaub im Bilde sind, sollte die Abwesenheitsnotiz ein paar wichtige Eckdaten enthalten. Dazu gehören:
- Die Zeit der Abwesenheit (von Datum bis Datum) beziehungsweise der Hinweis, ab wann der Betrieb wieder aufgenommen wird. Handwerker können sich etwas Druck nehmen, wenn sie dabei auf Versprechungen wie "Ihre Anfrage bearbeiten wir unmittelbar nach unserer Rückkehr" verzichten.
- Ein Hinweis darauf, was mit eingehenden E-Mails geschieht (z. B. "Diese E-Mail wird nicht weitergeleitet und nach unserer Rückkehr bearbeitet.").
- Falls eine Vertretung existiert, sollten deren Kontaktdaten für dringende Fälle angegeben werden.
- Das sollte die Notiz besser nicht enthalten: Wer einen entspannten und ungestörten Urlaub genießen will, sollte in die Abwesenheitsnotiz besser nicht schreiben, dass er gelegentlich in sein Mailpostfach schauen oder auf Notfälle antworten wird.
Tipp: Betriebsferien als Werbung fürs Unternehmen
Zu Weihnachten sind sie Standard: Weihnachtsgrüße vom Unternehmen per Postkarte. Ein Unternehmen kann herausstechen, wenn es eine Postkarte mit Urlaubsgrüßen aus den Betriebsferien schickt. Denn die bekommen Kunden und Geschäftspartner nur selten. Darauf lässt sich zum Beispiel ein selbst geschossenes Motiv vom Strand, den Bergen oder der Großstadt drucken. Professionelle Anbieter unterstützen dabei, die Postkarte zu personalisieren. Eine kreative Marketingmaßnahme, die im Kopf der Empfänger bleibt.
Sind alle Informationen zusammengestellt, geht es an das Verfassen bzw. Einsprechen der Abwesenheitsnotiz. Hier zwei grundlegende Beispiele, die sich auch mit Urlaubsgrüßen an den Kunden anpassen lassen:
Musterbeispiele für eine Abwesenheitsnotiz
Beispiel E-Mail:
Guten Tag, danke für Ihre Mail. Derzeit machen wir Betriebsferien und sind daher bis zum [Datum] nicht erreichbar. Ab dem [Datum] stehen wir Ihnen gerne wieder mit neuer Kraft zur Verfügung. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Kontaktdaten der Ansprechperson/Partnerfirma].
Diese E-Mail wird nicht weitergeleitet.
>> Lesetipp: Abwesenheitsnotiz: Was drin stehen muss und was nicht
Beispiel Telefonansage:
Liebe Kundin oder Kunde, vielen Dank für Ihren Anruf! Derzeit befinden wir uns in den Betriebsferien. Ab [Datum] sind wir wieder für Sie persönlich erreichbar. Herr/Frau/Firma XYZ wird Ihnen in der Zwischenzeit gerne weiterhelfen. Sie erreichen sie/ihn unter [Kontaktdaten der Ansprechperson/Partnerfirma]. Sie können uns aber auch eine Nachricht auf Band hinterlassen. Danke für Ihren Anruf – wir freuen uns schon darauf, ab [Datum] wieder für Sie da zu sein – auf Wiederhören.
Musterbeispiel von ChatGPT
Wer weitere Inspiration benötigt, kann einen Chatbot ausprobieren. Hier ein Beispiel für eine Anweisung an die KI ChatGPT. Wichtig: Bevor Sie diesen Aushang zur Ankündigung der Betriebsferien verwenden, achten Sie darauf, dass der Gruß zum Ton Ihres Unternehmens passt und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.
Beispiel-Prompt: Ich schließe meinen Handwerksbetrieb vom 23. Dezember bis 11. Januar für die Betriebsferien. Ich möchte meine Kunden in einem freundlichen Aushang an der Ladentür darüber informieren. Bitte schreibe mir einen kreativen Text, der die Zeit der Abwesenheit miteinbezieht und den Hinweis, dass wir ab dem 12. Januar wieder zur Verfügung stehen. Außerdem sollte die Information enthalten sein, dass sich Personen in dringenden Fällen an unsere Partnerfirma (Kontaktdaten angeben) wenden können.
Dieses Ergebnis hat ChatGPT generiert:
Liebe Kundinnen und Kunden,
vom 23. Dezember bis einschließlich 11. Januar gönnt sich unser Team eine kleine Auszeit, um Kraft zu schöpfen und mit frischen Ideen ins neue Jahr zu starten.
Ab dem 12. Januar sind wir wieder wie gewohnt für Sie da und freuen uns darauf, Ihre Projekte mit vollem Einsatz fortzusetzen!
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an unsere Partnerfirma:
Muster & Kollegen GmbH
Tel.: 01234 / 567890
E-Mail: service@muster-kollegen.de
Wir wünschen Ihnen frohe Feiertage, einen guten Start ins neue Jahr und bedanken uns herzlich für Ihr Vertrauen!
Ihr
[Name des Handwerksbetriebs]