Worst Case: Der Kunde informiert sich online über die Geschäftszeiten, macht sich auf den Weg und steht dann vor verschlossenen Türen. Kundenzufriedenheit sieht anders aus. Wie Handwerksbetriebe ihre Betriebsferien professionell kommunizieren, inklusive Muster für eine Abwesenheitsnotiz und Telefonansage.
Ferien machen nicht nur Schüler oder Studenten, sondern manchmal auch Unternehmen. Sang und klanglos in die Betriebsferien zu verschwinden, ist aber keine gute Idee. Um Kundinnen und Kunden nicht zu verärgern, sollten sie unbedingt informiert werden. Nicht nur auf den richtigen Wegen, sondern auch mit den nötigen Hintergrundinfos. Das ist bei der Formulierung der Abwesenheitsnotiz zu beachten:
Wo sollten Handwerksbetriebe die Betriebsferien kommunizieren?
Den Betriebsurlaub kommunizieren Handwerksbetriebe am besten überall dort, wo sie in Kontakt mit ihren Kunden stehen. Klassiker sind eine Ankündigung auf der eigenen Website sowie die Abwesenheitsnotiz in der E-Mail. Gibt es einen firmeneigenen Newsletter, kann auch dieser zur Information über die Betriebsferien genutzt werden. Das Unternehmen hat eigene Kanäle in den sozialen Medien, auf denen viel Interaktion mit den Kunden stattfindet? Dann kann ein entsprechender Post sicherlich nicht schaden.
Standard ist meist auch der Hinweiszettel am Eingang des eigenen Geschäftes oder der Werkstatt des Handwerkers. Nicht zu vergessen: Eine entsprechende Ansage auf dem Anrufbeantworter informiert, dass der Betrieb derzeit in den Ferien ist. Ebenfalls infrage kann es kommen, eine entsprechende Anzeige in der örtlichen Tageszeitung oder einem regionalen Anzeigenblatt zu schalten.
Tipp: Wer ein Unternehmensprofil bei Google My Business hat, sollte auch hier seine Betriebsferien ankündigen. Google bietet nicht nur die Möglichkeit, spezielle Öffnungszeiten zu hinterlegen. Auch die Information, dass der Betrieb einige Tage geschlossen ist, lässt sich hier angeben.
Sollten Handwerker die Betriebsferien vorher ankündigen?
Um den Kunden mit der Abwesenheit nicht zu überraschen, sollte der Betriebsurlaub schon einige Zeit vorher angekündigt werden. Es empfehlen sich dabei circa vier Wochen im Voraus. Dass sich Kunden ärgern, ist damit fast ausgeschlossen. Handwerker nehmen diesen wiederum die Entscheidung ab, ob sie eine Anfrage für einen Auftrag noch vor oder nach den Betriebsferien stellen wollen.
Was gehört in eine Abwesenheitsnotiz?
Damit die Kunden vollends über den Betriebsurlaub im Bilde sind, sollte die Abwesenheitsnotiz ein paar wichtige Eckdaten enthalten. Dazu gehört:
- Die Zeit der Abwesenheit (von Datum bis Datum) beziehungsweise der Hinweis, ab wann der Betrieb wieder aufgenommen wird. Handwerker können sich etwas Druck nehmen, wenn sie dabei auf Versprechungen wie "Ihre Anfrage bearbeiten wir unmittelbar nach unserer Rückkehr" verzichten.
- Ein Hinweis, dass Mails etc, in dieser Zeit nicht bearbeitet beziehungsweise weitergeleitet werden. Außer ...
- ... es gibt eine Vertretung? Dann sollte unbedingt die Kontaktdaten des Ansprechpartners beziehungsweise des Unternehmens, das einspringt, angegeben werden.
- Das sollten besser nicht drinstehen: Wer einen entspannten und ungestörten Urlaub genießen will, sollte in die Abwesenheitsnotiz besser nicht schreiben, dass er gelegentlich in sein Mailpostfach schauen oder auf Notfälle antworten wird.
Tipp: Betriebsferien als Werbung fürs Unternehmen
Zu Weihnachten sind sie Standard: Weihnachtsgrüße vom Unternehmen per Postkarte. Herausstechen kann man aber, wenn man eine Postkarte mit Urlaubsgrüßen aus den Betriebsferien schickt. Denn die bekommen Kunden und Geschäftspartner nur selten. Darauf lässt sich zum Beispiel ein selbst geschossenes Motiv vom Strand, den Bergen oder der Großstadt drucken. Professionelle Anbieter unterstützen dabei, die Postkarte zu personalisieren. Eine kreative Marketingmaßnahme, die im Kopf der Empfänger bleibt.
Sind alle Informationen beisammen, geht es ans Texten bzw. Einsprechen der Abwesenheitsnotiz. Hier zwei grundlegende Beispiele, die sich auch mit Urlaubsgrüßen an den Kunden anpassen lassen:
Musterbeispiele für eine Abwesenheitsnotiz
Beispiel E-Mail:
Guten Tag, danke für Ihre Mail. Derzeit machen wir Betriebsferien und sind daher bis zum [Datum] nicht erreichbar. Ab dem [Datum] stehen wir Ihnen wieder mit neuen Kräften gerne zur Verfügung. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Kontaktdaten der Anprechsperson/Partnerfirma].
Diese E-Mail wird nicht weitergeleitet.
>>> Lesetipp: Abwesenheitsnotiz: Was drin stehen muss und was nicht
Beispiel Telefonansage:
Liebe Kundin oder Kunde, vielen Dank für Ihren Anruf! Derzeit befinden wir uns in den Betriebsferien. Ab [Datum] sind wir wieder für Sie persönlich erreichbar. Herr/Frau/Firma XYZ wird Ihnen in der Zwischenzeit gerne weiterhelfen. Sie erreichen sie/ihn unter [Kontaktdaten der Ansprechperson/Partnerfirma]. Sie können unser aber auch eine Nachricht auf Band hinterlassen. Danke für Ihren Anruf – wir freuen uns schon darauf, ab [Datum] wieder für Sie da zu sein – auf Wiederhören.