Kurzarbeitergeld Abschlussprüfungen nach der Kurzarbeit: Das ist zu beachten

Die Bundesagentur für Arbeit prüft erst nach dem Ende der Kurzarbeit, ob das Geld auch rechtmäßig ausbezahlt wurde. Betriebe sollten einige Dokumente parat halten. Im schlimmsten Fall müssen das Kurzarbeitergeld und Sozialleistungen zurückerstattet werden.

Betriebskontrolle
Betriebe, die aus der Kurzarbeit wieder in den normalen Betrieb übergehen, müssen der Arbeitsagentur einige Unterlagen bereitstellen, zum Beispiel Lohnabrechnungen oder Arbeitszeitprotokolle. - © Anastasiia - stock.adobe.com

Unternehmen, die infolge der Corona-Lockerungen und zunehmender Öffnungsschritte nicht mehr auf Kurzarbeit und Kurzarbeitergeld angewiesen sind, stehen nun die Abschlussprüfungen der Bundesagentur für Arbeit zu den ergangenen Leistungen bevor. Die Bundesagentur für Arbeit kündigte die Abschlussprüfungen bereits zu Beginn des Jahres an. Zudem wurde eine zeitliche Dauer der Prüfungen bis mindestens zum Jahr 2023 in Aussicht gestellt. Nachdem viele Betriebe pandemiebedingt erstmals Kurzarbeitergeld beantragt haben, werden seitens der Bundesagentur viele Fehler bei der Abrechnung erwartet, die mit den Abschlussprüfungen korrigiert werden sollen.

Hintergrund der Abschlussprüfungen ist die bisherige vorläufige Gewährung des Kurzarbeitergeldes, damit eine schnelle finanzielle Unterstützungen für Unternehmen sowie Arbeitnehmer sichergestellt werden konnte. Das Vorliegen der Anspruchsvoraussetzungen musste bisher nur glaubhaft gemacht werden und die Anträge wurden nur auf Plausibilität geprüft. Nun wird mittels der Abschlussprüfungen abschließend geprüft, ob die Voraussetzungen für die Gewährung des Kurzarbeitergeldes auch tatsächlich vorlagen und Leistungen in der korrekten Höhe gewährt wurden. Mögliche Fehler werden korrigiert.

Welche Unterlagen werden bei der Abschlussprüfung nach der Kurzarbeit geprüft?

Betriebe müssen zur Einleitung des Abschlussprüfungsverfahrens nicht von sich aus tätig werden. Die für die Prüfung zuständige Agentur für Arbeit am Sitz der Lohnabrechnungsstelle des jeweiligen Betriebs wird die betroffenen Betriebe zum Zwecke der Durchführung der Abschlussprüfungen persönlich anschreiben und zur Vorlage der erforderlichen Unterlagen auffordern. Die Unterlagen sind dann von den Betrieben zusammenzustellen und in Kopie regelmäßig auf dem Postwege an die zuständige Agentur für Arbeit zu übersenden. Der Umfang der vorzulegenden Unterlagen variiert dabei je nach Arbeitsausfall.

Angefordert werden in jedem Fall Arbeitszeitnachweise und Arbeitszeitkonten sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Möglich sind auch Nachweise zum betrieblichen Engpass. Auch vertragliche Grundlagen zur Einführung von Kurzarbeit wie etwa vertragliche Einzelvereinbarungen, Betriebsvereinbarungen oder Änderungskündigungen können zum Umfang der vorzulegenden Unterlagen gehören. Um die Voraussetzung der Vermeidbarkeit des Arbeitsausfalls prüfen zu können, können auch Belege zum Abbau des Resturlaubs und etwaig angehäufter Überstunden angefordert werden, soweit auf diese Voraussetzung zum Kurzarbeitergeldbezug nicht zwischenzeitlich durch Rechtsverordnung oder Weisung der Bundesagentur für Arbeit verzichtet wurde. Darüber hinaus verlangt die Arbeitsagentur in manchen Fällen Berechnungsprotokolle von Soll- und Ist-Entgelt oder Auszahlungsnachweise über die Auszahlung des Kurzarbeitergeldes an die Arbeitnehmer. Je nach Einzelfall können zusätzlich Informationen über ergangene Kündigungen oder Aufhebungsverträge sowie Auftragsbücher und betriebswirtschaftliche Auswertungen vorzulegen sein. Die Liste der möglicherweise geprüften Unterlagen ist jedoch nicht abschließend.

Welche Fristen müssen beachtet werden?

Das Aufforderungsschreiben der Arbeitsagentur wird regelmäßig mit einer Frist zur Vorlage der Unterlagen versehen sein. Wird diese Frist seitens der Betriebe nicht eingehalten, so sind die Voraussetzungen für das Kurzarbeitergeld nicht nachgewiesen und die Agentur für Arbeit wird einen Erstattungsbescheid erlassen, mit dem sämtliche vorläufig ausgezahlten und nicht nachgewiesene Kurzarbeitergeldleistungen sowie die erstatteten Sozialversicherungsbeiträge seitens des Betriebs zurückzuerstatten sind. Betriebe haben ihre gesetzlichen Mitwirkungspflicht einzuhalten. Soweit also absehbar ist, dass die Vorlagefrist nicht eingehalten werden kann, sollte frühzeitig Kontakt mit der zuständigen Agentur für Arbeit aufgenommen werden, um eine Fristverlängerung zu erreichen.

Welche Folgen kann die Abschlussprüfung haben?

Am Ende der Abschlussprüfungen wird eine endgültige Entscheidung über das Vorliegen der Kurzarbeitergeldvoraussetzungen stehen, die auch Nachzahlungen oder Rückzahlungen zum Inhalt haben kann. Fehler werden in beide Richtungen korrigiert. Zu einer Nachzahlung seitens der Bundesagentur kann es dann kommen, wenn ein Anspruch des Betriebs auf eine höhere als die tatsächlich ausgezahlte Geldleistung festgestellt wird. Stellt sich jedoch heraus, dass die Voraussetzungen für die Gewährung von Kurzarbeitergeld dem Grunde oder der Höhe nach nicht vorgelegen haben oder entfallen sind, wird ein Erstattungsbescheid ergehen. Soziale Härtefälle bei der Rückerstattung können hier ggf. über eine Stundung, Niederschlagung oder einen Erlass abgefedert werden.

Wie kann gegen die endgültige Entscheidung vorgegangen werden?

Gegen die nach durchgeführter Abschlussprüfung ergehende endgültige Entscheidung stehen den betroffenen Betrieben die allgemeinen Rechtsbehelfe des Widerspruchs und der Klage zur Verfügung. Die ergangenen Bescheide sollten daher in jedem Fall auf ihre Richtigkeit hin überprüft werden. Ein Widerspruch gegen einen endgültigen Bescheid muss dabei innerhalb einer gesetzlichen Frist von einem Monat ab Bekanntgabe der endgültigen Entscheidung erhoben werden. Erachtet die Agentur für Arbeit den Widerspruch als begründet, so ergeht ein Abhilfebescheid. Wird dem Widerspruch hingegen nicht abgeholfen, so ergeht ein Widerspruchsbescheid. Gegen einen ablehnenden Widerspruchsbescheid kann dann binnen Monatsfrist gerichtlich vor den Sozialgerichten vorgegangen werden. 

Handlungsempfehlungen für Betriebe

Betroffene Betriebe sollten in jedem Fall ihren Mitwirkungspflichten fristgerecht nachkommen. Betriebe, die sich hingegen noch in Kurzarbeit befinden, sollten alle relevanten Unterlagen bereits jetzt sorgfältig führen. Denn können die Anspruchsvoraussetzungen im Abschlussprüfungsverfahren nicht nachgewiesen werden, so sind bisher vorläufig ausgezahlte Kurzarbeitergeldleistungen und die erstatteten Sozialversicherungsbeiträge zurückzuerstatten.

Über die Autoren

Dr. Christoph Kurzböck ist Rechtsanwalt bei Rödl & Partner und Fachanwalt für Arbeitsrecht. Er berät in- und ausländische Unternehmen in allen individual- und kollektivrechtlichen Fragestellungen des nationalen und internationalen Arbeitsrechts, insbesondere an der Schnittstelle zum Insolvenz- und Gesellschaftsrecht. Zu seinen Spezialgebieten gehören der Beschäftigtendatenschutz sowie die Beratung von Geschäftsführern, Vorständen und leitenden Angestellten in dienstvertraglichen Angelegenheiten.

​Victoria Caliebe ist als Rechtsanwältin in der arbeitsrechtlichen Praxis bei Rödl & Partner in Nürnberg tätig. Sie berät mittelständische und große Unternehmen in allen individual- und kollektivrechtlichen Fragestellungen des nationalen Arbeitsrechts, insbesondere an der Schnittstelle zum Insolvenz- und Gesellschaftsrecht. Zu ihren Spezialgebieten gehört die arbeitsrechtliche Begleitung von Betriebsübergängen sowie die Beratung öffentlicher Arbeitgeber der Energiewirtschaft zum Tarifrecht.