KI in der Pressearbeit – Teil 2 Mit ChatGPT zur richtigen Redaktion – und was danach kommt

ChatGPT liefert auf Anfrage eine Liste mit passenden Medien – doch die Kontaktdaten sind meist unbrauchbar. Wirtschaftsjournalistin Geraldine Friedrich zeigt, wie Sie den richtigen Ansprechpartner finden und eine Presseanfrage formulieren, die Redaktionen tatsächlich erreicht.

Von Geraldine Friedrich

Für den Anfang genügen drei bis fünf Zielmedien, die aus Ihrer Sicht passen könnten. Wenn Sie gut im Telefonieren sind, dann können Sie den zuständigen Redakteur anrufen.

Telefonieren hat den Vorteil, dass Sie sofort merken, ob der andere Interesse hat. Nachteil: Sie stören. Falls Sie zu unsicher oder zu verkäuferisch klingen, ist der Pressekontakt zudem erst einmal verbrannt.

Eine E-Mail hat den Vorteil, dass das Thema schriftlich vorliegt und die Redakteurin oder der Redakteur in Ruhe darüber nachdenken kann. Nachteil: Sie geht oft unter und wird ungelesen gelöscht.

Für PR-Anfänger empfehle ich trotzdem eine gut formulierte, nicht allzu lange Mail an die richtige Person mit einem guten Betreff. Dabei sind diese Fragen zentral:

1. Wie finde ich den richtigen Ansprechpartner?
2. Wollen Sie mehr Sichtbarkeit bei Endverbrauchern erreichen oder Handel bzw. Vermittler Ihrer Dienstleistung ansprechen?
3. Wie schreibe ich sie oder ihn am besten an?
4. Ist Ihr Thema saisonal oder zeitlos schön?

Welches Medium passt zu Ihrem Thema?

Der richtige Ansprechpartner bzw. die richtige Ansprechpartnerin hängt von Ihrem Thema ab. Logisch. Sie müssen sich also zunächst entscheiden, mit welchem Thema genau Sie in die Presse kommen wollen.

Mit der Antwort auf die zweite Frage entscheiden Sie, ob Sie ein Publikumsmedium oder eine Fachzeitschrift adressieren. Es wäre also denkbar, dass Sie als Küchenhersteller Ihre örtliche Zeitung oder eben eine Fachzeitschrift für den Küchenhandel anschreiben.

Die in Teil 1 ermittelten Themen erscheinen auf den ersten Blick für Publikumsmedien geeignet und zeitlos.

1. "Neue Küche im alten Haus: Die häufigsten Planungsfehler beim Küchenumbau"
2. "Massivholz, Furnier oder Lack? Welche Materialien sich für Küchen wirklich eignen"
3. "Kleine Küche, viel Stauraum: Schreiner-Tipps für ältere Häuser"

>> Hier können Sie Teil 1 nachlesen: "Mit ChatGPT Themen finden, die Redaktionen nicht ablehnen"

Wie KI bei der Medienrecherche hilft – und wo sie versagt

Prompt 1: "Ich möchte als Schreinerei in Ludwigsburg mit diesen Themen Publikumsmedien ansprechen. Erstelle mir eine Liste mit sinnvollen Medien samt Ansprechpartner."

ChatGPT spuckt danach eine Liste mit 13 lokalen und überregionalen Medien samt kurzen Erläuterungen aus – teilweise mit Mailadressen und Telefonnummern.

Doch Vorsicht: Die KI präsentiert in der Regel nur den Redaktionsleiter samt einer beliebigen redaktion@-Adresse.

Warum die richtige Mailadresse entscheidend ist

Die goldene Regel: Bieten Sie keine Themen über allgemeine Adressen wie redaktion@, info@ oder kontakt@ an. Die Wahrscheinlichkeit ist sehr hoch, dass Ihre Mail ungelesen im virtuellen Papierkorb landet.

Auch wird sich keine Redaktionsleiterin um Küchenthemen kümmern. Hier müssen Sie also wirklich auf die Website des jeweiligen Mediums gehen und recherchieren, wer sich um Küchenthemen bzw. das Ressort "Bauen und Wohnen" kümmert.

Da die Architektur einer Mailadresse, also vorname.nachname@medium.de oder v.nachname@medium.de, in der Regel für alle gleich ist, müssen Sie nur eine Mailadresse des Verlags kennen und können dann eben den zuständigen Redakteur direkt anschreiben. Das ist wichtig.

Die Antworten auf die ersten beiden Fragen sind geklärt: Sie recherchieren die passenden Ansprechpartner selbst und wollen die drei genannten Themen den Publikumsmedien anbieten.

Wählen Sie zunächst drei Redaktionen aus und bieten Sie jeder eins der Themen an. Falls es sich um konkurrierende Medien handelt, bitte jeweils unterschiedliche Themen anbieten.

Wie der fertige Themenvorschlag aussehen sollte

Prompt 2: "Neue Küche im alten Haus: Die häufigsten Planungsfehler beim Küchenumbau" – Bitte verfasse einen redaktionellen Themenvorschlag samt aussagekräftiger Betreffzeile für die Beilagen-Redaktion einer Tageszeitung. Vermeide Superlative, Eigenwerbung, unnötige Adjektive. Schreib‘ am Ende, dass ich als Experte für ein Recherche-Interview zur Verfügung stehe. Bitte mit meiner Signatur. Der Themenvorschlag sollte maximal 5 bis 7 Zeilen lang sein.

Der erste Textvorschlag von ChatGPT lautet:

Betreffzeile: Themenvorschlag: Neue Küche im alten Haus

Sehr geehrte Damen und Herren,

für Ihre nächste Beilage rund um Wohnen, Bauen oder Modernisieren schlage ich das Thema "Neue Küche im alten Haus: Die häufigsten Planungsfehler beim Küchenumbau" vor. Viele Eigenheimbesitzer unterschätzen bei älteren Häusern Grundrisse, Leitungen, Stauraum, Laufwege und die vorhandene Bausubstanz. Daraus ließe sich ein praxisnaher Ratgeberbeitrag entwickeln: Was sollte vor der Küchenplanung geprüft werden, welche Fehler kosten später Geld, und wann sind individuelle Lösungen sinnvoll? Als Schreiner mit Schwerpunkt Küchenmöbel stehe ich Ihnen gerne als Experte für ein Recherche-Interview zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Name

Signatur

Warum Sie die KI-Version immer überarbeiten müssen

Der Textvorschlag gefällt mir als Journalistin noch nicht. Warum?

1. "Sehr geehrte Damen und Herren" geht gar nicht!
2. Der Text ist zu lang.
3. Die Passage "für Ihre nächste Beilage rund um Wohnen, Bauen oder Modernisieren schlage ich das Thema 'Neue Küche im alten Haus: Die häufigsten Planungsfehler beim Küchenumbau' vor" wirkt auf mich weitschweifig. Der Redakteur weiß zudem selbst, für welche Beilage das Thema infrage kommt.
4. Der Satzteil "Daraus ließe sich ein praxisnaher Ratgeberbeitrag entwickeln" wirkt leicht übergriffig, denn Journalisten können selbst gut entscheiden, welche Textform sich eignet.

Was ich daraus machen würde?

Betreffzeile: Neue Küche im alten Haus

Sehr geehrte Frau xy,

viele Eigenheimbesitzer unterschätzen bei ihrer Küchenplanung Grundrisse, vorhandene oder nicht vorhandene Anschlüsse und Leitungen, Stauraum und Laufwege. Falls Sie das Thema "Neue Küche im alten Haus" redaktionell aufgreifen, stehe ich Ihnen als Schreinermeister mit 20 Jahren Erfahrung im Bau von Küchenmöbeln gerne für ein Recherche-Interview zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Mit dem Begriff "Recherche-Interview" oder "Recherche-Telefonat" heben Sie sich ab. Sie signalisieren damit, dass Sie wissen, dass eben nicht jedes Gespräch mit einem Journalisten sofort in ein 1:1-Interview mündet.

Wichtig: Passen Sie die Prompts Ihren individuellen Bedürfnissen an. Überarbeiten Sie die ChatGPT-Version. Vergessen Sie bei der finalen Version nicht, eine ordentliche Signatur einzufügen. Sie sollte sowohl Ihre Telefonnummer für Rückfragen als auch Ihre Website enthalten.