Mit dem E-Bike zur Arbeit zu fahren, lohnt sich gerade dann, wenn die Spritpreise hoch sind. Eine zusätzliche Motivation kann es sein, wenn das elektrische Fahrrad vom Chef bezahlt wird und privat genutzt werden darf. Für Arbeitgeber kann das Überlassen des Rads steuerfrei sein. Diese Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein.
Angesichts der nach wie vor hohen Spritpreise an deutschen Tankstellen legen sich immer mehr Handwerksbetriebe elektrische Fahrräder zu und überlassen diese ihren Mitarbeitern. Um bei späteren Lohnsteuerprüfungen des Finanzamts keine böse Überraschung zu erleben, folgen hier die wichtigsten Steuerspielregeln zur steuerfreien Überlassung eines E-Bikes an Beschäftigte. Greifen die Regelungen zur Steuerfreiheit, ist dieser Vorteil übrigens auch sozialversicherungsfrei.
Grundsatz: Überlassung des E-Fahrrads zur privaten Nutzung führt zu Arbeitslohn
Zunächst gilt bei Überlassung eines Pedelecs oder E-Bikes an einen Arbeitnehmer für private Zwecke, dass ein geldwerter Vorteil vorliegt, der durch das Dienstverhältnis veranlasst ist. Dadurch liegt grundsätzlich Arbeitslohn vor, für den der Beschäftigte Lohnsteuer zahlen muss.
Praxis-Tipp: Doch kein Grundsatz ohne Ausnahme. Halten sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer (auch Minijobber) an ein paar Regeln, ist der geldwerte Vorteil aus der Überlassung eines E-Bikes steuerfrei.
Das sind die Spielregeln für die Steuerfreiheit beim E-Bike
Dass die Überlassung eines betrieblichen E-Fahrrads zu privaten Zwecken oder für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz steuerfrei sein kann, steht schwarz auf weiß in § 3 Nr. 37 EStG. Danach ist Grundvoraussetzung für die Steuerfreiheit, dass das E-Bike dem Beschäftigten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn überlassen wird.
Beispiel: Ein Arbeitgeber kauft für 3.000 Euro ein E-Bike und überlässt es einem Mitarbeiter für private Zwecke. Am bisherigen Arbeitslohn ändert sich durch dieses beliebte Gehaltsextra nichts.
Folge: Die Überlassung des E-Fahrrads ist hier steuerfrei, weil dieser Vorteil zusätzlich, also on top, zum bisherigen Gehalt gewährt wird.
Variante: Der Arbeitslohn beträgt bisher 3.500 Euro. Wegen der Überlassung des E-Fahrrads mindert sich der Arbeitslohn auf 3.450 Euro im Monat.
Folge: Hier kippt die Steuerfreiheit, weil der Vorteil nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird.
Weitere Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass es sich bei dem E-Fahrrad um kein verkehrsrechtliches Kraftfahrzeug handelt. Benötigt ein E-Fahrrad also ein Nummernschild, greift die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 37 EStG nicht.
Kann die Lohnsteuerfreiheit kippen, wenn der Arbeitgeber für die steuerfreie Überlassung des E-Fahrrads keine Aufzeichnungen im Lohnkonto führt?
In der Praxis werden die Voraussetzungen für die steuerfreie Überlassung eines E-Fahrrads oftmals zwar erfüllt, und dennoch kippen die Lohnsteuerprüfer des Finanzamts die Steuerfreiheit. Und zwar mit der Begründung, dass der Arbeitgeber zur steuerfreien Überlassung eines E-Bikes keine Aufzeichnungen im Lohnkonto geführt hat. Ist das Finanzamt hier im Recht? Klare Antwort: Nein, denn es besteht keine Aufzeichnungspflicht für die steuerfreie Überlassung eines E-Fahrzeugs nach § 4 Abs. 2 Nr. 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung.
Übereignung des E-Fahrrads durch den Arbeitgeber
Überlässt der Arbeitgeber einem Beschäftigten das E-Fahrrad nicht zur beruflichen und privaten Nutzung, sondern überträgt (schenkt) es ihm, dann liegt ein einkommensteuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor. Mit anderen Worten: Es wird Lohnsteuer fällig. Dabei sind die folgenden beiden Möglichkeiten denkbar:
- Individualversteuerung: Der Arbeitgeber behandelt den Kaufpreis des E-Fahrrads als Arbeitslohn und ermittelt einen Lohnsteuerabzug, den der Arbeitnehmer zu tragen hat. Hier fällt auch Sozialversicherung an.
- Pauschalversteuerung: Schenkt der Arbeitgeber einem Mitarbeiter ein E-Fahrrad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, kann er die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent ermitteln und übernehmen (§ 40 Abs. 2 Nr. 7 EStG). Dann fällt keine Sozialversicherung an.