Deutschland befindet sich bei der Digitalisierung seiner öffentlichen Verwaltung weiter auf den hintersten Plätzen in Europa. Doch nicht nur der Föderalismus drückt auf die Bremse. Einen Schritt weiter scheinen die Handwerkskammern und setzen dabei auch Hoffnungen in die KI.
Der Umzug in eine neue Stadt oder sogar innerhalb eines Ortes kann mit einigem Aufwand verbunden sein. Kartons packen, Helfer organisieren oder die Post informieren, gehören zu den typischen Aufgaben. Wer in München oder Stuttgart wohnt, hat es jedoch ein wenig leichter als in Dresden oder Erfurt. Während die süddeutschen Großstädte ihren Bürgerinnen und Bürgern inzwischen eine elektronische Wohnsitzanmeldung anbieten, heißt es etwa auf der Website der Stadt Dresden weiterhin: "Die Anmeldung ist persönlich vorzunehmen."
Der genannte Online-Dienst wurde wie viele andere auch nach dem "Einer-für-Alle-Prinzip" (EfA) des Onlinezugangsgesetzes (OZG) von der Freien und Hansestadt Hamburg entwickelt und soll schrittweise für Bürgerinnen und Bürger in ganz Deutschland nutzbar gemacht werden. Doch ein Dashboard der digitalen Verwaltung zeigt, dass Länder wie Brandenburg, Sachsen oder das Saarland derzeit gar keine Nachnutzung planen. Nur ein Fall von vielen, der verdeutlicht, wie der Föderalismus der Digitalisierung der Verwaltung im Weg steht.
Anreize für mehr Qualität und Effizienz fehlen
Die Komplexität der föderalen Strukturen und starre Verwaltungstraditionen sind laut dem Kronberger Kreis jedoch nicht die einzigen Gründe, weshalb Deutschland bei der Verwaltungsdigitalisierung weiterhin zu den Schlusslichtern in Europa zählt. Lars P. Feld, Sprecher dieses wissenschaftlichen Beirats der Stiftung Marktwirtschaft, findet das deutsche Abschneiden bedenklich: "Dies bedeutet nicht nur, dass die Handlungsfähigkeit der Verwaltung und Politik zunehmend eingeschränkt wird, sondern es entstehen dadurch entscheidende wirtschaftliche Wettbewerbsnachteile."
Ein dezentraler Staatsaufbau stelle allerdings nicht per se ein Hindernis für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie dar, meint Beiratsmitglied Justus Haucap. Er sieht ein weiteres zentrales Problem darin, dass die öffentliche Verwaltung ihre digitalen Leistungen vor allem bei öffentlichen IT-Dienstleistern bezieht. "Einen großen Teil digitaler Verwaltungsleistungen erwirbt der Staat mit anderen Worten nicht auf dem Markt, vielmehr produziert er ihn selbst", so Haucap. Hierdurch würden Anreize zur Qualitätsverbesserung und Kostenminimierung fehlen, die ein marktlicher Wettbewerb automatisch auslösen.
"Technische Souveränität bedeutet nicht, dass man sich von Skaleneffekten und innovativen Anwendungen abschottet", betont Feld. Und Beiratsmitglied Berthold U. Wigger ergänzt: "Private Unternehmen sind häufig flexibler und können schneller auf neue Anforderungen reagieren als öffentliche Unternehmen. Eine stärkere Öffnung des Marktes für die Versorgung der Verwaltung mit digitalen Leistungen für private IT-Dienstleister würde die Dynamik der Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland deutlich erhöhen."
Handwerksbetriebe können viele Leistungen digital nutzen
Auch die Handwerkskammern, die als Körperschaften des öffentlichen Rechts agieren, sind derzeit damit beschäftigt, ihre Verwaltungsleistungen für ihre Mitgliedsbetriebe zu digitalisieren. Dabei sieht etwa Alfred Kailing, stellvertretender Hauptgeschäftsführer der Handwerkskammer für Schwaben, schon einige Erfolge. "Dienstleistungen, die wir den Kunden im Bereich der hoheitlichen Aufgaben anbieten, stehen auch digital zur Verfügung. Wir haben ein Kundenportal, über das Anträge digital eingereicht werden können. Und auch im Bereich der Ausbildung sind wir bereits weit vorangekommen – hier werden die Verträge mittlerweile fast ausschließlich online bearbeitet."
Doch nicht alle Leistungen ließen sich ohne Weiteres sofort digitalisieren. "Es gibt immer noch rechtliche Hürden, die eine vollständige Digitalisierung erschweren", so Kailing. Einmal mehr sei hier der Föderalismus ein Problem. "Wenn wir digitalisieren wollen, müssen wir über gemeinsame Standards reden – sonst entsteht ein Flickenteppich von Systemen, die nicht miteinander kommunizieren können."
Felix Themel, Referent für Digitalisierung und Prozessmanagement bei der Handwerkskammer für München und Oberbayern, bestätigt diese Einschätzung. "Die Prozesse innerhalb der Kammern sind oft unterschiedlich, weil sie von den jeweiligen Landesgesetzen abhängen. Das macht es schwierig, einheitliche Lösungen zu entwickeln."
Interview mit dem Zentralverband des Deutschen Handwerks
Die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland kommt nur schleppend voran. So sind aktuell nur gut ein Drittel der Behördendienstleistungen, die das Online-Zugangsgesetz vorsieht, komplett digitalisiert. Wo vermutet das Handwerk die Ursachen?
Für das Handwerk sind die wesentlichen OZG-Leistungen bereits vollständig digitalisiert. Die Umsetzung wurde von den Ländern Bremen und Nordrhein-Westfalen in enger Abstimmung mit dem ZDH und ausgewählten Handwerkskammern koordiniert. Handwerkskammern haben die Möglichkeit, diese digitalen Dienstleistungen – sofern von den jeweiligen Bundesländern angeboten – bei Bedarf zu übernehmen und für ihre Betriebe bereitzustellen. Zu anderen, nicht speziell für das Handwerk relevanten Verwaltungsleistungen können wir keine Einschätzung abgeben.
Was erwarten Sie von der künftigen Bundesregierung, damit Handwerksunternehmen in der neuen Legislaturperiode endlich stärker durch Digitalisierung bürokratisch entlastet werden?
Die nächste Bundesregierung muss die Bedürfnisse gerade auch von Handwerksbetrieben konsequent in den Mittelpunkt ihrer Digitalpolitik stellen und diese langfristig umsetzen – unabhängig von Legislaturperioden. Entscheidend ist, dass digitale Verwaltungsangebote einfach zugänglich, standardisiert und möglichst kostenfrei nutzbar sind. Damit Digitalisierung wirklich zur Entlastung führt, müssen bei Gesetzgebungsprozessen auf europäischer und nationaler Ebene praxisgerechte Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mitgedacht werden. Dies gilt insbesondere für digitale Plattformen und handwerksgerechte Tools zur Datenabfrage oder anderen Meldepflichten. Gleichzeitig braucht es eine politische Akzeptanz und Förderung digitaler Ansätze aus dem Handwerk.
Auch das Handwerk bzw. die Handwerkskammern und andere Organisationen des Handwerks sind bemüht, ihren Mitgliedern digitale Services anzubieten. Wie bewerten Sie den Stand der Dinge?
Handwerksbetriebe profitieren bereits von einer breiten Palette digitaler Verwaltungsangebote, die über die Online-Portale der Handwerkskammern zugänglich sind. Diese Services wurden in den letzten Jahren kontinuierlich ausgebaut und ermöglichen es den Betrieben, viele ihrer Anliegen effizient und zeitsparend digital zu erledigen. Die Entwicklung geht hier stetig weiter – mit dem Ziel, Bürokratie weiter abzubauen und die Digitalisierung praxisnah voranzutreiben.
Befürworten Sie den Einsatz von Künstlicher Intelligenz, um die digitale Verwaltung zu beschleunigen, oder überwiegen die Bedenken?
Künstliche Intelligenz kann bereits heute dazu beitragen, Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten – insbesondere bei der Bereitstellung von Informationen für Handwerksbetriebe. Viele Handwerkskammern setzen KI-gestützte Systeme ein, um schneller und gezielter auf Anfragen zu reagieren, mehrsprachige Informationsangebote bereitzustellen und Verwaltungsmitarbeiter zu entlasten.
Allerdings unterliegen KI-Anwendungen im Verwaltungsbereich strengen Anforderungen an Informationssicherheit und Datenschutz. Der Einsatz von KI mit personen- oder betriebsbezogenen Daten ist daher derzeit noch nicht möglich. Dennoch zeigt sich bereits jetzt, dass KI in der Zukunft eine wichtige Rolle dabei spielen kann, Verwaltungsprozesse weiter zu beschleunigen und Handwerksbetriebe bei bürokratischen Aufgaben noch besser zu unterstützen.
Kammern mit bundesweiter Gemeinschaftsinitiative
Dennoch sei auch kammerübergreifend schon einiges realisiert worden, wie die Gemeinschaftsinitiative "handwerkskammer.de", der alle 53 Handwerkskammern angehören. Unter anderem sieht die Initiative vor, den Internetauftritten der Handwerkskammern ein einheitliches Bild zu verleihen und eine gemeinsame IT-Architektur zu schaffen, soweit dies mit bestehenden Systemen realisierbar ist. Ziel sei es, für die Mitglieder ein moderner, digitaler und reaktionsschneller Dienstleister zu sein.
Um mehr Tempo in die digitale Verwaltung zu bringen, dürfte in Zukunft die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) einen größeren Stellenwert einnehmen. "Wir beschäftigen uns intern bereits viel mit dem Potenzial von KI", sagt Alfred Kailing. Mittelfristig wolle die Handwerkskammer nahtlose digitale Prozesse schaffen – von der Antragsstellung, über die interne Prüfung bis zur Genehmigung, berichtet er. Bis 2030 soll das Vorhaben bei den Kernprozessen abgeschlossen sein und sowohl den Kunden als auch der Kammer eine komfortablere und schnellere Bearbeitung ermöglichen. "Die gewonnene Zeit möchten wir in eine intensivere Kundenbetreuung und -beratung investieren."
Auch Felix Themel sieht viel Potenzial für die KI in der digitalen Verwaltung, etwa wenn es um den Einsatz von Chatbots im digitalen Kundenportal geht. Allerdings würden Datenschutz und Datensicherheit bei den Handwerkskammern immer an erster Stelle stehen. "Solange es kein gleichwertiges Pendant zu ChatGPT oder DeepSeek mit Servern in der EU gibt, schränkt das die Einbindung solcher Anwendungen leider ein", weiß Themel.
Bei allen Bestrebungen der Digitalisierung dürfe aber nicht vergessen werden, dass es noch einen Großteil an Handwerkern gäbe, die den klassischen Antrag auf Papier nach wie vor bevorzugen würden. Auch in Zukunft werden die Kammern deshalb digital und analog erreichbar sein.