Stellvertreter sind die Backups im Betrieb. Viele Firmeninhaber schrecken aber davor zurück, einen zu ernennen. Das ist verständlich und fahrlässig zugleich. Gerade einem kleinen Unternehmen kann ein guter Stellvertreter das Überleben sichern.
Selten waren die Geschäftsrisiken so zahlreich wie heute. Bürokratie und Bewerbermangel, gestörte Lieferketten, Inflation, hohe Steuern und steigende Energiekosten erschüttern viele Unternehmen in ihren Grundfesten. Als fatal für einen Betrieb kann sich auch ein längerer Ausfall von Chef oder Chefin erweisen. "Das Risiko, dass ein Unfall oder eine Erkrankung des Chefs existenzielle Gefährdungen für einen Betrieb auslöst, ist viel kleiner, wenn ein guter Stellvertreter eingearbeitet ist", sagt Christian Sauer, Coach aus Hamburg, der seit mehr als zehn Jahren Seminare zu dem Thema gibt und sogar ein Buch über Stellvertreter geschrieben hat. Ein Ersatzmann oder eine Ersatzfrau nimmt in Abwesenheit des Chefs Kundenaufträge oder Warenlieferungen an, erstellt Schichtpläne und füllt Stundenzettel aus, delegiert Aufgaben, fungiert als Ansprechpartner nach innen und außen.
Doch Usus ist es in vielen Betrieben nicht, einen Stellvertreter zu ernennen, erst recht nicht in kleineren Firmen, in denen alles auf den Inhaber ausgerichtet ist. "Das erste Hindernis ist oft, dass Chefs so überlastet sind, dass ihnen eine Stellvertreter-Regelung als zu kompliziert erscheint", sagt Christian Sauer. Ganz von der Hand zu weisen ist die böse Vorahnung nicht. Der Aufbau eines Stellvertreters ist zeitintensiv, der Aufwand nicht zu unterschätzen. Sauer rät zu einer Einarbeitungszeit von drei bis sechs Monaten. In dieser Zeit schaut der Statthalter dem Chef fortwährend über die Schulter, begleitet ihn auf Termine, absolviert vielleicht sogar eine Fortbildung.
"Stellvertretung sieht von oben einfacher aus als von unten", betont Sauer. Was er damit meint: So mancher Unternehmer unterschätzt gerne, wie neu, komplex und herausfordernd seine Rolle selbst für langgediente Mitarbeiter ist. "Der Schlüssel ist Kommunikation. Der Chef muss sich erstmal kümmern, damit der Stellvertreter gut reinkommt", rät Sauer. Auch danach müsse er gesprächsbereit bleiben, kontinuierlich Feedback anbieten. "Das ist der Preis, den man zahlt", so Sauer.
"Vertrauen verschwindet in Sekunden"
Zudem sind zwischen Chef und Vertreter zahllose Einzelheiten zu klären, angefangen bei der möglichen Vergabe von Schlüsseln fürs Büro und Passwörtern für EDV-Programme bis hin zur genauen Definition der Position. Eine klare Rollenverteilung beugt Missverständnissen vor. "Anfangen könnte man mit einer Abwesenheitsstellvertretung", empfiehlt Sauer. In diesem Fall übernimmt der Stellvertreter die Rolle des Firmeninhabers, wenn dieser im Urlaub weilt, krank oder aus anderen Gründen verhindert ist. "Je besser diese Person eingearbeitet ist, desto geringer das Risiko eines Totalstillstands", sagt Sauer.
Im Weiteren könne sich daraus eine arbeitsteilige Führung entwickeln, indem der Geschäftsführer spezielle Befugnisse und Aufgabengebiete komplett an seinen Vertreter abgibt, dieser möglicherweise auch formell Prokura erhält. Arbeitsteilung birgt aus Inhabersicht die Chance, nicht nur entlastet, sondern ergänzt zu werden, eigene Schwächen durch andere Stärken wettzumachen. Auf diese Weise ist es außerdem möglich, einen Unternehmensnachfolger über einen längeren Zeitraum aufzubauen.
Doch wie finden Betriebslenker überhaupt einen guten Flügelmann? Gegenseitiges Vertrauen ist sicherlich unabdingbar. "Vertrauen entsteht immer nur im Prozess. Verschwinden tut es in Sekunden", gibt Christian Sauer zu bedenken. Organisatorisch und kommunikativ stark sollte ein Ersatzmann sein, fachliche Expertise aufweisen. "Vielleicht ist der beste Klempner im eigenen Team kommunikativ schwach und organisatorisch nicht gut, dann würde ich ihn nicht zum Stellvertreter machen", so Sauer. "Die meisten Führungskräfte sagen mir: Die wichtigsten Mitarbeiter, die ich am ehesten als Stellvertreter berufe, sind diejenigen, die mir qualifiziert und konstruktiv auch mal widersprechen."
Im besten Fall öffnet die Stellvertreter-Regelung neue Horizonte, im schlimmsten löste sie interne Spannungen aus. Zum Beispiel dann, wenn einem altgedienten und stets loyalen Mitarbeiter ein Frischling als Stellvertreter vor die Nase gesetzt wird. Oder wenn dieser seine neugewonnene Machtposition genüsslich zelebriert oder böswillig ausnutzt. Oder umgekehrt vom Chef regelmäßig vor versammelter Mannschaft in den Senkel gestellt wird. "Spätestens dann, wenn ein Stellvertreter gefunden ist, stellt sich die Ego-Frage", so Sauer. Nicht jeder Firmeninhaber kann sich mit einem Nebenmann arrangieren, mit ihm Macht teilen, an ihn Befugnisse abgeben, von ihm Kritik einstecken. Das alles gilt es zu bedenken.
Als Stellvertreter in die Selbstständigkeit
Für den Betrieb ist eine Stellvertreter-Regelung — wenn sie denn funktioniert — ein strategischer Vorteil, aber auch für den Auserwählten selbst womöglich richtungsweisend. Sie kann ihm oder ihr gar den Weg in die Selbstständigkeit ebnen. Die sogenannte Altgesellenregelung besagt laut Paragraph 7b der Handwerksordnung, dass sich Handwerker in zulassungspflichtigen Gewerken auch ohne Meisterbrief selbstständig machen dürfen, wenn sie in vier von mindestens sechs Berufsjahren "in leitender Stellung" beschäftigt waren. Aktuell sind 53 Gewerke zulassungspflichtig, vom Maurer und Betonbauer bis zum Orgelbauer. "Eine leitende Stellung ist dann anzunehmen, wenn dem Gesellen eigenverantwortliche Entscheidungsbefugnisse in einem Betrieb oder in einem wesentlichen Betriebsteil übertragen worden sind", führt die Handwerksordnung weiter aus. Das klingt nach den typischen Aufgaben eines Stellvertreters.
Viele Anträge scheitern indes genau daran, dass die Antragsteller eine leitende Stellung nicht glaubwürdig nachweisen können. "Eine leitende Tätigkeit definiert sich nicht dadurch, abends die Kasse zu machen oder die Filiale abzuschließen. Es muss sich um Tätigkeiten handeln, die einen Vorgriff auf das Unternehmersein darstellen, wie Auftragsakquise, Kalkulation oder strategische Planung", sagt Klaus Schmitz, Referatsleiter für Handwerksrecht beim Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH). Als Nachweise kämen bei den Handwerkskammern Arbeitszeugnisse, eidesstattliche Versicherungen von Kolleginnen und Kollegen, Selbstauskünfte oder Kundennachweise auf den Tisch. Laut den neuesten ZDH-Zahlen erfolgten im Jahr 2022 bei den Handwerkskammern über alle zulassungspflichtigen Handwerke insgesamt 1.152 Eintragungen nach der Altgesellenregelung. Der eine oder andere Stellvertreter dürfte darunter sein.