Wer elektronische Registrierkassen einsetzt, kann von einer Prüfung durch das Finanzamt überrascht werden. Mit einer guten Vorbereitung kann diese jedoch schnell und problemlos durchgeführt werden. Diese Tipps helfen.
Werden in einem Handwerksbetrieb elektronische Registrierkassen eingesetzt, kann es passieren, dass das Finanzamt auf einmal unangekündigt vor der Tür steht und Zugriff auf die Kassendaten verlangt. Die Rede ist von der sogenannten Kassen-Nachschau. Hier vier Steuertipps rund um das Thema elektronische Registrierkasse.
Steuertipp 1: TSE ist Pflicht
Sämtliche Übergangsregelungen zur Umrüstung elektronischer Registrierkassen um die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) sind ausgelaufen (Thüringer Finanzministerium, Pressemitteilung vom 22.9.2023). Das bedeutet im Klartext: Entdeckt das Finanzamt elektronische Registrierkassen ohne TSE, drohen steuerliche Sanktionen. In der Regel kommt es zu Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn und schlimmstenfalls zur Einleitung eines Steuerstrafverfahrens.
Praxis-Tipp: Sollte eine elektronische Registrierkasse ohne TSE verwendet werden, sollte zum einen umgehend die Aufrüstung um die TSE beim Kassenhersteller in Auftrag gegeben werden. Zum anderen sollte in der Zwischenzeit versucht werden, mit speziellen Aufzeichnungen das Finanzamt davon zu überzeugen, dass alle Bareinnahmen lückenlos erfasst wurden.
Steuertipp 2 zur elektronischen Registrierkasse: Zugriff auf Kassendaten
Es sollten auf jeden Fall mindestens zwei Beschäftigte des Handwerksbetriebs neben dem Unternehmer Zugriff auf die Kassendaten haben. In der Praxis kommt es häufig vor, dass ein Finanzprüfer zu einer Kassen-Nachschau im Betrieb vorbeischaut und nur der Unternehmer Zugriff auf die Kassendaten hat. Ist der Chef nicht da, muss der Finanzbeamte unverrichteter Dinge wieder abziehen. Die Folge ist in der Regel die Anordnung einer umfassenden Betriebsprüfung. Durch die Zugriffsgenehmigung der Mitarbeiter kann das ganz einfach vermieden werden.
Praxis-Tipp: Bei einer umfassenden Betriebsprüfung kommen natürlich deutlich mehr Sachverhalte auf den Prüfstand als bei einer Kassen-Nachschau. Deshalb sollte mindestens immer ein Beschäftigter Zugriff auf die Kassendaten haben.
Steuertipp 3: Steuerberater einbeziehen
Bei Einsatz elektronischer Registrierkassen kann es sinnvoll und empfehlenswert sein, den Steuerberater einzuschalten. Zum einen kann die steuerliche Kassenführung vom Steuerberater geprüft und so angepasst werden, dass die steuerlichen Vorgaben zur Kassenbuchführung problemlos den Prüfungen des Finanzamts standhalten. Das kostet natürlich erst mal, führt aber zur gewünschten Rechtssicherheit. Der Steuerberater kann auch hinzugezogen werden, wenn ein Prüfer des Finanzamts überraschend zu einer Kassen-Nachschau auftaucht. Dann gewährt er den Zugriff auf die Kassendaten und beantwortet die Fragen des Prüfers.
Praxis-Tipp: Steht der Steuerberater während der Kassen-Nachschau Rede und Antwort, kann das nur Vorteile haben. Denn werden alle Fragen fachmännisch und plausibel beantwortet, wird das Finanzamt in aller Regel von einer weiterführenden Betriebsprüfung absehen und es bei der Kassen-Nachschau belassen.
Steuertipp 4 zur elektronischen Registrierkasse: Offene Ladenkasse nach wie vor erlaubt
Die Verpflichtung zur Aufrüstung einer Kasse mit der TSE besteht nur für elektronische Registrierkassen. Es ist jedoch nach wie vor erlaubt, auch weiterhin offene Ladenkassen einzusetzen. In diesem Fall müssen aber weitreichende Aufzeichnungspflichten erfüllt werden.
Insbesondere folgende Pflichten sind zu erfüllen:
- Ist die Einzelaufzeichnung nicht zumutbar, müssen die Bareinnahmen anhand eines sogenannten Kassenberichts nachgewiesen werden.
- Auch bei einem Kassenbericht müssen die erklärten Betriebseinnahmen auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfbar sein (BFH-Beschluss vom 13.03.2013, Az. X B 16/12). Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld – unabhängig vom Aufbewahrungsort des Geldes (z. B. Tresorgeld, Handkassen der Kellner, Wechselgeld, Portokasse etc.) – täglich zu zählen.
- Der Kassenendbestand ist sodann rechnerisch um die Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern, sodass sich im Ergebnis die Tageseinnahmen ergeben (retrograde Ermittlung).
- Bei mehreren Kassen müssen die Kassenberichte einzeln und der Bargeldbestand der jeweiligen Kasse zuordenbar sein.