8-Punkte-Leitfaden für ein Kündigungsgespräch

bunte Notizzettel
Vor einem Kündigungsgespräch sollten Chefs sich gut vorbereiten. Dazu gehört nicht nur den Kündigungsgrund zu formulieren, sondern zum Beispiel auch eine Übergabe aktueller Projekte zu planen und dem Mitarbeiter Hilfe anzubieten. - © Anbel - stock.adobe.com

Ein Kündigungsgespräch ist für niemanden einfach. Chefs, die sich gut darauf vorbereiten machen es nicht nur für den Mitarbeiter angenehmer. Welche Antworten Arbeitgeber parat haben sollten.

Von Wolfgang Zechmeister

MIt diesem Leitfaden für den Aufbau eines Kündigungsgesprächs können sich Chefs richtig vorbereiten und die Kündigung für beide Seiten möglicht angenehm gestalten.

1. Den "richtigen" Zeitpunkt für das Trennungsgespräch wählen.

Der Zeitpunkt, wann eine Kündigung ausgesprochen wird, sollte sehr gut überlegt sein! Keinesfalls sollte das Trennungsgespräch vor dem Wochenende, einem Feiertag/Brückentag, vor dem Urlaub oder einer sonstigen Abwesenheit des Mitarbeiters stattfinden. So hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, sich nach einer wahrscheinlich "unruhigen" Nacht schnellstmöglich mit noch offenen Fragen an seinen Vorgesetzten, die Personalabteilung, den Betriebsrat oder an die Geschäftsführung zu wenden.

2. Mitarbeiter mit Tatsachen konfrontieren.

  • Kurz Gründe für den Personalabbau nennen.
  • Zu welchem Termin erfolgt die Kündigung dieses Mitarbeiters?
  • Was sind die Gründe, warum gerade er gekündigt wird, was waren die "Auswahlkriterien"?

3. Kündigungsschreiben übergeben und überprüfen, ob der Mitarbeiter die Mitteilung verstanden hat.

Reaktionen des Mitarbeiters beobachten. Selbst ruhig und sachlich bleiben und Emotionen des Mitarbeiters "zulassen". Zu beachten: Mitarbeitertypen/-reaktionen wie zum Beispiel der Gefasste/Hysterische/Geschockte/Bettler/VerhandlerTrifft den Mitarbeiter die Kündigung unverhofft und ist er nicht mehr in der Lage, dem Gespräch zu folgen beziehungsweise einen klaren Gedanken zu fassen - das Gespräch an dieser Stelle abbrechen und die weiteren Gesprächspunkte vertagen.4. Wie läuft der Trennungsprozess ab?

  • Bietet das Unternehmen an, das Arbeitsverhältnis vorzeitig per Aufhebungsvertrag zu beenden?
  • Wird der Mitarbeiter von seiner Arbeit freigestellt? Ab wann? Wie, wann und an wen erfolgt die Übergabe seines Aufgabengebietes? Gibt es offene Aufgaben/Projekte, die einer längeren Erklärung bedürfen?
  • Gibt es einen Abfindungsbetrag? Wie errechnet sich dieser? Wurde das gegebenenfalls mit dem Betriebsrat verhandelt? Gibt es eine sogenannte "Turboklausel"? (früheres Ausscheiden = höhere Abfindung)
  • Gibt es eine gemeinsame "Sprachregelung" bezüglich der Beendigungsgründe? (zum Beispiel bei einem verhaltens- oder personenbedingten Kündigungsgrund)
  • Soll der Mitarbeiter bis zum Schluss seiner Tätigkeit nachgehen oder wird er sofort freigestellt?
  • Wann und wie erfolgt die Übergabe von begonnenen Arbeiten, Projekten etc.?
  • Wann und in welcher Form werden die Kollegen und externen Ansprechpartner (Kunden, Lieferanten etc.) informiert?
  • Wird ein Outplacement-Verfahren angeboten?

5. Erwartungen des Unternehmens an den Mitarbeiter formulieren.

  • Auch wenn die Kündigung Emotionen frei macht - bitte zügeln.
  • Beide Seiten sollten sich professionell verhalten und ihre Pflichten bis zum Schluss wahrnehmen. 100 Prozent Gehalt heißt auch 100 Prozent Leistung.
  • Die Beurteilung im Zeugnis soll nicht durch "ein paar weniger motivierte Wochen" getrübt werden.
  • Professionelle Übergabe von Tätigkeiten, Projekten etc.

6. Erwartungen des Mitarbeiters an das Unternehmen?

Einfach zuhören und notieren.

7. "Offenes" Ohr und Hilfe anbieten.

Der Mitarbeiter kann bei dem ersten Gespräch nicht alles erfassen und alle Wünsche äußern. Deshalb jederzeitige Gesprächsbereitschaft - gerade in den ersten Tagen nach der Kündigung - anbieten und einhalten.8. Zeugnis vorbereitenDen Mitarbeiter bitten, dass er seine Tätigkeiten auflistet. Gegebenenfalls einen Termin vereinbaren. Das Zeugnis sollte vor seinem Austritt formuliert sein, damit es hinterher nicht zu Streitigkeiten - womöglich vor Gericht - kommt.

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