Der Arbeitsalltag wird immer stärker von digitalen Dokumenten geprägt. E-Mails sind hierfür das bekannteste Beispiel. Doch trotz des zunehmenden digitalisierten Arbeitsalltags erhalten Unternehmen weiterhin zahlreiche "analoge“ Briefe auf Papier. Um sie in die digitalen Arbeitsabläufe der Unternehmen zu integrieren, hilft die so genannte "Capturing-Technologie“.
Der Unternehmensalltag ist dynamisch, er ist schnell und vor allem digital. Ob E-Mails oder eingescannte Dokumente– fast scheint es so, als ob das gute alte Papier keine Rolle mehr spielen würde. Doch der Schein trügt, denn in jedem Unternehmen stapeln sich auf jedem zweiten Schreibtisch Dokumente in Papierform. Der Nachteil: der Zugriff darauf bleibt eingeschränkt.
Damit alle Mitarbeiter in die Dokumente einsehen können, müssen sie digitalisiert werden. Digitale Abbildungen der Dokumente können versendet und auf unternehmenseigenen Servern abgelegt werden. Als Capturing werden die Verfahren bezeichnet, die die Inhaltserfassung und Aufbereitung eingescannter Dokumente mit dem Ziel übernehmen, das Dokument vollständig digital verwertbar zu machen.
Das Ziel des Capturing-Prozesses ist die Gewinnung und Transformation von Informationen aus einer Vielzahl von Inhalten zum Ziele der Datenverarbeitung und Informationsbeschaffung im Umfeld kleiner und mittelständischer Unternehmen. Grundsätzlich bietet die Einführung einer Lösung zur Erfassung eingehender Dokumente und Formulare folgende Vorteile:- Vermeidung unnötiger Kopien und doppelter Ablage in unterschiedlichen Akten
- Lokale Unabhängigkeit vom Papier - Geschäftsprozesse können nahezu überall auf der Welt bearbeitet werden und nicht nur dort, wo die Korrespondenz vorliegt
- Schnellere Ablage, Zugriffs- und Recherchezeiten in elektronischen Akten im Vergleich zu Papier-Handakten
- Reduzierung von Aktenablageflächen
Berührungsängste abbauen
Eine grundsätzliche Verbesserung der Zusammenarbeit aufgrund des zentralen Zugriffs auf Informationen (Stichwort "Enterprise Search“) und somit die Erweiterung des Unternehmenswissens ist mit den genannten Punkten möglich.
Seite 2: Durch Capturing-Lösungen lassen sich Rechnungsfreigaben schneller erwirken
Eine schnellere Durchlaufzeit oder Bearbeitung eingehender Dokumente erreicht man jedoch nur, wenn man den Gesamtprozess ändert. Im Gegenteil werden oftmals zumindest in der Anfangszeit die Prozesse aufgrund von Berührungsängsten der Sachbearbeiter mit einer neuen Technologie sogar langsamer und erst nach Durchlaufen einer Lernkurve stellen sich positive Effekte ein. Bei der Umstellung auf die Capture-Technologie müssen die Berührungsängste bei Angestellten und Mitarbeitern abgebaut werden. Arbeitgeber sind hier besonders gefragt.
Darüber hinaus ist es bei der Einführung einer Capture-Lösung notwendig, die gesamte Prozesskette zu verfolgen und zu prüfen, an welcher Stelle man mit den bereits im ersten Schritt gewonnenen Daten Effekte im Geschäftsprozess erreichen kann.
Capturing stellt Bezüge her
So kann beispielsweise bei Eingangsrechnungen durch Capturing der Bezug zu einer Bestellung und der Rechnungsbetrag erfasst werden. Mit diesen Informationen und einem Regelwerk ist es nun möglich, automatisch den Zuständigen zur Rechnungsfreigabe zu ermitteln und diesem die Rechnung direkt in seinen elektronischen Postkorb zuzustellen.
Eine beim papierbasierten Verfahren teilweise aufwändige manuelle Prüfung durch Mitarbeiter in der Finanzabteilung kann als erster Schritt entfallen. Eine Faustformel, ab welchem Dokumentvolumen sich Lösungen im Allgemeinen lohnen, kann seriös nicht gegeben werden, ohne die zugrunde liegende Organisation bzw. den Geschäftsprozess zu berücksichtigen. Die Investitionskosten können sich jedoch durchaus verringern wenn bestehende IT-Infrastruktur wie vorhandene Multifunktionsgeräte integriert werden. Ein Leitfaden zum Capturing steht unter bitkom.org kostenfrei als PDF-Download zur Verfügung. cle/BITKOM