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Steuer aktuell: Elektronische Aufzeichnungen Fahrtenbücher sind nicht immer "finanzamtssicher"

In Handwerksbetrieben, in denen für den Fuhrpark elektronische Fahrtenbücher geführt werden, können sich die Betriebsinhaber bei einer Betriebs- oder Lohnsteuerprüfung leider nicht immer entspannt zurücklehnen. Denn nicht alle im Handel angebotenen elektronischen Fahrtenbücher erfüllen den Status "finanzamtssicher".

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elektronisches Fahrtenbuch
Wer beruflich viel mit dem Auto unterwegs ist und seine Fahrten per elektronischem Fahrtenbuch aufzeichnet, muss einiges beachten, damit das Finanzamt die Daten akzeptiert. -

Ein elektronisches Fahrtenbuch, das vom Finanzamt als steuerlich wirksam eingestuft wird, muss folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Nachträgliche Änderungen an den Aufzeichnungen im elektronischen Fahrtenbuch müssen entweder ausgeschlossen sein oder
  • falls nachträgliche Änderungen möglich sind, dann müssen diese Änderungen im Programm stets sichtbar sein.

Aufgrund dieser Grundsätze liegt kein steuerlich wirksames Fahrtenbuch vor, wenn ein Handwerker seine Fahrten mit dem Dienstwagen in einer Excel-Datei festhält. Selbst wenn er noch so ehrlich ist und jeden gefahrenen Kilometer ordnungsgemäß aufzeichnet, hält ein Excel-Fahrtenbuch den Finanzamtsregeln nicht stand. Denn nachträgliche Änderungen in der Excel-Datei sind jederzeit möglich bzw. bei einem Excel-Fahrtenbuch kann nicht nachvollzogen werden, ob nachträglich  etwas geändert wurde.

Elektronische Fahrtenbücher im Handel mit Mängeln

In zwei Urteilen hat das Finanzgericht Baden-Württemberg verschiedenen elektronischen Fahrtenbüchern, die im Handel angeboten wurden, die steuerliche Wirksamkeit aberkannt.

Hintergrund war, dass die Aufzeichnungen aus diesen Fahrtenbüchern in eine Excel-Datei transportiert, verändert und in dieser veränderten Form wieder ins elektronische Fahrtenbuch eingespielt werden konnten, ohne dass diese Manipulationen sichtbar gemacht wurden (FG Baden-Württemberg, Urteil v. 14.10.2014, Az. 11 K 736/11 und 11 K 737/11).

Tipp: Wenn Sie sich also schon die Mühe machen, ein elektronisches Fahrtenbuch für ihren Dienstwagen zu führen, sollten Sie darauf achten, dass nachträgliche Änderungen entweder ausgeschlossen sind oder zumindest sichtbar im Programm dokumentiert werden. Nur wenn diese Grundvoraussetzungen erfüllt sind, stehen Sie mit Ihrem elektronischen Fahrtenbuch steuerlich auf der sicheren Seite. dhz

Weitere Steuertipps gibt es im DHZ-Steuerarchiv.

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Ratzer Erwin

Elektronisches Fahrtenbuch

Bei meinem Fahrtenbuch können allgemeine Fahrten in Privatfahten umgewandelt werden, aber nicht umgekehrt. Welches Fahrtenbuch ist dann "Finazamtfest"?