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Stundenzettel digital, analog oder nur noch als App Zeiterfassung: Was erlaubt und verlangt das Arbeitsrecht?

Noch gibt es keine generelle gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Doch der EuGH hat ein Urteil gesprochen, das auch Folgen für deutsche Arbeitgeber haben kann. In einigen Branchen und bei geringfügiger Beschäftigung muss die Arbeitszeit außerdem jetzt schon dokumentiert werden – ob noch per Stundenzettel oder schon per App. Was das deutsche Arbeitsrecht verlangt und was sich ändern könnte.

Wann ist der Arbeitsbeginn, wann das Ende und welche Pausenzeiten gab es? Die Antworten auf diese Fragen erfassen heutzutage viele Arbeitgeber Tag für Tag für jeden seiner Mitarbeiter. Meist deshalb, weil es die Buchführung und Lohnabrechnung viel einfacher macht. Natürlich haben Betriebe damit auch eine Kontrolle über die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden – und auch über angefallene Überstunden. Arbeitnehmer ebenfalls, denn eine exakt geführte Zeiterfassung gibt  ihnen die Möglichkeit nachzuweisen, wie lange sie gearbeitet haben. Aber was gilt bei der Erfassung der Arbeitszeit rechtlich – wann muss sie sein und in welcher Form?

Fragen dazu tauchen derzeit vor allem wegen des Urteils des Europäischen Gerichtshof (EuGH) im Mai 2019 auf. Die Richter entschieden dabei, dass eine Zeiterfassung zur Pflicht für jeden Betrieb werden solle. Das Urteil gilt auch für Deutschland, weil auch das deutsche Arbeitszeitgesetz auf der EU-Richtlinie beruht. So wird der Deutsche Bundestag anknüpfend daran entweder das Arbeitszeitgesetz ändern oder das Bundesarbeitsgericht muss ein entsprechendes Grundsatzurteil fällen. Die Art der Erfassung (Stechuhr, Papierlisten oder digital) können die EU-Staaten bestimmen. Sie können dabei auch nach Branche und Größe der Unternehmen differenzieren. Wie genau die neuen Regelungen aussehen werden ab wann sie gelten, ist noch nicht bekannt. So gilt erst einmal weiterhin das, was bislang im deutschen Arbeitszeitgesetz steht:

Für wen ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht?

"Tatsächlich gibt es derzeit in Deutschland keine generelle Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit", erklärt dazu Sonja Zeiger-Heizmann, Rechtsberaterin bei der Handwerkskammer Konstanz. Dennoch gelten verschiedene gesetzliche Regelungen, die beispielsweise einzelnen Branchen vorschreibt, entsendeten Arbeitnehmern oder auch Minijobbern. So gibt es der Arbeitsrechtexpertin zufolge eben verschiedenste Gesetze und Richtlinien, die Regelungen zur Zeiterfassung enthalten. "Teilweise sind die Pflichten aber nicht sofort erkennbar, oder nur im Umkehrschluss feststellbar", sagt Sonja Zeiger-Heizmann.

Diese Regelungen geben eine Arbeitszeiterfassung vor:

  • Regelungen im Mindestlohngesetz ( § 17 MiLoG): Danach besteht die Pflicht zur Aufzeichnung bei allen geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern (Minijobber) .
  • Zusätzlich besteht die Aufzeichnungspflicht bei bestimmten Branchen, die dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz unterstellt sind, sowohl für die Arbeitgeber als auch für die Entleiher von Arbeitskräften. Zu diesen Branchen zählen insbesondere das Bauhaupt- und Nebengewerbe und die Gebäudereinigung. In diesen Branchen gilt auch die Sofortmeldepflicht.
  • Eine weitere Regelung findet sich in § 19 Arbeitnehmerentsendegesetz. Hier soll mit der Zeiterfassung die Einhaltung der allgemeinverbindlichen tariflichen Mindestlöhne sichergestellt werden.

Durch diese Festlegungen sind bereits viele Handwerksbranchen erfasst bzw. greift für viele Handwerksbetriebe quasi doch eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

Außerdem gibt das Arbeitszeitgesetz (§ 16 ArbZG) vor, dass geleistete Überstunden auf jeden Fall erfasst werden müssen. So ist die über die gesetzliche werktägliche Arbeitszeit (48 Stunden pro Woche) hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen. "Doch wenn die reguläre Arbeitszeit nicht aufgezeichnet wird, kann naturgemäß auch die Überzeit nicht dargelegt werden", gibt Sonja Zeiger-Heizmann zu bedenken, wenn Arbeitgeber darüber nachdenken, ob sie eine Zeiterfassung benötigen oder nicht.

Sie rät Handwerksbetrieben angesichts der sehr komplexen Regelungen dazu, eine Zeiterfassung vorzunehmen und nennt ein weiteres Beispiel anhand des sogenannten Nachweisgesetzes (Gesetz über den Nachweis der für ein Arbeitsverhältnis geltenden wesentlichen Bedingungen). Hier ist in § 2 Abs 1 geregelt, dass die vereinbarte Arbeitszeit und die Vergütung schriftlich niedergelegt werden muss. Doch wie soll aber die korrekte Berechnung der Vergütung dargelegt werden, wenn die Arbeitszeit nicht erfasst wird? "Aus dieser Regelung resultiert zwar keine ausdrückliche Pflicht zur Zeiterfassung. Liegt diese aber nicht vor, so kommt es zu einer Beweislastumkehr", sagt die Rechtsexpertin. Dann muss der Arbeitgeber im Streitfall belegen können, wie lange der Arbeitnehmer tatsächlich gearbeitet und welchen Lohnanspruch er entsprechend hat.

Arbeitszeiterfassung: Welche Daten gehören dazu – was muss der Arbeitgeber dokumentieren und wie muss er mit den Daten umgehen?

Allen Regelungen ist gemeinsam, dass der Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit für die Beschäftigten aufzuzeichnen sind. „Die Aufzeichnung muss innerhalb von sieben Tage erfolgen“, erklärt Sonja Zeiger-Heizmann.

Nach den genannten gesetzlichen Regelungen müssen die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Da die Zeiterfassungen meistens aber auch Grundlagen der Lohnbuchhaltung sind, können diese Aufzeichnungen bis zur allgemeinen buchhalterischen Aufbewahrungsfrist gespeichert werden – in der Regel sechs Jahre. Infos zu den exakten Aufbewahrungsfristen gibt es hier.>>>

Was gilt bei der Arbeitszeitfassung für den Datenschutz?

Die Zeiterfassung ist einerseits in viele Branchen und Beschäftigungsverhältnissen gesetzlich vorgegeben. Zudem ist sie für die Lohnabrechnung wie auch die Führung von Gleitzeitkonten zwingend erforderlich. Damit ist laut Sonja Zeiger-Heizmann nach der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eine ausdrückliche Einwilligung zur Erfassung und Verarbeitung der Daten zu diesen Zwecken nicht erforderlich. 

Dennoch handelt es sich um personenbezogene Daten und Arbeitgeber müssen mit diesen sehr sorgfältig umgehen. Erfassen sie zudem weitere Daten des Arbeitnehmers – etwa über eine digitale Zeitaufzeichnung per App – wie den Ort, wo sich der Mitarbeiter aufhält und die entsprechende Zeit dazu (also ein Bewegungsprofil), muss dafür eine Einwilligung eingeholt werden. Mehr zum Umgang mit persönlichen Daten von Mitarbeitern nach Vorgabe der DSGVO lesen Sie hier.>>>

In welcher Form müssen Arbeitszeiten erfasst werden?

In welcher Form Arbeitgeber Arbeitszeiten erfassen – ob aufgrund einer gesetzlichen Pflicht oder für die eigene Buchhaltung – bleibt ihnen selbst überlassen. "Damit kann zum Beispiel in sehr kleinen Betrieben die Erfassung händisch in einer Tabelle oder einem Kalender erfolgen. Es kann auch eine Excel-Tabelle verwendet werden", sagt die Kammermitarbeiterin und gibt denjenigen als Tipp, die eine elektronische Zeiterfassung für die Lohnabrechnung und die Buchhaltung generell nutzen, darauf zu achten, dass diese Systeme die notwendigen Schnittstellen zu den anderen Buchhaltungsprogrammen haben. Und noch etwas: "Natürlich müssen die Daten auch sicher gespeichert und innerhalb der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein."

In der Praxis finden sich heutzutage vielfältige elektronische Erfassungsmodule – von der kostenlosen App bis zu aufwendigen Systemen.

Warum gilt die Zeiterfassung manches Mal als umstritten? Wem bietet sie Vorteile?

"In manchen Betrieben wurde die Zeiterfassung als zusätzliches bürokratisches Hemmnis empfunden", berichtet Sonja Zeiger-Heizmann. Ihres Erachtens wird dabei aber übersehen, dass die Zeiterfassung einerseits zur Rechtssicherheit beiträgt, und dass andererseits die Arbeitszeiten ohnehin in die elektronischen Systeme eingespeist werden müssen. Tatsächlich könne daher die elektronische Zeiterfassung sogar zu einer Verschlankung der Prozesse führen.

Aus der Sicht der Arbeitnehmer wird die Zeiterfassung dennoch teilweise als Kontrollinstrument empfunden. "Dem steht aber entgegen, dass die Beschäftigten aus der Zeiterfassung auch Vorteile ziehen können, da die Arbeitszeit nachweislich korrekt erfasst und damit auch Mehrarbeit eindeutig erfasst wird", sagt sie.

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