Seit dem BAG-Urteil von 2022 sind Handwerksbetriebe verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen – auch ohne neue Gesetzgebung. Digitale Tools wie Clockodo, TimeTac oder das browserbasierte Quoska versprechen rechtskonforme Lösungen für unterschiedliche Betriebsgrößen und Budgets. Was die sechs Anbieter kosten und welche Features sie mitbringen.
Die tägliche Arbeitszeit von Beschäftigten in Deutschland muss verlässlich aufgezeichnet werden. Dazu sind Arbeitgeber seit einem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022 verpflichtet. Erfasst werden müssen demnach Beginn, Ende und die Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit inklusive Überstunden.
Eine Anpassung des Arbeitszeitgesetzes, die eigentlich schon zu Zeiten der Ampel-Regierung geplant war, lässt noch auf sich warten. Geplant ist seitens des Bundesarbeitsministeriums eine Pflicht zur elektronischen Erfassung der Arbeitszeit, wobei für Kleinbetriebe mit bis zu zehn Mitarbeitenden Ausnahmen gelten sollen.
Zeiterfassung-Apps als praktikable Lösung
Auch wenn es noch keine gesetzliche Neuregelung gibt, ist die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung aufgrund des BAG-Urteils bereits geltende Rechtslage. Betriebe sind daher gut beraten, sich um langfristig tragfähige Lösungen zu kümmern, die auch den Vorgaben des Datenschutzes entsprechen. Auf dem Markt tummeln sich Dutzende Anbieter für elektronische Zeiterfassungssysteme. Die DHZ stellt exemplarisch sechs von ihnen vor.
Eine Lösung für Unternehmen und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bieten etwa die Cloud-Zeiterfassungstools TimeTrack, Clockodo, Personizer, TimeTac, TimO und Quoska. Sie lassen sich von überall aus am Computer und oft auch am Smartphone bedienen, was eine rechtskonforme Zeiterfassung auch im Außendienst oder Homeoffice ermöglicht. Verantwortliche haben jederzeit den Überblick über die geleisteten Zeiten, und vielfach bieten die Programme weitere Features wie etwa Projektzeiterfassung, Urlaubsverwaltung oder auch die Datenübergabe an andere Anwendungen.
Wenn es dann irgendwann klare gesetzliche Vorgaben gibt, dürften diese sich mit den jeweiligen Tools rechtskonform umsetzen lassen. Welches Programm am besten zum eigenen Betrieb passt, hängt von den individuellen Anforderungen ab. Häufig bietet es sich an, mit der Basisversion zu starten und später weitere Features dazuzubuchen. Wichtig ist es, die Tools vor Vertragsabschluss ausgiebig zu testen. Alle Anbieter ermöglichen eine kostenfreie Testphase zwischen zwei und vier Wochen – und davon sollten Betriebsinhaber auch Gebrauch machen.
TimeTrack: Durchdacht und bezahlbar
Durchdacht gestaltet und leicht anzuwenden ist etwa die TimeTrack-App: Für die einfache Anwesenheitserfassung vor Ort können sich die Beschäftigten per NFC, Passwort oder PIN ein- und ausbuchen. Mit einem Preis von fünf Euro pro Monat und Nutzer für die Basisversion ist das Programm auch durchaus bezahlbar für Betriebe.
Clockodo: Für kleine und mittlere Unternehmen
Das gilt auch für das Tool Clockodo, das sich an kleine und mittlere Unternehmen richtet: Pro Nutzer und Monat werden hier in der Basisversion vier Euro fällig. Wer neben der reinen Arbeitszeiterfassung auch eine Projektzeiterfassung möchte, muss die Pro-Variante für anfangs acht Euro pro Monat und Nutzer wählen (hier steigt der Preis nach einem Jahr auf zehn Euro monatlich). Bei Clockodo lassen sich auch fehlende Zeiten nachtragen, die dann entsprechend gekennzeichnet sind. Eine komplexe Abwesenheitsverwaltung ist ebenfalls integriert.
Personizer: Spartanisch, aber günstig
Soll es einfach nur um die Erfassung von Arbeits- und Urlaubszeiten ohne zusätzliche Features gehen, ist auch das Tool Personizer eine Option. 3,33 Euro pro Monat und Mitarbeiter werden hier für die reine Arbeitszeiterfassung fällig; der Urlaubsplaner kostet weitere 2,70 Euro pro Monat und Mitarbeiter.
TimeTac: Individuelle Pakete nach Bedarf
Deutlich mehr Features bietet TimeTac. Hier gibt es beispielsweise einen Kalender, auf dem sich nicht nur alle erfassten Zeiten einsehen lassen, sondern auch Planeinträge hinzugefügt werden können. Optional kann man auch Terminals dazu erwerben, mit denen sich die Zeiten vor Ort komfortabel per RFID, NFC oder Fingerabdruck erfassen lassen. Zu einer Basisgebühr von 19,50 Euro kommen noch Kosten von 5,20 Euro pro Nutzer für die Arbeitszeitverwaltung, neun Euro pro Nutzer für die Projektzeitverwaltung und 3,40 Euro pro Nutzer für die Urlaubszeitverwaltung hinzu. Man kann sein Paket individuell zusammenstellen und jährlich kündigen.
TimO: Gut bedienbar, detailliert anpassbar
Ein optionales Terminal für die Arbeitszeiterfassung vor Ort bietet auch TimO. Das Programm wird an den jeweiligen Bedarf des Betriebs angepasst, ist gut bedienbar und bietet unter anderem detailliert anpassbare Berichte und Auswertungen. Hier sind die Preise gestaffelt: Für eine Einzellizenz zur Zeiterfassung werden 19,99 Euro im Monat fällig. Günstiger wird es ab fünf Mitarbeitern: Dann sind nur noch 4,99 Euro je Nutzer fällig.
Quoska: Offene Lösung für kleine Betriebe
Eine offene Lösung für kleine Betriebe, die ohne eigene App oder Terminal direkt im Browser funktioniert, bietet Quoska. Hierbei handelt es sich um ein Open-Source-Programm, mit dessen Hilfe sich Arbeitsbeginn, Pausen und Abwesenheiten mit Verlauf abbilden lassen. Das Programm richtet sich explizit an kleine Teams, die eine schlanke, aber dennoch rechtskonforme Arbeitszeiterfassung suchen. Die Daten werden in einer Cloud gespeichert. Für bis zu drei Personen ist das Programm kostenlos. Für Teams bis zu zehn Mitarbeitern werden neun Euro monatlich fällig, bei bis zu 50 Mitarbeitern sind es 59 Euro, darüber hinaus 99 Euro monatlich.