Bei Forderungen konsequent handeln Zehn Tipps zum Umgang mit offenen Rechnungen

Nicht bezahlte Rechnungen können Handwerksbetriebe schnell in Schwierigkeiten bringen. Helfen kann ein gutes Forderungsmanagement. Hier finden Sie die wichtigsten Tipps.

Sabine Hildebrandt-Woeckel

Welcher Handwerker kennt das nicht: Rechnungen werden gerne mal spät oder auch zu spät bezahlt. Hauptsache, das Geld kommt irgendwann. Was tut man jedoch, wenn selbst die dritte Mahnung nicht fruchtet?

Wolfgang Spitz, Präsident des Bundesverbandes Deutscher Inkasso-Unternehmen (BDIU), kennt diese Fälle zur Genüge. Besonders kleine Unternehmen tun sich oft schwer im Umgang mit Schuldnern. Spitz: "Meist sind sie selbst unsicher und warten viel zu lange, bevor sie überhaupt aktiv werden." Dahinter stehe die Angst, durch vielleicht zu hartes Vorgehen den Kunden zu verlieren.

Die DHZ beantwortet die wichtigsten Fragen rund um effektives Forderungsmanagement.

1. Lassen sich Zahlungsausfälle vermeiden?
Vollkommen nicht. Sie lassen sich aber stark reduzieren, wenn vor allen größeren Projekten eine Bonitätsprüfung der Geschäftspartner stattfindet. Bei Neukunden sowieso, aber in regelmäßigen Abständen auch bei bestehenden Kundenverhältnissen. Informationsquellen sind Wirtschaftsdateien, die Schufa oder veröffentlichte Jahresabschlüsse.

2. Was bedeutet es, wenn das Ergebnis negativ ist?
Auch in diesem Fall kann es zu einer Zusammenarbeit kommen, Waren und Arbeit gibt es dann aber nur gegen Vorkasse oder Sicherungsübereignungen.

3. Was kann mich noch schützen?
Kommen die Parteien ins Geschäft, sollte der Unternehmer Sicherheiten einbauen: Abschlagszahlungen, Vertragserfüllungsbürgschaften oder Eigentumsvorbehalte reduzieren die Gefahren eines Forderungsausfalls.

Rechnungen immer so schnell wie möglich stellen

4. Wann und wie stelle ich die ­Rechnung?
So banal es klingt: Unverzüglich! Experten wissen, dass gerade die Rechnungsstellung im Handwerk oft besonders lax gehandhabt wird. Wichtig: Ein eindeutiges Zahlungsziel angeben.

5. Wie kann ich Forderungen belegen?
Für den Auftragnehmer ist es wichtig, genau schriftlich zu dokumentieren, welche Leistungen erbracht worden sind (z.B. Nachträge). Wer sich dagegen auf mündliche Absprachen verlässt, muss regelmäßig um sein Geld kämpfen.

6. Wann und wie oft sollte ich mahnen?  
Entscheidend ist, überhaupt ein Mahnwesen zu etablieren. Das Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen sieht vor, dass Schuldner auch ohne offizielle Mahnung in Verzug geraten. Dennoch ist eine Erinnerung empfehlenswert. Diese sollte freundlich, aber bestimmt, formuliert werden. Bei guten Geschäftspartnern hilft auch ein Anruf, um die Situation zu klären. Vielleicht wurden ja wirklich etwas vergessen. Auf die Erinnerung folgten dann die erste und letzte Mahnung. Mehr Mahnungen werden nicht verschickt. Warum sollte jemand, der eine dritte Mahnung erhält, nicht davon ausgehen, dass noch eine vierte oder fünfte kommt?

7. Was, wenn die Mahnung nicht ­fruchtet?  
Spätestens wenn auch die Mahnung nicht den gewünschten Erfolg bringt, kann man selbst das gerichtliche Mahnverfahren einleiten, einen Rechtsanwalt beauftragen oder aber auch ein Inkassobüro für die Beitreibung der Forderungen engagieren. Moderne Inkassobüros bieten heutzutage ein professionelles Forderungsmanagement.

8. Wie oft kommt es zu Zwangsmaßnahmen?  
Studien zeigen, dass sich weit über 50 Prozent der offenen Forderungen, die an Inkassobüros weitergegeben werden, ohne gerichtliches Mahnverfahren klären lassen. Bei vielen Kunden wirkt schon die Einschaltung des Inkassobüros an sich Wunder. Sie reagieren entweder bereits bei der Mahnung oder auf den Anruf, der meistens als zweiter Schritt erfolgt. Hausbesucher sind sehr selten, viele Büros schließen sie sogar aus.

Inkasso-Unternehmen sollten behördlich zugelassen sein

9. Woran erkenne ich seriöse ­Inkassobüros?  
Ein Kriterium ist die Mitgliedschaft im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen. Mitglied kann dort nur werden, wer eine behördliche Zulassung hat. Unternehmen, denen Verfehlungen nachgewiesen wurden, werden ausgeschlossen. Derzeit hat der Verband 560 Mitgliedsunter­nehmen.