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Metzgermeister Dirk Ludwig Wie ich mit WhatsApp meine internen Prozesse optimiert habe

"Die meisten können sich nicht vorstellen, dass es so einfach ist", sagt Metzgermeister Dirk Ludwig. Wenn seine Mitarbeiter feststellen, dass etwas nachbestellt werden muss, teilen sie das einfach per WhatsApp mit. Was auf den ersten Blick unspektakulär wirkt, spart Ludwig täglich viel Zeit – auch weil er seine Idee inzwischen auf weitere Arbeitsprozesse ausgeweitet hat.

"Man ist es nicht gewohnt, dass eine Verbesserung auch mal unkompliziert und günstig sein kann", sagt Metzgermeister Dirk Ludwig. Im Mai startete er den Testlauf für sein heutiges Erfolgskonzept. Bestellungen seiner Mitarbeiter nahm der 44-Jährige fortan nicht mehr auf Zuruf oder Papier entgegen, sondern nur noch per WhatsApp. Die zuständigen Personen stattete er vorab mit einem Diensthandy aus. In einer WhatsApp-Gruppe wird seither der gesamte Bedarf dokumentiert erfasst.

Digitaler Einkaufszettel: So organisiert Ludwig den Einkauf über WhatsApp

Seine Mitarbeiter erstellen auf diese Weise einen Einkaufszettel, der an einem Ort gebündelt, vollständig und mobil abrufbar ist. "Selbst wenn ich beim Großhändler am Regal stehe, können sie mir immer noch schreiben, sollte etwas fehlen", sagt Ludwig.

Ist die Bestellung abgearbeitet, schickt der Metzgermeister ein entsprechendes Emoji in die WhatsApp-Gruppe. "Die Mitarbeiter im Laden wissen sofort, dass die Ware eingekauft wurde", erklärt er. Das sei praktisch, denn hin und wieder komme es vor, dass Einkäufe an einem Ort abgelegt oder einsortiert werden, wo sie auf den ersten Blick keiner bemerkt. Über den Chatverlauf wüssten die Mitarbeiter, dass die Ware auf jeden Fall im Laden liegen muss. "Mit der Gruppe kaufen wir nichts doppelt", freut sich Ludwig über die Verbesserung seines Einkaufsprozesses.

Weitere interne Prozesse mit WhatsApp optimiert

Der Erfolg motivierte den Metzgermeister dazu, den Messenger auch in anderen Arbeitsbereichen seines 35-Mann-Betriebs im hessischen Schlüchtern einzusetzen. "Inzwischen dokumentieren wir die verschiedensten Aufgaben über WhatsApp", sagt er.

Zunächst besorgte er zu diesem Zweck weitere Smartphones, die er dann an die verantwortlichen Personen für Sicherheit, Umweltschutz, Arbeitssicherheit, Qualitätssicherheit und Hygiene in seinem Betrieb ausgab. Das sei nicht teuer gewesen, sagt er. Da die Handys nur im WLAN der Metzgerei verwendet werden, spart sich Ludwig außerdem die SIM-Karten.

Anschließend richtete Ludwig für jeden Arbeitsbereich eine eigene WhatsApp-Gruppe ein. "Wenn die Fachkraft für Arbeitssicherheit einen losen Stecker entdeckt, fotografiert sie die Stelle und schickt das Bild anschließend in die Gruppe", erklärt Ludwig. Da der Hausmeister ebenfalls Mitglied der WhatsApp-Gruppe ist, weiß er sofort über den Schaden Bescheid und kann ihn beheben. Ein Foto von der reparierten Stelle bestätigt den Beteiligten, dass die Arbeit erledigt wurde. "Ein untrügerischer Beweis", freut sich Ludwig. Parallel dazu seien alle Vorgänge dokumentiert und archiviert. Etwa für das Amt für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit und die Berufsgenossenschaft, sagt er. Der Zeitstempel macht die Vorgänge zeitlich und chronologisch nachvollziehbar.

90 Prozent weniger Dokumentations- und Archivierungsaufwand

"Ich arbeite in einer Branche, in der unglaublich viel dokumentiert werden muss", sagt Ludwig. Den Großteil seiner Unterlagen muss der Metzgermeister mindestens zwei Jahre aufbewahren. Mit WhatsApp Web ist es ihm möglich, sämtliche Nachrichten direkt am PC zu bearbeiten und zu archivieren. "Ich muss nichts mehr einscannen", freut er sich. Seinen Dokumentations- und Archivierungsaufwand habe er in den entsprechenden Bereichen um 90 Prozent reduzieren können.

"Der Schlüssel liegt darin, dass man sich bewusst wird, welche Möglichkeiten WhatsApp tatsächlich bietet", sagt Ludwig. "Ich denke, dass es in jedem Betrieb – unabhängig von der Größe oder Tätigkeit – Prozesse gibt, die mit WhatsApp besser organisiert werden könnten", schätzt er. Die ständige Erreichbarkeit sieht Ludwig dabei nicht als Nachteil. "Selbst im Urlaub behalte ich grob den Überblick, was im Betrieb gerade passiert", sagt der Metzgermeister. Im Zweifelsfall könne er so steuernd eingreifen, ohne physisch vor Ort sein zu müssen. "Für mich ist das eine interessante Geschichte, da ist aber jeder anders gestrickt", sagt Ludwig.

Warum ausgerechnet WhatsApp?

Warum er für seine Zwecke ausgerechnet einen Messenger nutzt, der aus datenschutzrechtlichen Gründen in der Kritik steht, habe zwei einfache Gründe. "WhatsApp kostet nichts und ich habe keinerlei Schulungsaufwand für die Mitarbeiter – jeder ist mit der Technik vertraut", erklärt Ludwig. Was den Datenschutz betrifft, macht sich der 44-Jährige wenig Sorgen. "Das Hauptproblem liegt ja darin, dass WhatsApp alle Kontakte im Telefonbuch abgreift", erklärt Ludwig. WhatsApp-Nutzer geben somit Daten von Personen weiter, obwohl diese unter Umständen gar nicht einverstanden sind. Auf seinen Diensthandys seien daher ausschließlich interne Kontakte gespeichert, eine Kommunikation nach draußen finde nicht statt.

Weiterführender Artikel: WhatsApp und DSGVO: Das gilt rechtlich beim Datenschutz

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