Immer wieder zu spät und alle anderen warten: Chronisches Zu-Spät-Kommen einzelner Mitarbeiter führt nicht selten zu Konflikten in Betrieben – besonders dann, wenn in Teams gearbeitet wird. Doch diese lassen sich meist durch ehrliche und offene Gespräche verhindern. Tipps für Chefs von einer Personalberaterin.
Die Situation, dass Handwerksbetriebe händeringend Mitarbeiter suchen und der Fachkräftemangel in einigen Branchen spürbar zunimmt, macht es nicht einfach über ein Thema zu sprechen, das im schlimmsten Fall zur Kündigung führen kann. "Wenn Mitarbeiter ständig zu spät kommen, sollte man erst einmal als Chef das Gespräch suchen. Man sollte versuchen, gemeinsam über die Ursache zu sprechen", sagt Carmen Bender. Sie ist Beraterin für Personal- und Organisationsentwicklung bei der Handwerkskammer Heilbronn-Franken und erlebt es immer wieder, dass das Thema des Zu-Spät-Kommens zu Konflikten führt – zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber genauso wie unter den Mitarbeitern.
Genau deshalb sollte man Konflikte rund um dieses Thema ernst nehmen – egal, wie zugespitzt die Personallage ist. Meist geht es dabei im Grundsatz um Gerechtigkeit. Arbeiten alle gleich viel und darf sich jeder mal einen Patzer erlauben und nicht pünktlich sein? Oder gelten im Betrieb unterschiedliche Maßstäbe? "Es geht um soziale Konflikte und die sollten Arbeitgeber aktiv klären und nicht ignorieren", rät Carmen Bender.
Zu spät zur Arbeit: Müssen andere warten?
Grundsätzlich müsse man im Handwerk bei dem Thema unterscheiden je nachdem, wie abhängig die Mitarbeiter voneinander arbeiten. So gibt es Branchen, in denen die Mitarbeiter als Trupp zusammen zu einer Baustelle oder zu einem Kunden fahren. Dann arbeiten sie als Teams so eng zusammen, dass der eine morgens nicht ohne den anderen mit der Arbeit beginnen kann. Auf der anderen Seite gibt es viele Berufe, in denen die Mitarbeiter eigene Aufgaben haben. Dann hindert das Zu-Spät-Kommen von ein paar Minuten andere nicht daran, ihre Arbeiten zu verrichten. "Prinzipiell muss man sich immer fragen, ob der betreffende Mitarbeiter die Arbeitszeit nachholen kann, die er durch das Zu-Spät-Kommen versäumt hat", so die Personalberaterin.
Ist dies nicht ohne Probleme möglich und blockiert das Zu-Spät-Kommen den Arbeitsbeginn der anderen, ist das Thema umso sensibler zu behandeln. "Wenn fixe Arbeitszeiten vertraglich vereinbart sind, also der morgendliche Arbeitsbeginn an eine bestimmte Uhrzeit geknüpft ist, ist im Prinzip jede Minute später ein Zu-Spät-Kommen. Da muss man dann nicht diskutieren, ob fünf Minuten noch okay sind oder zehn", so Carmen Bender. Im Arbeitsalltag kommt es nun aber darauf an, wie oft dies geschieht.
Deshalb sollten Chefs Gespräche unter vier Augen suchen
Wenn ein Mitarbeiter chronisch ein paar Minuten zu spät ist, sollte ihn sich der Chef bei Seite nehmen. Er sollte ganz offen fragen, was der Grund ist. Oft steckt Benders Erfahrung nach etwas ganz Banales dahinter wie ein unpassender Busfahrplan oder dass jemand noch das Kind in den Kindergarten bringen muss. Manchmal sei es ein verlorener Führerschein – über den natürlich fast keiner gerne spricht – oder Ähnliches. "Damit sich der Mitarbeiter nicht bloßgestellt fühlt, sollte man als Arbeitgeber nicht vor versammelter Mannschaft das erste Mal das Gespräch dazu suchen, sondern unter vier Augen", erklärt sie. Im zweiten Schritt gehe es darum, Hilfe anzubieten und Lösungen zu finden.
Wohnt vielleicht ein Kollege in der Nähe und kann eine Fahrgemeinschaft gegründet werden? Oder besteht für alle die Möglichkeit eine Viertelstunde später anzufangen, wenn alle gemeinsam rausfahren müssen? Derartige Fragen sollte man ansprechen – erst zu zweit und dann eventuell im ganzen Team.
Zu-spät-Kommen verursacht wirtschaftlichen Schaden im Betrieb
Die Erwartung von Verständnis beruht allerdings auf Gegenseitigkeit. So sollte auch der Chef dem Mitarbeiter erklären, was das Zu-Spät-Kommen zur Folge hat. Versäumte Arbeitszeiten, die eventuell ein ganzes Team betreffen, verursachen einem Betrieb schließlich auch einen wirtschaftlichen Schaden. Dann dürfe ein Arbeitgeber auch sagen, dass durch ein Zu-Spät-Kommen eventuell die Weihnachtsfeier auf dem Spiel steht oder andere Extras wegfallen müssen. Offenheit und Ehrlichkeit sei bei dem Thema ein zentraler Aspekt.
"Manches Mal geht es das auch so weit, dass Mitarbeiter zugeben, dass sie morgens einfach nicht aus dem Bett kommen. Dann kann der Chef sich auch bereit erklären, morgens anzurufen – sozusagen als Wecker am Telefon." Das berichtet Carmen Bender aus ihrer Beraterpraxis. Auch derartige Hilfe sei legitim, aber sie sollte zeitlich begrenzt sein. Der betreffende Mitarbeiter sollte zeigen, dass er sich bessert. Laut Bender lohne es sich auch, dazu schriftliche Vereinbarungen zu treffen. "Wenn man aufschreibt, dass man gemeinsam zwei Monate an der Pünktlichkeit arbeitet und dass der Betrieb dann erwartet, dass das funktioniert, wird das meist ernster genommen."
Ständig zu spät zur Arbeit: Chefs können Hilfe anbieten
Erst wenn das nicht funktioniert, sollte man über mögliche Folgen sprechen und auch diese dann schriftlich festhalten. Gemeint sind Abmahnungen oder gar das Androhen einer Kündigung, wenn sich nichts ändert. "Natürlich wären das irgendwann die logischen Folgen. Aber meist kann man sie vermeiden, wenn man nur offen und ehrlich über das Problem spricht", sagt Carmen Bender. So müsse man manchen Mitarbeitern ganz klar vor Augen führen, was das Zu-Spät-Kommen in der Praxis für die Kollegen und den Betrieb bedeutet. Das gilt besonders da, wo in Teams gearbeitet wird. "Und es gilt nicht nur für die Pünktlichkeit am Morgen. Auch nach Pausen und etwa wenn mehrere Termine mit Kunden oder Kollegen am Tag anstehen, ist es wichtig", erklärt die Personalberaterin.
Was droht rechtlich beim Zu-Spät-Kommen?
Unpünktlichen Arbeitnehmern kann ein Arbeitgeber per Abmahnung klarmachen, dass er das Zu-Spät-Kommen nicht duldet. Das kann im Prinzip bereits nach dem ersten Mal geschehen und auch bei nur wenigen Minuten zu spät. Grundsätzlich gilt dabei allerdings die sogenannte Verhältnismäßigkeit. So spricht kaum ein Chef eine Abmahnung aus, wenn das Zu-Spät-Kommen nur einmal oder nur in einem Ausnahmefall geschieht, der sich erklären lässt.
Einfluss auf die Beurteilung der Verhältnismäßigkeit hat auch der Grund des Zu-Spät-Kommens. Denn beim morgendlichen Zu-Spät-Kommen spielt meist der Arbeitsweg eine große Rolle. Zwar trägt grundsätzlich der Arbeitnehmer das so genannte Wegerisiko. So muss er auch die Wetterlage einschätzen und gegebenenfalls früher losgehen, wenn es morgens glatt ist oder heftig regnet und das den Arbeitsweg umständlicher macht. Gleiches gilt bei angekündigten Straßensperrungen oder Ähnlichem. Kommt es allerdings zu unvorhersehbaren Ereignissen wie einem Unfall und hat der Arbeitnehmer versucht, pünktlich zu sein, zeigt die Vergangenheit, dass Gerichte dann im Streitfall eine Abmahnung nicht als gerechtfertigt werten.
Dennoch kann das Zu-Spät-Kommen ein Abmahnungsgrund sein und wenn sich dies häuft auch zu einer Kündigung führen. Dabei handelt es sich dann um eine sogenannte verhaltensbedingte Kündigung.
Verhaltensbedingte Kündigung setzt negative Zukunftsprognose voraus
Rechtsanwalt und Arbeitsrechtsexperte Daniel Hammes von der Kanzlei FPS beantwortet drei wichtige Fragen zu den rechtlichen Folgen des Zu-spät-Kommens:
Kommt ein Arbeitnehmer ständig zu spät, droht ihm eine Abmahnung vom Chef. Was bedeutet das aus rechtlicher Sicht? Droht nach drei Abmahnungen eine Kündigung?
Rechtlich gesehen handelt es sich bei der Abmahnung zunächst um ein "Rügerecht", also um eine Aufforderung an den Arbeitnehmer, ein bestimmtes arbeitsvertragswidriges Verhalten nicht zu wiederholen. Damit verbunden ist die Warnung, dass ansonsten der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Eine Abmahnung hat aber auch rechtliche Relevanz als Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung.
Hintergrund ist, dass eine verhaltensbedingte Kündigung niemals allein mit einem Fehlverhalten in der Vergangenheit begründet werden kann. Stattdessen geht es auch darum, dass das Arbeitsverhältnis zukünftig nicht mehr unbelastet bzw. störungsfrei fortgesetzt werden kann. Diese sogenannte "negative Zukunftsprognose" gelingt aber meistens nur dann, wenn der Mitarbeiter in der Vergangenheit bereits mehrfach – je nach Schwere der Verfehlung ein bis drei Mal – abgemahnt worden ist. Außerdem gilt, dass man deshalb davon ausgehen kann, dass er sein Verhalten auch bei einer erneuten Abmahnung nicht ändern wird. Das rechtfertigt in letzter Konsequenz eine Kündigung.
Welche Form muss eine Abmahnung haben, damit sie rechtlich sicher ist?
Eine Abmahnung ist nicht formbedürftig, kann also theoretisch sogar mündlich ausgesprochen werden. Allerdings stellt die Rechtsprechung sehr strenge und formalistische Anforderungen an den Inhalt einer Abmahnung. Deswegen kann sie rechtssicher nur schriftlich oder elektronisch, etwa per E- Mail ausgesprochen werden. Insbesondere ist zu beachten, dass sich die Abmahnung nicht in pauschalen Vorwürfen erschöpft (z.B. "Sie sind in letzter Zeit wiederholt zu spät gekommen."), sondern das Fehlverhalten ganz konkret beschrieben wird (z.B.: "Sie sind am 01.08.2022 erst um 9:30 Uhr und damit 1,5 Stunden zu spät zur Arbeit erschienen.").
Damit sich die Abmahnung von einer bloßen "Beanstandung" unterscheidet, bedarf sie zur ihrer Wirksamkeit darüber hinaus zwingend einer Aufforderung, sich zukünftig vertragsgerecht zu verhalten sowie eines Hinweises darauf, dass andernfalls mit einer Kündigung gerechnet werden muss.
Möchte ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer, der ständig zu spät kommt, kündigen, greift dann eine Kündigungsfrist oder ist auch eine fristlose Kündigung möglich?
Eine fristlose Kündigung kommt hier nur in absoluten Ausnahmefällen in Betracht. Das kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn ein Mitarbeiter zu erkennen gibt, dass ihm die Arbeitszeiten vollkommen gleichgültig sind, er also ganz nach eigenem "Gusto" zur Arbeit erscheint und hiermit z.B. bewusst provozieren möchte oder bewusst einen Schaden des Arbeitgebers in Kauf nimmt. Heißt: Im Grundsatz wird nur eine ordentliche Kündigung zulässig sein.