Unternehmensführung -

Wissensweitergabe Wenn das Wissen das Haus verlässt

Wenn nach vielen Jahren ein erfahrener Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, geht mit ihm oft sein gesammeltes Fachwissen. Wie kann man vermeiden, dass Wissen im Betrieb verloren geht?

Wenn das Wissen das Haus verlässt
Besonders bei einer Betriebsübergabe ist es wichtig, das Wissen zu bewahren -

Wenn langjährige Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden, geht oft nicht nur ihre Arbeitskraft, sondern auch ein Stück Erfahrung und Wissen verloren. Im betrieblichen Ablauf können Störungen entstehen. Nach einer Studie treffen 53 Prozent aller kleinen und mittleren Unternehmen keinerlei Maßnahmen gegen eine solche Entwicklung. Dabei könnte sich der Verlust stärker auf den Betrieb auswirken als viele es im Vorfeld vermuten würden.

Kein Mitarbeiter ist von null auf hundert vollständig ersetzbar. Bereits ab dem Zeitpunkt der Ankündigung des ausscheidenden Mitarbeiters sollte alles getan werden, um dessen Wissen für das Unternehmen zu bewahren. "Der zeitliche Vorlauf, den man im Vorfeld einer Übergabe braucht, wird oft unterschätzt", sagt Walter Pirk vom Heinz-Piest-Institut für Handwerkstechnik an der Leibniz-Universität Hannover (HPI).

Einen realistischen Zeitplan zu entwickeln sei in jedem Falle notwendig, auch bei kleinen Betrieben mit nur wenigen Mitarbeitern. Im Handwerk sei das Thema Wissensmanagement besonders bei einer Betriebsübergabe an einen Nachfolger sehr wichtig.

Übergabeprozess einleiten

Abhilfe gegen eine Abwanderung des Wissens können verschiedene Maßnahmen schaffen. Denkbar ist etwa eine parallele Beschäftigung des gehenden Mitarbeiters und dessen Nachfolgers. In diesem Zeitraum kann der neue Kollege von der Erfahrung des anderen profitieren und eine erfolgreiche Einarbeitung erleben. "Das Beste ist die Tandem-Lösung", so Pirk.In der Praxis werden solche Phasen überlappender Anstellung um Geld zu sparen jedoch häufig kurz gehalten. Dabei gilt eigentlich: Je länger die Übergabephase, desto mehr Wissen kann transferiert werden.

Oft ist eine gleichzeitige Beschäftigung mit einem solchen 'Coaching' aber auch gar nicht möglich. Pirk empfiehlt für diesen Fall die Erstellung einer sogenannten 'Wissenslandkarte'. Sie ist Teil eines Prozesses der Sicherung von Erfahrungswissen, bei dem der Vorgesetze, der ausscheidende Experte, der Wissensnachfolger und auch ein neutraler Moderator eingebunden sind.

Laut einem Leitfaden von Mittelstand Digital sollte dieser Moderator zwischen dem ausscheidenden und dem ersetzenden Mitarbeiter in Problemfällen vermitteln. Auch andere Mitarbeiter sollten miteinbezogen und der gesamte Prozess im Vorab geplant und genau geregelt werden. Eine Schematische Übersicht finden Sie hier.

Drei Methoden der Wissensbewahrung:

1. Tandem-Partner-Prozess Der ausscheidende und der ersetzende Mitarbeiter werden parallel beschäftigt. In einem gemeinsamen Prozess sichern und übertragen sie das Wissen. In dem Prozess sind Vorgesetze, andere Mitarbeiter und neutrale Moderatoren eingebunden.
2. Storytelling In einem offen geführten Gespräch berichtet der ausscheidende Mitarbeiter von seiner zurückliegenden Tätigkeit im Betrieb. Das Reparieren von Gegenständen, das Interpretieren von Fehlern oder der Umgang mit Krisen und schwierigen Situationen können hier im freien Erzählstil übermittelt werden. Eine Geschichte sollte kurz, einfach und vor allem authentisch sein. Durch eine prägnante Pointe kann sich der Nachfolger das Erzählte besser merken.
3. Expert Debriefing Der gehende Mitarbeiter (der Experte) erhebt im Austausch mit dem Nachfolger, dem Vorgesetzten oder einer anderen Person seine Aufgaben, Rollen, Ansprechpartner und Unterlagen zu seiner Tätigkeit. Danach spricht der Nachfolger anhand dieser Informationen mit vier bis fünf der wichtigsten Ansprechpartner des Vorgängers und erhält so einen umfassenden Blick über sein neues Aufgabengebiet.

Diese und weitere Methoden finden Sie im Leitfaden von Mittelstand Digital.

Hindernisse und Probleme

Probleme bei der Wissensweitergabe können Bereiche und Aufgaben darstellen, in welchen der erfahrene Mitarbeiter nicht bewusst auf Lösungsansätze zurückgreift, sondern die Abläufe und die damit verbundenen Fragen bereits so internalisiert hat, dass sich diese Erfahrungswerte sich nur ganz schwierig übertragen lassen. Es ist eine Herausforderung, deren Erfahrungsschatz in den Bereichen Prozess-, Fach-, Kunden-, und Marktwissen zu vermitteln.

Zudem können auch ganz persönliche Gründe einen Transfer erschweren. Es kann vorkommen, dass sich ein Mitarbeiter nicht ersetzbar machen möchte und daher sein Wissen nur ungern mit anderen teilt. Das kann auch dann der Fall sein, wenn er weiß, dass er das Unternehmen ohnehin verlassen wird. Um eine solche Situation zu verhindern, ist es wichtig, dass im Unternehmen ein offener Umgang mit Wissen gepflegt wird. Es kann daher sich als essenziell erweisen, einen standardisierten Prozess der Weitergabe wie bereits erwähnt einzuführen.

"Der Betrieb und der Mitarbeiter sollten gemeinsam überlegen, wie die Kompetenzen am besten gesichert werden können", so Pirk vom HPI. In einem Leitfaden hat er zusammen mit anderen Autoren Herausforderungen, Werkzeuge, Handlungsfelder und weitere wichtige Eckpunkte für das Wissensmanagement zusammengestellt.

Wenn das Wissen des ausscheidenden Mitarbeiters dann dokumentiert wird, muss sichergestellt werden, dass dieses Wissen nicht in einer Schublade landet und keine Anwendung findet. Erprobte Lösungsansätze sollten schließlich von dem Nachfolger so verinnerlicht werden, dass die Übergabe wie beim Staffellauf möglichst reibungslos verläuft.

Weitere Informationen zum Thema stehen über das Portal der Zentren für Unternehmensentwicklungsprozesse (ZEUPRO) bereit.

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