So organisieren Sie Wissen im Betrieb erfolgreich

Effektives Wissensmanagement kann konkrete Probleme im Unternehmen lösen und die Wettbewerbsfähigkeit erhöhen. Wie Sie effektiv mit der Ressource Wissen umgehen

Schon immer haben Unternehmen den Umgang mit Wissen mehr oder weniger bewusst gestaltet. Doch es ist wichtig, Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter und im Betrieb systematisch zu erschließen und zu dokumentieren. Denn innovative Produkte und intelligente Dienstleistungen erfordern eine effiziente Wissenvernetzung. Zudem sind Mitarbeitermotivation und Innovationsleistungen besonders dort stark ausgeprägt, wo aktives Wissensmanagement praktiziert wird.

Einen Königsweg des Wissensmanagement gibt es nicht. Um Unternehmen aufzuzeigen, wie Sie systematisch mit der Ressource Wissen umgehen, hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) den Leitfaden "Fit für den Wissenswettbewerb" herausgebracht.

Fünf Schritte, wie Sie ein Wissensmanagement-Projekt planen und durchführen:

Schritt 1: Initiieren eines Wissensmanagement-Projektes

Definition einer Zielstellung: Warum ist das Wissensmanagement wichtig für mein Unternehmen? Was wollen wir damit langfristig erreichen?
Stellen Sie ein Projektteam, einen Leiter und einen Zeitplan zusammen: sowohl fachliche Experten als auch Führungskräfte
Setzen Sie einen konkreten Schwerpunkt oder wählen Sie einen Pilotbereich in Ihrem Unternehmen aus, in dem das Wissensmanagement gut demonstriert werden kann, wie beispielsweise eine Abteilung, ein spezielles Aufgabengebiet oder ein abgrenzbarer Geschäftsprozess
Informieren Sie alle Kollegen über das Wissensmanagement-Vorhaben

Schritt 2: Analyse

In dieser Phase stellen Sie Ihren gegenwärtigen Status des Wissensmanagements in Ihrem Unternehmen fest, denn jedes Unternehmen hat bereits Vorgehensweisen etabliert, wie es mit vorhandenem Wissen umgeht
Viele dieser bereits vorhandenen Strukturen haben sich in der Unternehmenspraxis bewährt: Hier muss man ansetzen und bestehende Methoden auf ihre Zukunftsfähigkeit hin überprüfen
Ermittlung des Status quo im Unternehmen: Workshops im Unternehmen oder Mitarbeiterbefragung
Wissensanalyse: Welches Wissen wird derzeit angewendet und zukünftig gebraucht? Welche Methoden zur Unterstützung des Wissensmanagement nutzt das Unternehmen bereits? Müssen diese Werkzeuge angepasst oder weiterentwickelt werden?
Ergebnisrückmeldung an die Beteiligten: Rundschreiben oder formelle Treffen; Beantwortung von Rückfragen

Schritt 3: Entwicklung

Personalisierungsstrategien: zielen auf eine Verbesserung des Wissensaustausches zwischen Personen ab
Dokumentationsstrategien: fokussieren die Verschriftlichung von explizitem Wissen
Ziel: durch Einsatz von IT-Anwendungen strukturierte Speicherung und Verteilung von Informationen
Ziele konkret ausarbeiten, Lösungskonzepte, Wissensmanagement-Methoden und endgültiges Design der Wissensmanagement-Lösung entwickeln und auf Machbarkeit hin überprüfen

Schritt 4: Implementierung

In dieser Phase führen Sie die Lösungen in Ihrem Unternehmen ein und passen die internen Unternehmensabläufe daran an
Wenn Projekt zu lange braucht, um in Fluss zu kommen, ist die Gefahr groß, dass das Interesse einschläft
Ersten Erfolg schnell spürbar machen und zugleich verdeutlichen, dass drängende Probleme angegangen werden
Mitarbeiter und Anwender mit Qualifizierungsmaßnahmen schulen

Schritt 5: Evaluierung und Nachhaltigkeit

Ergebnisse der Implementierungsphase zusammenfassen und hinsichtlich des Gesamterfolges überprüfen; daraus neue Maßnahmen ableiten oder den laufenden anpassen
Was ist gut gelaufen? Was ging schief und was sind die Gründe dafür?
Erfolgskennzahlen oder Erfolgsgeschichten sind aufbereitet

Wissen in Nutzen umwandeln

Der Dreh- und Angelpunkt wirtschaftlichen Erfolgs ist die Wertschöpfungskette. Entlang dieser werden geeignete Verfahren und Werkzeuge benötigt, die helfen, Wissen in Nutzen umzuwandeln. Neben technischen Grundlagen müssen auch die Mitarbeiter und die Unternehmensorganisation in die Betrachtung einbezogen werden. Dies gelingt in der Regel durch die Kombination von technischen Hilfsmitteln wie Vorlagen, Intranet, Wikis mit mitarbeiterorientierten Maßnahmen wie Partizipation, Anreizen und Qualifizierung.

Kleine und mittlere Unternehmen sollten vorhandene Potentiale vor dem Hintergrund der Unternehmensziele identifizieren und systematisch weiterentwickeln. Sie sollten sich fragen: Welche Ziele will ich mit meinen Wissensmanagementaktivitäten erreichen? Welche Probleme sollen gelöst werden? Welche Methoden und Verfahren können zur Problemlösung beitragen?

Zusammenspiel von Mensch, Technik und Organisation

Der Schlüssel zum erfolgreichen Wissensmanagement ist das Zusammenspiel der Faktoren Mensch, Technik und Organisation:

Mitarbeiter eines Unternehmens sind die Träger von Wissen, Erfahrungen und Kompetenzen. Sie stellen die Erfolgsfaktoren des Unternehmens dar. Sie müssen gewillt sein, das Wissensmanagementvorhaben mit zu tragen. Grundsätzlich ist Wissensmanagement leichter umzusetzen, je offener und kooperativer es in einem Unternehmen zugeht und je mehr Lernbereitschaft und Neugierde bei den Mitarbeitern vorhanden ist. Welches Wissen und welche Fähigkeiten unterstützen die Mitarbeiter bei Ihrer täglichen Arbeit? Wie werden die Mitarbeiter und Führungskräfte motiviert, ihr Wissen zu teilen? Gibt es im Unternehmen Maßnahmen, diese Qualifikationen systematisch zu entwickeln?

Neben den Menschen als wichtige Wissensressource im Unternehmen ist die Einbettung des Wissensmanagements in bestehende organisatorische Strukturen und Abläufe ein wichtiger Erfolgsfaktor. Welche Ziele wollen wir mit der Einführung von Wissensmanagement in unserem Unternehmen erreichen? Welche Probleme können wir dadurch lösen?

Auch die Technik ist wichtig: Sie unterstützt das Wissensmanagement, wie beispielsweise ein Intranet oder andere IT-Anwendungen, die Kommunikation und Kooperation erleichtern sowie den bedarfsgerechten Zugriff auf Informationen ermöglichen. Es gibt auch vollständige Wissensmanagement-Plattformen, die als eigenständige Komplettlösung konzipiert sind. Welche technischen Kommunikationswege werden im Unternehmen bisher genutzt? Wo liegen die Schwachstellen von unseren aktuellen technischen Lösungen? meh