Betriebsprüfung Wenn das Finanzamt einen "Datenträger nach GDPdU" fordert

Fordert das Finanzamt in der schriftlichen Prüfungsanordnung die Vorlage eines "Datenträgers nach GDPdU" an, muss der Unternehmer dem nicht zwingend nachkommen. Denn: Die Aufforderung kann rechtswidrig sein, wie ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs zeigt.

Buchhaltungsdaten müssen nicht extra elektronisch erfasst werden, damit dem Finanzamt eine Daten-CD erstellt werden kann. - © silver-john - stock.adobe.com

Grundsätze zum Datenzugriff des Finanzamts

Grundsätzlich ist festzustellen, dass das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung tatsächlich das Recht auf einen Datenzugriff hat, wenn die steuerliche Buchhaltung mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wird. Das ist gesetzlich in Paragraph 147 Abs. 1 Abgabenordnung so geregelt.

Praxis-Tipp: Doch das Recht auf Datenzugriff darf nicht zur Unverhältnismäßigkeit der Aufforderung einer Daten-CD führen. Wer seinen Gewinn im Rahmen der Einnahmen-Überschussrechnung nicht mittels eines Datenverarbeitungssystems ermittelt, muss nicht extra seine Buchhaltungsdaten elektronisch erfassen, um dem Finanzamt eine Daten-CD erstellen zu können. Das bestätigte nun auch der Bundesfinanzhof in einem Revisionsverfahren.

Aktuelles Urteil: Darum ging es in dem Streitfall

In einem aktuellen Urteilsfall musste sich der Bundesfinanzhof mit folgenden Streitigkeiten auseinandersetzen: Ein Unternehmer, der seinen Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung ermittelte, erhielt vom Finanzamt eine Prüfungsanordnung für eine bevorstehende Betriebsprüfung. In der Prüfungsanordnung fand sich folgende Aufforderung: "Ich bitte um Vorlage eines Datenträgers nach GDPdU."

Mit GDPdU ist ein Datenträger gemeint, der den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht, vom Finanzamt ausgelesen und ausgewertet werden kann. Gegen diese Aufforderung legte der Unternehmer Einspruch ein. Seine Begründung: Die Aufforderung ist viel zu unspezifisch und außerdem wurde nichts dazu vermerkt, dass der Datenträger nur in den Geschäftsräumen bearbeitet wird.

Praxis-Tipp: Der klagende Unternehmer hat vom Bundesfinanzhof tatsächlich Recht bekommen. Das Finanzamt muss konkretere Angaben machen, auf welche Daten wo zugegriffen werden soll. Sind diese Kriterien nicht erfüllt, ist die Aufforderung zur Überlassung eines Datenträgers rechtswidrig und muss nicht befolgt werden (BFH, Urteil v. 7.6.2021, Az. VIII R 24/18).

Verhaltensknigge für betroffene Unternehmer

Wichtig zu beachten: Das Urteil betrifft nur Unternehmer, die ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. Bekommen sie eine Prüfungsanordnung mit der unspezifischen Aufforderung zur Vorlage eines Datenträgers nach GDPdU, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

  • Einspruch: Der Bundesfinanzhof hat klargestellt, dass die Aufforderung zur Vorlage des Datenträgers in der Prüfungsanordnung ein Verwaltungsakt ist. Das bedeutet: Diese Aufforderung kann mit einem Einspruch angegriffen werden.
  • Alternative zum Einspruch: Eine Alternative, die für den Prüfer einen weniger bürokratischen Aufwand bedeuten würde, ist das Gespräch mit dem Prüfer und die Bitte um Rücknahme der zu unspezifischen Aufforderung. Nimmt der Prüfer die Aufforderung trotz der Bitte nicht zurück, kann innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung immer noch Einspruch eingelegt werden.
  • Kein Einspruch möglich: Natürlich stellen sich die Prüfer des Finanzamts um und fordern die Daten-CD nun nicht mehr in der Prüfungsanordnung an, sondern in einem extra Schreiben. Dadurch stellt die Aufforderung keinen Verwaltungsakt mehr da und sie kann nicht mehr mit einem Einspruch angefochten werden. Können Sie keine Daten-CD vorlegen, weil Sie keine elektronische Buchführung haben, müssen Sie das dem Finanzamt auf jeden Fall in irgendeiner Form mitteilen. Denn nur so wird verhindert, dass das Finanzamt nach mehrmaliger Aufforderung ein Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 Euro festsetzt.