Seit 1. Januar 2015 sollte die vom Arbeitgeber ausbezahlte Verpflegungspauschale sogar bei Flügen anlässlich einer Dienstreise gekürzt werden, wenn der Arbeitnehmer auf dem Flug eine Mahlzeit gereicht bekommt. Doch was gilt eigentlich eine Mahlzeit?
Die gute Nachricht gleich vorweg: Die Verpflegungspauschale muss nicht gekürzt werden, wenn der Mitarbeiter auf seinem Flug im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit (Dienstreise) einen Snack gereicht bekommt. Die Kürzung der Verpflegungspauschale muss der Arbeitgeber nur vornehmen, wenn eine Mahlzeit gereicht wird (BMF, Schreiben v. 19.5.2015, Az. IV C 5 – S 2353/15/10002).
Nachweis aufbewahren
Eine Kürzung der Verpflegungspauschale ist für den Arbeitgeber nur dann ein Muss, wenn es sich bei der im Flugzeug gereichten Mahlzeit tatsächlich um ein Frühstück, ein Mittagessen oder um ein Abendessen handelt. Ein Stück Kuchen, eine belegte Semmel oder kleine Tüten mit Knabbereien sind danach keine Mahlzeiten.
Beispiel:
Mitarbeiter A fliegt für eine Auslandsmontage nach China. Auf dem Flug erhält er ein Frühstück und ein Mittagessen. Ein anderer Mitarbeiter B fliegt von München nach Berlin und erhält auf dem Flug Getränke und ein belegtes Brötchen.
| Mitarbeiter A | Mitarbeiter B | |
| Kürzung Verpflegungspauschale | ja | nein |
| Begründung | Es werden Mahlzeiten gereicht | Snacks sind keine Mahlzeiten |
Tipp: Um dem Finanzamt bei Jahre später stattfindenden Lohnsteuerprüfungen keine Angriffsfläche zu bieten, sollten Mitarbeiter nach der Auswärtstätigkeit schriftlich mitteilen, welches Essen Ihnen im Flugzeug gereicht wurde. Diese schriftliche Mitteilung des Arbeitnehmers sollte der Arbeitgeber als Nachweis bei seinen Lohnbuchhaltungsunterlagen aufbewahren.
Weitere Steuertipps gibt es im DHZ-Steuerarchiv.