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Vorschriften und Rechtssprechung Urlaubssperre: Wann darf der Arbeitgeber eine verhängen?

Wegen Personalmangel oder brechend vollen Auftragsbüchern mal eben eine Urlaubssperre verhängen? Ganz so einfach kann es sich ein Arbeitgeber nicht machen, die gesetzlichen Vorschriften und Rechtsprechung müssen beachtet werden.

Darf ein Arbeitnehmer nicht selbst entscheiden, wann er Urlaub macht?

Ja und nein. Grundsätzlich sind bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs die Wünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen – der Arbeitnehmer darf also selbst wählen, wann er Urlaub macht. Auch eine Kur oder medizinische Reha-Maßnahme, die direkt vor dem Urlaub stattfindet, ist kein Grund für die Verweigerung des Urlaubs. Jeder Arbeitnehmer hat zudem einen generellen Anspruch, zumindest einen Teil seines Urlaubs zusammenhängend nehmen zu können. Einer der Urlaubszeiträume muss mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfassen – natürlich nur, wenn noch mehr als zwölf Urlaubstage zustehen. Dies soll helfen, dass Urlaub der Erholung dient, was sich auch in der Vorschrift des § 7 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) wiederspiegelt.

Unter bestimmnten Voraussetzungen muss ein Arbeitgeber jedoch die Urlaubswünsche seines Mitarbeiters für einen bestimmten Zeitraum nicht berücksichtigen. Allgemein formuliert ist das der Fall, wenn dringende betriebliche (siehe weiter unten) oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen (§ 7 BurlG). Daher bekommt ein Familienvater den Zuschlag für einen Urlaub in den Schulferien anstelle eines kinderlosen Arbeitnehmers. Auch ein Partner, der wie ein Lehrer nur zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt Urlaub nehmen kann, ist ein möglicher Grund für die Bevorzugung eines Urlaubswunsches. Auf der anderen Seite dürfen jedoch nicht immer die gleichen Personen bevorzugt behandelt werden und in den Ferien Urlaub bekommen. Auch der kinderlose Kollege muss mal an der Reihe sein, wenn dieser das unbedingt möchte.

Gibt es einen Betriebsrat, müssen Urlaubsplan sowie andere allgemeine Grundsätze und Regelungen rund um den Urlaub stets mit diesem abgestimmt werden (Mitbestimmungsrecht nach § 87 des Betriebsverfassungsgesetzes). Der Arbeitgeber darf nur dann selbst über die Verweigerung von Urlaub entscheiden, wenn es keinen Betriebsrat gibt.

Was sind dringend betriebliche Gründe für eine Urlaubssperre?

Generell müssen Arbeitgeber den Grund für das Ablehnen des Urlaubsantrags nennen. Dringend betriebliche Gründe für eine Urlaubssperre können abhängig nach Branche und Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Typische Beispiele sind :

  • Drohende Insolvenz des Betriebs: Wenn ein Arbeitgeber begründet darauf hoffen kann, mit der fristgerechten Abwicklung eines Auftrags zu einer bestimmten Zeit wirtschaftlich wieder auf die Beine zu kommen und eine drohende Insolvenz abzuwenden, könnte der Arbeitgeber eine Urlaubssperre verhängen. Da ansonsten der Verlust des Arbeitsplatzes droht, dürften wohl alle Arbeitnehmer Verständnis für eine Urlaubssperre haben.
  • Benötigtes Fachwissen einzelner Mitarbeiter: Ist für bestimmte Aufträge oder Vorgänge im Betrieb spezielles Fachwissen gefragt, kann das ein Grund sein, einem Mitarbeiter mit eben jenem Fachwissen den Urlaub zu verweigern, wenn nur er dieses Fachwissen hat. Oder wenn sein Vertreter zur gleichen Zeit bereits Urlaub nimmt.
  • Arbeitsspitzen im Saisongeschäft: In einigen Branchen gibt es regelmäßig Zeiträume mit einer hohen Auftragslage. Bei Einzelhändlern ist das zum Beispiel in der Vorweihnachtszeit der Fall oder auch bei Autowerkstätten im Spätherbst, wenn viele Kunden zum Wechsel von Sommer- zu Winterreifen kommen. Braucht der Arbeitgeber jeden Mitarbeiter, um den temporären Ansturm der Kunden zu bewältigen, kann er eine Urlaubssperre verhängen.
  • Personalmangel wegen Krankheitswelle: Besonders bei kleineren Betrieben können Erkrankungen mehrerer Mitarbeiter ein Problem sein. Liegen beispielsweise diverse Arbeitnehmer wegen einer Grippe flach, weshalb der Betrieb fast lahm gelegt ist, kann das einen rechtlich akzeptablen Grund für eine Urlaubssperre darstellen.
 

Wie lang darf eine Urlaubssperre dauern?

Eine gesetzliche Regelung zur maximalen Dauer einer Urlaubssperre gibt es nicht. Die Sperre kann daher auch mehrere Monate andauern – jedenfalls soweit die dringenden betrieblichen Gründen so lange bestehen. Dies ist vor allem bei Betrieben mit Saisongeschäft oft der Fall. Der Arbeitgeber muss allerdings das Verhältnismäßigkeitsprinzip beachten: Ist der Urlaub für den überwiegenden Teil des Jahres blockiert, wird es für die Mitarbeiter unverhältnismäßig.  

Darf der Arbeitgeber einen bereits bewilligten Urlaub noch untersagen?

Manchmal entsteht ein Grund für eine Urlaubssperre spontan. Beispielsweise durch eine Grippewelle, die es es unmöglich macht, einen wichtigen Auftrag termingerecht zu erfüllen. Will der Arbeitgeber dann bereits genehmigten Urlaub widerrufen, sind strengere Anforderungen zu erfüllen, als bei einer Urlaubssperre, die im Voraus verhängt wurde. Der Widerruf eines schon genehmigten Urlaubs ist nur im absoluten Ausnahmefall zulässig. Eine solche Ausnahme kann zum Beispiel vorliegen, wenn der Betrieb ohne den betreffenden Arbeitnehmer komplett stillstehen würde. Dieser Notfall muss aber nicht vorhersehbar sein. Ein Personalengpass wird meist nicht als Grund für einen Widerruf des Urlaubs angesehen. Sollte ausnahmsweise ein Notfall vorliegen, der Widerruf des Urlaubs damit rechtens sein, so muss der Vorgesetzte seinen Angestellten erst einmal im Urlaub erreichen. Arbeitnehmer müssen im Urlaub aber nicht erreichbar sein. Sie brauchen also nicht ans Telefon zu gehen und müssen keine E-Mails oder SMS des Chefs beantworten. Arbeitnehmer sind auch nicht verpflichtet, ihrem Arbeitgeber Kontaktdaten für ihren Urlaub wie Adresse und Telefonnummer des Hotels zu geben. 

Darf der Arbeitgeber auch einen bereits gebuchten Urlaub widerrufen?

Im Notfall, also wenn andernfalls die Existenz des Betriebs gefährdet ist, darf ein Arbeitgeber den Urlaub seines Mitarbeiters widerrufen, selbst wenn der Arbeitnehmer seine Urlaubsreise schon gebucht hat. Entstehen dadurch Kosten wie zum Beispiel für die Stornierung der Reise, muss der Arbeitgeber in der Regel für den entstandenen Schaden aufkommen. Ruft der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter sogar aus dem Urlaub zurück, muss er die Rückreisekosten tragen. Auch ein solcher Rückruf aus dem Urlaub darf nur im absoluten Notfall stattfinden. Und selbst bei einem Notfall muss der Arbeitnehmer im Urlaub nicht erreichbar sein. 

Was passiert mit den Urlaubstagen, wenn ein Arbeitnehmer doch zur Arbeit erscheinen muss?

Wird der Urlaub wegen dringend betrieblicher Gründe abgelehnt oder nachträglich wegen eines Notfalls widerrufen, verfällt der Urlaub nicht mit Ablauf des Jahres. Der Anspruch auf Urlaub wird dann in das folgende Jahr übertragen. Der Arbeitnehmer muss allerdings seinen Urlaub erneut beantragen. Keinesfalls sollte er den Urlaub eigenmächtig antreten, weil sonst eine Kündigung droht.

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