Soloselbstständigkeit Unternehmer ohne Mitarbeiter: 12 Steuertipps für Soloselbstständige

Für Unternehmer, die allein – ohne Mitarbeiter – arbeiten, gelten zwar dieselben Steuerregeln wie für andere Selbstständige, doch es gibt einige Besonderheiten. Eine Auswahl.

Von Bernhard Köstler

1. Soloselbstständigkeit typisch für Gründer

Laut des Statistischen Bundesamtes waren im Jahr 2021 3,8 Prozent aller Erwerbstätigen Selbstständige ohne weitere Mitarbeiter. Tendenz steigend. Für die Soloselbstständigkeit entscheiden sich im Handwerk oft Existenzgründer und Handwerker mit stark schwankenden Auftragseingängen. Ein Grund kann sein, fixe Gehaltskosten zu vermeiden, wenn nicht klar ist, wie sich die Geschäfte entwickeln. Wichtig: Für Soloselbstständige gelten dieselben Steuerspielregeln wie für Selbstständige mit Mitarbeitern.

2. Vorweggenommene Betriebsausgaben

Steuersparende Betriebsausgaben dürfen dem Finanzamt bereits vor der eigentlichen Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit in der Einkommensteuererklärung präsentiert werden. Konkret: Hat sich eine Handwerkerin zum 1. Januar 2023 selbstständig gemacht und hatte in diesem Zusammenhang bereits im Jahr 2022 Ausgaben (zum Beispiel Beratung, Seminare, etc.), darf sie diese Ausgaben in den Anlagen EÜR und G zur Einkommensteuererklärung 2022 als vorweggenommene Betriebs­ausgaben erklären.

Diese vorweggenommenen Betriebs­ausgaben dürfen 2022 mit anderen Einkünften (wie Arbeitslohn) steuersparend verrechnet werden. Doch aufgepasst: In der Ge­­werbesteuererklärung sind solche vorweggenommenen Betriebsausgaben leider tabu. Betriebsausgaben dürfen dort nur eingetragen werden, wenn sie ab der tatsächlichen Aufnahme der gewerblichen Tätigkeit entstanden sind.

3. Soloselbstständigkeit – nein danke

Hilft der Ehepartner sowieso bei der Büroarbeit (zum Beispiel Rechnungen schreiben, Angebote versenden, Terminabsprachen), kann er genauso gut im Handwerksbetrieb angestellt werden. Besonders empfehlenswert ist die Anstellung als Minijobber mit einem Monatsgehalt bis 520 Euro. Der steuerliche Clou: Die Gehaltszahlungen sowie die pauschalen Abgaben stellen gewinnmindernde Be­­triebsausgaben dar. Der angestellte Ehegatte muss sein Gehalt nicht zusätzlich versteuern.

Wichtig: Es sollten Aufzeichnungen geführt werden, an welchen Tagen der Ehegatte zu welcher Zeit welche Aufgaben erledigt hat.

4. Beschäftigung anderer Selbstständiger I

Bei größeren Aufträgen entscheiden sich Soloselbstständige häufig dafür, andere Selbstständige zu engagieren. Denn anders als bei Festangestellten fallen nach Beendigung des Auftrags keine fixen Kosten mehr an. Das Finanzamt schaut hier aber genau hin. Im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung kann gecheckt werden, ob der engagierte Selbstständige nicht vielleicht scheinselbstständig ist.

Das bedeutet: Hat ein engagierter Selbstständiger keinen weiteren Auftraggeber und ist wie ein Angestellter weis­ungsgebunden und in den Handwerksbetrieb integriert, liegt steuerlich und sozialversicherungsrechtlich ein Arbeitsverhältnis vor. Lohnsteuerzahlungen und Sozialversicherungsbeiträge wären die Folge. Soloselbstständige, die sich zur Hilfe also einen anderen Selbstständigen in den Betrieb holen, sollten also sicherstellen, dass dieser weitere Auftraggeber hat.

5. Beschäftigung anderer Selbstständiger II

Bei Betriebsausgaben für andere Selbstständige wird das Finanzamt hellhörig, wenn es sich bei dem engagierten Selbstständigen um einen Selbstständigen in Form einer Limited mit Sitz im Ausland handelt. Das Finanzamt holt hier regelmäßig eine Wirtschaftsauskunft beim Bundeszentralamt für Steuern ein.

Stellt sich dabei heraus, dass die Limited im Ausland inaktiv ist, möchte das Finanzamt wissen, wer die Arbeiten tatsächlich erbracht hat. Das Finanzamt hakt dann beim deutschen Soloselbstständigen nach und möchte Nachweise, wer die Leistungen tatsächlich erbracht hat (§ 160 Abgabenordnung). Vorzulegen sind eine Kopie des Ausweises des Unternehmers, Nachweise zur Kontaktanbahnung und gegebenenfalls Nachweise zu tatsächlich erbrachten Leistungen. Ist das Finanzamt mit den Nachweisen nicht zufrieden, kann es passieren, dass der Betriebsausgabenabzug für solche Subunternehmer gekippt wird.

6. Vorteil Investitionsabzugsbetrag

Der Umsatz von Soloselbstständigen ohne Personal und ohne weitere engagierte Selbstständige dürfte überschaubar sein. Liegt der Gewinn in einem Jahr nicht über 200.000 Euro, profitiert der Soloselbstständige vom Investitionsabzugsbetrag nach § 7g Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EStG). Das bedeutet im Klartext: Für Investitionen, die in den nächsten drei Jahren geplant sind, dürfen bereits im Jahr der Planung 50 Prozent der Investitionskosten als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Konkret: Gewinn 2022 130.000 Euro. Geplanter Kauf eines Transporters für 60.000 Euro im Jahr 2025. Folge: Investitionsabzugsbetrag in Höhe von 30.000 Euro im Jahr 2022 möglich. Neuer Gewinn 2022: 100.000 Euro.

7. Einfachere Gewinnermittlung

Die Soloselbstständigkeit bringt oftmals auch Vorteile bei der Gewinnermittlung. Denn beträgt der Umsatz nicht mehr als 600.000 Euro und der Gewinn nicht mehr als 60.000 Euro, darf der Gewinn nach der relativ einfachen Einnahmen-Überschussrechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG ermittelt werden. Dadurch entstehen in der Regel geringere Steuerberatungskosten, weil der Steuerberater im Zweifel nur die Steuerbelege sortieren und dem jeweiligen Steuerjahr zuordnen muss.

8. Betriebliche Fahrten mit Privat-Pkw

Oft starten Soloselbstständige ohne einen Firmenwagen. Sie nutzen einfach ihren Privat-Pkw für die notwendigen betrieblichen Fahrten. Hierfür winkt ein Betriebsausgabenabzug. Ohne Fahrtenbuch dürfen für jeden gefahrenen Kilometer pauschal 30 Cent als Betriebsausgabe vom Gewinn abgezogen werden. Das Finanzamt erwartet jedoch ausführliche Aufzeichnungen, an welchen Tagen der Privat-Pkw aus welchen Gründen für wie viele Kilometer betrieblich genutzt wurde.

9. Homeoffice-Pauschale als Betriebsausgaben

Wer 2022 als Soloselbstständiger im Handwerk tätig war und seine Büroarbeiten zu Hause in einer Arbeitsecke oder am Küchentisch erledigt hat, profitiert von der Homeoffice-Pauschale. Im Jahr 2022 dürfen pauschal fünf Euro pro Tag, maximal 600 Euro im Jahr als Betriebs­ausgabe vom Gewinn abgezogen werden. Pauschal bedeutet: Es müssen keine Ausgaben nachgewiesen werden.

Kleiner Haken: Der pauschale Betriebsausgabenabzug ist nur an Tagen erlaubt, an denen ausschließlich zu Hause gearbeitet wurde. War ein Soloselbstständiger also an einem Tag bei einem Kunden und hat danach Büroarbeiten erledigt, scheidet für diesen Tag die Homeoffice-Pauschale aus. Ausweg: Soloselbstständige arbeiten in der Regel auch am Wochenende und an den Feiertagen. Wurde an diesen Tagen die Büroarbeit erledigt (egal wie lange) und kein Kunde aufgesucht, winkt die Pauschale.

10. Smartphone besonders wichtig

Das Smartphone ist für Soloselbstständige überlebenswichtig. Denn nur über das Smartphone ist der Soloselbstständige rund um die Uhr erreichbar und kann neue Aufträge potenzieller Kunden entgegennehmen. Hier die wichtigsten Steuerspielregeln zum betrieblichen Smartphone:

• Kostet das Smartphone netto nicht mehr als 800 Euro, dürfen die kompletten Kosten im Jahr der Zahlung als Betriebsausgaben vom Gewinn abgezogen werden (sogenanntes geringwertiges Wirtschaftsgut, kurz GWG).
• Bei einem Netto-Kaufpreis von mehr als 800 Euro sind die Kosten auf fünf Jahre verteilt abzuschreiben.

Wichtig zu wissen: Das Finanzamt unterstellt, dass der Soloselbstständige sein betriebliches Smartphone auch für private Zwecke nutzt. Dafür muss ein Entnahmewert dem Gewinn zugerechnet und Umsatzsteuer für die nichtunternehmerische Nutzung ans Finanzamt überwiesen werden. In der Regel gibt sich das Finanzamt mit einem Privatnutzungsanteil von 30 Prozent der laufenden Ausgaben für das Smartphone (Ab­schreibung, monatliche Ge­bühren) zufrieden.

11. Trinkgelder für Soloselbstständige

Stecken Kunden Selbstständigen Trinkgeld zu, stellt dieses Trinkgeld eine umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahme dar. Ist ein Soloselbstständiger bei unzähligen Kunden tätig und das Finanzamt schaut im Rahmen einer Betriebs- oder Umsatzsteuer-Sonderprüfung beim Soloselbstständigen genau hin und findet keine Betriebseinnahme für Trinkgelder, kann ein Anteil dafür dem Umsatz und dem Gewinn hinzugeschätzt werden.

12. Dauerverluste sind tabu

Soloselbstständige bieten ihre handwerklichen Tätigkeiten oftmals auch im Nebenberuf an. Präsentieren solche Nebenberufs-Handwerker dem Finanzamt jedes Jahr einen (kleinen) Verlust, weil beispielsweise die Pkw-Kosten hoch sind, ist das Finanzamt misstrauisch. Bei solchen Dauer-Verlusten unterstellt es, dass hier ein Hobby ausgeübt wird und keine Gewinnerzielungsabsicht besteht.

Die Steuerbescheide mit den Verlusten werden in der Regel nur "vorläufig" erlassen. Wird innerhalb von acht Jahren kein Totalgewinn erzielt (insgesamt mindestens ein Euro Gewinn über die Dauer der Selbstständigkeit von acht Jahren), kippt das Finanzamt rückwirkend alle Verluste (sogenannter Liebhaberei-Betrieb).