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Mustertext Rechnung berichtigen: So funktioniert's

Wird ein selbständiger Handwerker von einem Kunden dazu aufgefordert, eine Rechnung zu berichtigen, weil die bisherige Rechnung wegen fehlender Rechnungsinhalte keinen Vorsteuerabzug zulässt, ist steuerlich Vorsicht geboten. Hier einige Infos, wie Sie als Rechnungsaussteller bei Rechnungsberichtigungen vor allem umsatzsteuerlich auf der sicheren Seite stehen.

Rechnung
Eine Rechnung muss bestimmte Angaben enthalten. Diese sollten Sie immer überprüfen. -

Ist die Kritik des Kunden berechtigt, empfiehlt sich, eine Rechnung in folgenden drei Schritten zu berichtigen:

  • Schritt 1: Lassen Sie zunächst die bisher ausgestellte Rechnung außer Acht. Tun Sie so, als gäbe es diese Rechnung noch gar nicht.
  • Schritt 2: Erstellen Sie die Rechnung für die ausgeführten Leistung erneut, nur diesmal mit allen erforderlichen Rechnungsinhalten des § 14 Abs. 4 UStG.
  • Schritt 3: Weisen Sie in dieser neuen Rechnung daraufhin, dass diese Rechnung die bisherige Rechnung ersetzt. Dieser Hinweis in der neuen Rechnung könnte folgendermaßen aussehen:
Tipp: Ohne diesen Hinweis könnte der Kunde aus beiden Rechnungen den Vorsteuerabzug geltend machen. Das könnte beim Rechnungsaussteller dazu führen, dass er die Umsatzsteuer aus beiden Rechnungen schuldet. Die Berichtigungsrechnung kann übrigens unter der "alten" Rechnungsnummer ergehen (Abschnitt 14.11 Abs. 1 Satz 4 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).

Mustertext

Die Ihnen nun vorliegende Rechnung ersetzt die Rechnung mit der Nummer ….. vom ……… Es ist nicht erforderlich, dass Sie uns das Original der Ursprungsrechnung zurücksenden (BFH, Urteil v. 19.9.1996, Az. V R 41/96).

Vorsorglich wird darauf hingewiesen, dass sich ausschließlich aus dieser Rechnungsausfertigung ein Vorsteuerabzug ergibt. Für die erste – ersetzte – Rechnung besteht dagegen kein Vorsteuerabzug. 

Offene Rechnung: Wann die Umsatzsteuer berichtigt werden darf

Handwerker müssen ihren Kunden manchmal lange hinterherlaufen, bis diese endlich ihre Rechnung bezahlen. In bestimmten Fällen darf die Forderung jedoch ertragsteuerlich ausgebucht werden. Dann darf auch die bereits ans Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer berichtigt werden.

Typische Fälle aus der Handwerkspraxis: Ein Unternehmer hat zwei Kunden, bei denen er sich unsicher ist, ob er die Rechnung berichtigen darf. Ein Kunde weigert sich zu zahlen, weil es noch zu behebende Mängel gibt. Ein anderer Kunde ist unbekannt verzogen, eine neue Adresse ist nicht bekannt. Die Rechnung ist als unzustellbar zurückgekommen.

Hierbei gilt: Weigert sich ein Kunde zu bezahlen, weil ein Handwerker seine Garantiepflicht noch nicht erbracht hat, liegt aus umsatzsteuerlicher Sicht noch kein Grund für eine Entgeltminderung vor. Der Kunde ist ja nicht zahlungsunfähig. Er möchte nur Druck auf den Handwerker ausüben, damit dieser schnellstmöglich seiner Mangelbeseitigungsverpflichtung nachkommt. Mit anderen Worten: Hier darf die Umsatzsteuer noch nicht berichtigt werden. 

Umsatzsteuerberichtigung: Immer Gründe nennen

Ist der Kunde jedoch unbekannt verzogen, verstorben oder ist die Insolvenz eingetreten, dürfte es aussichtlos sein, einen Mahnbescheid zu erwirken. Hier liegt ein Grund für die Abschreibung der Forderung vor. Die Forderung wird bei bilanzierenden Unternehmern gewinnmindernd ausgebucht und die bereits ans Finanzamt bezahlte Umsatzsteuer wird zurückgefordert.

Tipp: Bei Umsatzsteuerberichtigungen ist das Finanzamt meist besonders misstrauisch. Aus diesem Grund sollte detailliert nachgewiesen werden können, was alles versucht wurde, um die ausstehende Forderung einzutreiben und warum der Versuch letztlich scheiterte.

Rückwirkende Rechnungsberichtigung: Steuerzinsen vermeiden

Stößt das Finanzamt auf fehlerhafte Eingangsrechnungen und kürzt den Vorsteuerabzug, kann diese Rechnung meist berichtigt werden. Was hängen bleibt, sind lästige Nachzahlungszinsen an das Finanzamt von sechs Prozent pro Jahr. Durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs und durch ein Urteil des Bundesfinanzhofs können diese Nachzahlungszinsen jedoch möglicherweise verhindert werden.

Ein typischer Fall aus der Praxis: Ein Prüfer des Finanzamts prüft die Jahre 2010 bis 2013. Für das Jahr 2010 streicht er den Vorsteuerabzug aus einer Eingangsrechnung in Höhe von 19.000 Euro, weil in dieser Rechnung die Steuernummer des Rechnungsausstellers fehlt. Der geänderte Umsatzsteuerbescheid 2010 soll im Oktober 2017 nach Abschluss der Prüfung bekannt gegeben werden. Der Unternehmer legt noch im September 2017 eine berichtigte Rechnung mit der Steuernummer des Rechnungsausstellers vor.


So rechnet das Finanzamt So könnte künftig gerechnet werden
Vorsteuerkürzung 2010 19.000 Euro 0 Euro
Nachzahlungszinsen 6.365 Euro (1.4.2012 bis Oktober 2017 = 67 Monate x 0,5 Prozent/Monat = 33,5 Prozent; 19.000 Euro x 33,5 Prozent) 0 Euro
Vorsteuerabzug 2017 durch Vorlage der berichtigten Rechnung 19.000 Euro 0 Euro
Finanzielle Belastung 6.365 Euro 0 Euro

Die Variante mit null Euro finanzieller Belastung schlägt das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vor (EuGH, Urteil v. 15.9.2016, Rs. C-518/14; Senatex). Solange der Änderungsbescheid noch nicht rechtskräftig ist, kann noch eine rückwirkende Rechnungsberichtigung durchgeführt werden. Der Bundesfinanzhof schränkt die rückwirkende Rechnungsberichtigung jedoch ein. Diese ist nur dann zulässig, wenn die ursprüngliche Rechnung bereits die folgenden Mindestinhalte enthielt (BFH, Urteil v. 20.10.2016, Az. V R 26/15):

  • Rechnungsaussteller
  • Leistungsempfänger
  • Leistungsbeschreibung
  • Entgelt
  • Gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer
 

Fehlt der bisherigen Rechnung eine dieser Mindestangaben, scheidet die steuerlich günstige rückwirkende Rechnungsberichtigung aus. Die Berichtigung stellt dann nämlich als eine Erstrechnung.

Weitere Steuertipps gibt es im DHZ-Steuerarchiv. dhz

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