Kündigt sich das Finanzamt zur Steuerprüfung an, nutzen viele Unternehmer die Möglichkeit Unterlagen per Mail zu verschicken. Entsprechend kommt auch der Steuerbescheid über diesen Weg zurück. Doch Vorsicht: Probleme mit dem Steuergeheimnis drohen. Eigens angelegte Netzwerke sind sicherer.
Die Prüfungen im Finanzamt laufen immer technischer ab. Der Prüfer speist die elektronischen Buchhaltungsunterlagen in die Prüfersoftware IDEA ein und präsentiert Ihnen Anfragen und den Bericht möglicherweise noch per E-Mail. Wäre da nicht das Steuergeheimnis nach § 30 AO.
Denn eine E-Mail kann an verschiedenen Knotenpunkten von Fremden gelesen werden. Der Prüfer des Finanzamts könnte durch den Versand einer E-Mail mit Unternehmensdaten das Steuergeheimnis verletzen. Aus diesem Grund wird dem Geschäftsführer vom Prüfer ein Schreiben vorgelegt, mit dessen Unterzeichnung er bestätigt, dass er das Risiko der Verletzung des Steuergeheimnis durch den E-Mail-Versand verantwortet und nicht der Prüfungsbeamte.
E-Mail-Verkehr einschränken
Tipp: Dem Prüfer des Finanzamts in Sachen E-Mail-Versand und Steuergeheimnis einen Freibrief zu erteilen, sollte gut überlegt sein. Besser geeignet sind im Intranet angelegte Netzwerke, auf die nur der Prüfer und der in der Firma für die Prüfung zuständige Mitarbeiter Zugriff haben.
Der E-Mail-Verkehr beschränkt sich in diesem Fall nur auf die Informationen, dass Anfragen, Antworten oder Unterlagen auf diesem Netzwerk abgelegt wurden. dhz
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