Steuerunterlagen aus grauer Vorzeit dürfen seit 1. Januar 2012 wieder vernichtet werden. Doch hier ist Vorsicht geboten. Denn für Steuerunterlagen aus dem Jahr 2001 lief die zehnjährige Aufbewahrungspflicht meist nicht zum 31. Dezember 2011 aus.
Hintergrund: Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist beginnt nämlich mit Beginn des Jahres, das dem Jahr folgt, in dem die letzten Eintragungen in der Buchhaltung vorgenommen werden. Beispiel: Wurde der Jahresabschluss für 2001 im Jahr 2002 angefertigt, beginnt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist am 1.1.2003 und endet am 31.12.2012.
Prüfung: Steht gerade eine Betriebsprüfung für Altjahre an oder hat eine Steuerfahndung stattgefunden, müssen Belege sogar länger als zehn Jahre aufbewahrt werden.
Elektronische Rechnungen: Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen müssen ebenfalls zehn Jahre lang elektronisch archiviert werden.
Rückstellung: Bilanzierende Handwerksbetriebe dürfen für die Kosten im Zusammenhang mit der Aufbewahrung übrigens Gewinn mindernde Rückstellungen bilden. Dazu werden die Kosten pro Jahr ermittelt und mit 5,5 multipliziert.
Schätzung: Wer steuerlich relevante Belege zu früh durch den Reißwolf lässt und das Finanzamt möchte aus welchen Gründen auch immer genau diese Belege sehen, droht eine Kürzung des Betriebsausgaben- und des Vorsteuerabzugs. dhz