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Geschäftsreisen Steuerliche Verpflegungspauschale: So wird gerechnet

Bei der Gewinnermittlung für 2018, die in den ersten Monaten des Jahres 2019 bei den meisten Handwerksbetrieben auf dem Plan stehen dürfte, sollten sich Unternehmer mit dem Betriebsausgabenabzug für Verpflegungspauschalen auseinandersetzen. Warum? Ganz einfach, weil viele Unternehmer die Verpflegungspauschalen steuerlich gar nicht geltend machen und deshalb zu hohe Gewinne versteuern.

Grundsätze zu Verpflegungspauschalen

Ein Betriebsausgabenabzug für eine Verpflegungspauschale steht Unternehmern nicht zu, wenn diese den ganzen Tag in ihrer betrieblichen Einrichtung tätig sind. Ist ein selbstständiger Handwerker dagegen im Außendienst tätig oder hat gar keine betrieblichen Räumlichkeiten, winkt bei den Betriebsausgaben unter bestimmten Voraussetzungen die Verpflegungspauschale.

Mehraufwendungen für Verpflegung anlässlich einer betrieblichen Auswärtstätigkeit (umgangssprachlich "Geschäftsreise") sind für jeden Arbeitstag in Höhe von zwölf Euro abziehbar, an dem sich der Unternehmer aus betrieblichen Gründen mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und seiner betrieblichen Einrichtung abwesend ist.

Beispiel: ein selbstständiger Handwerker hat keine betrieblichen Räume, und ist den ganzen Tag bei Kunden vor Ort tätig. Er ermittelt anhand seiner Aufzeichnungen, dass er an 230 Tagen wegen der Ausübung seiner handwerklichen Tätigkeit mehr als acht Stunden von zu Hause weg war. Folge: Der Handwerker kann Betriebsausgaben in Höhe von 2.760 Euro vom Gewinn abziehen (230 Tage x 12 Euro/Tag).

Steuerregeln bei mehrtägigen Geschäftsreisen

Bei mehrtätigen Geschäftsreisen gilt eine steuerliche Sonderregel. Abziehbar sind für den Tag der An- und Abreise jeweils zwölf Euro, sofern die Geschäftsreise in Deutschland stattfindet. Die Dauer der Abwesenheit von zu Hause spielt an diesen Tagen keine Rolle. Für alle Zwischentage können Sie dem Finanzamt einen Betriebsausgabenabzug in Höhe von 24 Euro je Tag präsentieren.

Beispiel: Ein selbstständiger Handwerker musste wegen eines Auftrags für sieben Tage auf Geschäftsreise gehen. Am ersten Tag ist er in der Frühe angereist, am siebten Tag mittags wieder abgereist. Folge: In diesem Fall winkt ein Betriebsausgabenabzug in Höhe von 144 Euro (Tag 1 und 7 x 12 Euro = 24 Euro + Tage 2 bis Tage 6 x 24 Euro = 120 Euro).

Verpflegungspauschale bei Auslandsreisen

Findet die Geschäftsreise nicht im Inland, sondern im Ausland statt, gelten übrigens meist deutlich höhere Verpflegungspauschalen. Welche Verpflegungspauschale Sie steuerlich absetzen können, hängt vom Jahr der Geschäftsreise und vom Reiseland an. Die Pauschalen finden Sie in den folgenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums:

  • 2018: Die als Betriebsausgaben abziehbaren Verpflegungspauschalen für 2018 anlässlich einer Geschäftsreise, finden Sie im BMF-Schreiben v. 8. November 2017, Az. Z IV C 5 - S 2353/08/10006 :008 (abrufbar hier).
  • 2019: Die Verpflegungspauschalen im Ausland ab dem 1.1.2019 sind bereits bekanntgegeben worden. Das BMF-Schreiben v. 28. November 2018 (Az. IV C 5 - S 2353/08/10006 :009) finden Sie hier.

Unternehmer ist bei Verpflegungspauschalen in der Beweislast

Unternehmer, die beim Finanzamt einen Betriebsausgabenabzug für Verpflegungspauschalen beantragen, müssen damit rechnen, dass das Finanzamt kritisch nachhakt und Nachweise für die Voraussetzungen verlangt. Mit anderen Worten: Sie sind in der Beweislast. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, eine Art Tagebuch zu führen und festzuhalten, an welchen Tagen man mehr als acht Stunden von zu Hause und vom Betrieb abwesend war.

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