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Bonpflicht Steuer-Update: Belegausgabepflicht bei elektronischen Registrierkassen

Als Anfang des Jahres die Bonpflicht für elektronische Registrierkassen in Kraft trat, war die Kritik groß. Seit März beherrscht die Corona-Krise die Schlagzeilen und die betrieblichen Entscheidungen. Doch das entbindet Selbständige mit einer elektronischen Registrierkasse nicht von der Bonpflicht. Ein aktuelles Schreiben des Bundesfinanzministeriums bringt ein Update zur elektronischen Ausgabe von Belegen.

Die Verpflichtung, dass für jeden über eine elektronische Registrierkasse oder PC-Kasse erfassten Geschäftsvorfall ein Beleg ausgeben und dem Kunden zur Mitnahme angeboten werden muss, gilt seit dem 1. Januar 2020. Die strengen Vorgaben zur Belegausgabepflicht finden Unternehmer in § 146a Abgabenordnung. Eine Sonderregelung mit Bagatellgrenzen, Ausnahmeregelung für einzelne Unternehmer oder der Wegfall der Bonpflicht zumindest während der Corona-Krise sind derzeit nicht geplant. Wichtig zu wissen: Sie müssen keinen Papierbeleg erstellen. Es ist auch erlaubt, je Geschäftsvorfall der Kasse einen elektronischen Beleg zu erstellen.

Praxis-Tipp: Nutzen Sie für den Verkauf eine offene Ladenkasse, gilt für Sie die Belegausgabepflicht nicht. Und das Finanzamt kann Sie auch nicht dazu verdonnern, von der offenen Ladenkasse auf ein elektronisches Kassensystem umzusteigen.

Alternative: Elektronischer Beleg statt Papierbeleg

Damit Sie nicht jeden Tag säckeweise Papierbelege entsorgen müssen, die Sie erstellt und Ihre Kunden aber nicht mitgenommen haben, können Sie die Belegausgabepflicht auch elektronisch erfüllen. Doch bei Erstellung elektronischer Belege im Rahmen der Bonpflicht nach § 146a Abgabenordnung müssen Sie nach einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums folgende Besonderheiten beachten (BMF, Schreiben v. 28.5.2020, Az. IV A 4 – S 0316-a/20/10003:002; abrufbar hier):

Zustimmung des Kunden erforderlich

Sie müssen dem Kunden den elektronischen Beleg bereitstellen. Bei späteren Kassennachschauen und Betriebsprüfungen wird das Finanzamt darauf achten, dass es einen Nachweis gibt, dass der Kunde der Ausgabe und Bereitstellung des elektronischen Belegs zugestimmt hat. Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann auch konkludent erfolgen. Wichtig: Unabhängig von der Entgegennahme durch den Kunden ist der elektronische Beleg auf jeden Fall zu erstellen.

Praxis-Tipp: Klären Sie mit Ihrem Kassenhersteller und am besten auch mit Ihrem Steuerberater ab, wie die Zustimmung des Kunden zur Ausgabe und Bereitstellung des elektronischen Belegs erfolgen soll und wie diese Zustimmung steuerwirksam aufzeichnet und nachgewiesen werden kann. Denkbar ist es, dem Kunden den elektronischen Beleg auf sein Smartphone zu überspielen oder per Mail zuzusenden.

Nur Sichtbarmachung des elektronischen Belegs reicht nicht aus

In dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Sichtbarmachung des elektronischen Belegs alleine, ohne die Möglichkeit der elektronischen Entgegennahme nach Abschluss des Kaufvorgangs, nicht ausreicht.

Formale Vorgaben zur elektronischen Belegstellung und Belegausgabe

Die elektronische Belegausgabe muss in einem standardisierten Datenformat wie beispielsweise JPG, PNG oder PDF erfolgen. Das bedeutet: Der Empfang und die Sichtbarmachung eines elektronischen Belegs auf dem Endgerät des Kunden müssen mit einer kostenfreien Standardsoftware möglich sein.

Nichtsteuerlicher Tipp: Datenschutz-Grundverordnung beachten

Sprechen Sie Ihren Kassenhersteller und Ihren Steuerberater unbedingt auch auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) an. Denn erfassen Sie bei Ausgabe der Kassenbelege in elektronischer Form die E-Mail-Adresse oder die Handynummer Ihres Kunden, ist das ein Fall der DSGVO.

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