Gedruckte Rechnungen kosten Papier und Geld, elektronische Rechnungen stellen in vielen Fällen eine echte Alternative dar. Wie Handwerksbetriebe umrüsten, welche Fallstricke sie dabei beachten müssen – und warum für manche Betriebe der Umstieg auf E-Rechnungen bald sogar zur Pflicht wird.
Sebastian Wolking
Der Kassenbon als Ärgernis. Seit dem 1. Januar 2020 müssen Bäcker und Fleischer jedem Kunden einen Kassenzettel ausstellen. So will es die neue Kassensicherungsverordnung. Unbeabsichtigte Folgen sind ein riesiger Berg an Papiermüll – und eine zusätzliche bürokratische Belastung für Betriebe. Darüber hinaus werden noch immer Milliarden Papierrechnungen Jahr für Jahr mit der Post durch die Lande geschickt. Die elektronische Rechnung per E-Mail ist eine Alternative – auch für Handwerker. Für manche wird sie 2020 sogar zur Pflicht.
Wie kann ich meine Rechnungen versenden?
Betriebe können frei wählen, ob sie ihre Rechnungen per Post verschicken, per Fax oder per E-Mail. Seit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 sind elektronische Rechnungen ihren Pen dants aus Papier gleichgestellt. Eine elektronische Signatur ist seitdem nicht mehr erforderlich. Die Rechnung kann aus einem einfachen PDF-Dokument bestehen, das im Anhang einer Mail versendet wird.
Theoretisch sind auch andere Formate denkbar wie JPEG oder TIF. Einen Schritt weiter gehen Formate wie XML, EDI und XRechnung. Sie enthalten strukturierte Daten, die es dem Empfänger ermöglichen, eine Rechnung im eigenen System ohne Medienbruch weiterzuverarbeiten – vom Eingang bis zur Archivierung. Ein Hybridformat ist Zugferd , mit dem der Rechungsversender eine PDF-Datei versendet, die von strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format begleitet wird.
>>> Lesetipp: XRechnung und ZUGFeRD: Zwei Formate für die E-Rechnung im Vergleich
Neu: Deutschland und Frankreich haben gemeinsamen Standard bei E-Rechnungen
Deutschland und Frankreich haben ab sofort einen gemeinsamen Standard für E-Rechnungen. Er soll den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen beiden Ländern vereinfachen. Die neuesten Versionen von ZUGFeRD 2.1 auf deutscher und Factur-X 1.0 auf französischer Seite seien vollständig kompatible und technisch identische Formate, so das Bundeswirtschaftsministerium. Das Rechnungsformat ist frei verfügbar und kann unter ferd-net.de heruntergeladen werden. dan
Wie verbreitet sind elektronische Rechnungen?
Eine Umfrage kam schon 2017 zu dem Ergebnis, dass 46 Prozent der Unternehmen lieber elektronische als Papierrechnungen versenden. Beim Rechnungsempfang bevorzugen sogar 53 Prozent die digitale Variante. Auch KfZ-Meister Stefan Otte aus Wendlingen am Neckar würde gerne umstellen, aber er stößt auf Hindernisse. "Viele Kunden wollen noch ihr Papier in der Hand halten", so der Schwabe, der sich mit seinem Betrieb auf die Wartung von Blockheizkraftwerken spezialisiert hat. "Das hat uns sehr erstaunt."
Welche Vorteile hat die elektronische Rechnung?
Eine Umstellung kostet Geld – und Nerven. Das digitale Dokumentenmanagement muss neu geordnet und fortlaufend gepflegt werden. Dafür ist IT-Expertise notwendig. Doch der Aufwand kann sich lohnen. "Wir freuen uns über jede Eingangsrechnung, die per Mail kommt", so Otte. Abgeheftet wird in seinem Betrieb nichts mehr, alle Dokumente legen die Mitarbeiter digital ab.
Die Zettelwirtschaft mit zahllosen Ordnern ist Vergangenheit. "Das ist eine massive Arbeitserleichterung", so Otte. Außerdem habe es im zurückliegenden Jahr Probleme mit dem Postversand gegeben, viele Papierrechnungen hätten ihre Empfänger nicht erreicht. Verloren gehen kann eine elektronische Rechnung nicht. E-Rechnungen kommen tendenziell früher an, bringen schneller Geld in die Kasse. Auch reduzieren sie die Kosten für Porto, Papier und Umschläge, für Druckertinte und Archivierung. Und das Personal führt weniger Arbeitsschritte durch – auch das senkt die Kosten.
Wie stelle ich auf E-Rechnung um?
Bevor Stefan Otte eine elektronische Rechnung verschickt, bittet er den Kunden um Einverständnis. Das gebietet die Höflichkeit – ist aber auch Voraussetzung. Sein Einverständnis erteilt ein Kunde indes auch, indem er die erhaltene E-Rechnung schlichtweg bezahlt. Eine Alternative ist es, den elektronischen Rechnungsversand in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) aufzunehmen.
Stefan Otte will ihn in Zukunft in die Wartungsverträge seines Betriebs hineinschreiben – und sie so durch die Hintertür zur Pflicht für die Kunden machen. Zwingend erforderlich ist in jedem Fall, dass eine elektronische Rechnung die gleichen Pflichtangaben enthält wie die gewohnte Papierrechnung, also unter anderem Rechnungsnummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer usw.
Auch der Datenschutz spielt wie so oft eine Rolle. Datenschutzrichtlinien müssen bei der Datenübertragung und Archivierung beachtet, sichere Passwörter, Verschlüsselungen, Zugangs- und Zugriffskontrollen eingerichtet werden.
Was bedeutet das E-Rechnungsgesetz für meinen Betrieb?
Befeuert wird der Trend zur digitalen Rechnung durch das E-Rechnungsgesetz – allerdings wohl nur in überschaubarem Maße. Das Gesetz trat ab November 2018 schrittweise in Kraft, bis ab dem 27. November 2020 Auftragnehmer den Behörden strukturierte elektronische Rechnungen stellen müssen. Rechnungen auf Papier, via Fax oder als einfaches PDF ohne strukturierte Daten sind dann tabu (wenngleich es Härtefallregelungen gibt).
Das heißt im Klartext: Handwerker, die mit Bund, Ländern oder Kommunen zusammenarbeiten, müssen sich umstellen. Alle anderen können weiterhin frei wählen. Allerdings sind auch für sie die langfristigen Vorteile einer E-Rechnung nicht von der Hand zu weisen. Seit dem 18. April sind in Deutschland übrigens alle Ebenen der öffentlichen Hand, inklusive der Bundesländer und Kommunen, dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.