Belege und Rechnungen digitalisieren So archivieren Sie Rechnungen und Lieferscheine betriebsprüfungssicher

Viele Unternehmen werden buchstäblich mit Rechnungen, Lieferbelegen und Auftragsbestätigungen überflutet. Deshalb kommen Unternehmer auf die kuriosesten Ideen, um diese Papierflut einzudämmen. Das bayerische Landesamt für Steuern stellte nun klar, was bei der Digitalisierung von Rechnungen und Lieferscheinen erlaubt ist und was nicht.

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Lassen sich Unternehmen von ihrem Lieferanten beispielsweise eine Archivierungs-CD erstellen und vernichten daraufhin die Rechnungen und Lieferscheine des Lieferanten, ist das steuerlich unzulässig (Bayerisches Landesamt für Steuern, Verfügung v. 13.2.2012, Az. S 0317.1.1-4/1 St 42). Folge: Das Finanzamt kippt den Vorsteuerabzug aus den Rechnungen rechnet dem Gewinn und dem Umsatz wegen der nichtordnungsgemäßen Buchführung schlimmstenfalls noch einen Schätzbetrag zu.

Spielregeln zur Digitalisierung von Papierbelegen

Es gibt jedoch eine andere Möglichkeit, den Massen an Papier Herr zu werden. Sie haben nämlich das Recht, auf Papier empfangene Rechnung zu digitalisieren und elektronisch aufzubewahren. Folgende Besonderheiten sind bei der Digitalisierung zu beachten:

  • Speichern Sie die Belege oder Lieferscheine auf einen USB-Stick oder auf einer Festplatte.
  • Diese so digitalisierten Unterlagen müssen zehn Jahre lang lesbar und auswertbar archiviert werden.
  • Die digitalisierten Belege und Rechnungen müssen bei der Widergabe bildlich und inhaltlich mit dem Original-Eingangsdokument übereinstimmen.
  • Auf dem Original angebrachte Vermerke wie Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Korrekturen, Kontierungen und sonstige vermerke müssen trotz Digitalisierung erhalten bleiben.
Tipp: Bevor Sie Hand anlegen und Papierbelege digitalisieren, stimmen Sie zusammen mit Ihrem Steuerberater die Vorgehensweise ab und lassen Sie die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung von Ihrem Berater betriebsprüfungssicher überprüfen.