Rechnet ein Handwerksbetrieb mit Gutschriften ab, drohen beim Vorsteuerabzug zahlreiche Stolperfallen. Denn bei Gutschriften steckt der Teufel im Detail. Das sind die häufigsten steuerlichen Stolperfallen.
Bernhard Köstler
Bezahlt ein Handwerker einem Unternehmer Geld für bezogene Leistungen, läuft das nicht immer mit einer klassischen Rechnung ab. Der Handwerker, der die Leistung empfängt, kann auch mit einer Gutschrift abrechnen. Das ist für den leistenden Unternehmer einfacher, weil er oftmals gar nicht weiß, was er abrechnen darf. Hier zwei Beispiele für Gutschriften aus der Praxis:
Beispiel 1: Friseurin Huber beschäftigt eine selbstständige Friseurmeisterin, die neben der Kindererziehung im Salon einspringt, wenn der Kundenandrang besonders groß ist. Huber notiert sich die Einsatzzeiten pro Monat und stellt darüber eine Gutschrift aus. In der Gutschrift für Oktober weist sie eine Vergütung in Höhe von 800 Euro zuzüglich 152 Euro Umsatzsteuer aus.
Beispiel 2: Herr Maier, Inhaber eines Handwerksbetriebs, zahlt einem Vermittler von Aufträgen Vermittlungsprovisionen. Da die Provision erst bei Bezahlung des Kunden fällig wird, stellt Maier Gutschriften aus. Im Oktober lautet die Gutschrift über 2.000 Euro zuzüglich 380 Euro Umsatzsteuer.
Vorsteuerabzug im Fokus
Der Vorsteuerabzug aus solchen Gutschriften steht im Fokus bei Umsatzsteuer- und Betriebsprüfungen des Finanzamts. Denn bei Gutschriften steckt der Teufel im Detail. Häufigste steuerliche Stolperfallen sind:
Steuernummer: Eine Gutschrift muss stets die Steuernummer des Gutschriftempfängers (= leistender Unternehmer) enthalten. Ohne die Steuernummer oder die USt-IdNr. des Gutschriftempfängers kann der Handwerker, der die Gutschrift ausstellt, keinen Vorsteuerabzug geltend machen (Abschnitt 14.5 Abs. 5 Satz 6 Umsatzsteuer-Anwendungserlass). Friseurin Huber und Betriebsinhaber Maier aus unseren Beispielsfällen müssen die Gutschriftempfänger also nach deren Steuernummer beziehungsweise nach deren USt-IdNr. fragen und in der Gutschrift aufführen.
Bezeichnung: Werden Leistungen mittels einer Gutschrift abgerechnet, darf dieses Abrechnungspapier nicht als Rechnung bezeichnet werden. Es muss nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG zwingend "Gutschrift" auf der Rechnung stehen. Ist aus der Abrechnung nicht klar erkennbar, dass es sich um eine Gutschrift handelt, kippt der Anspruch auf den Vorsteuerabzug. Erlaubt ist aber auch die Bezeichnung als Gutschrift in einer fremden Sprache ( BMF-Schreiben, Az.: IV D 2 – S 7280/12/10002).
Kontoauszug: In vielen Unternehmen bekommt der leistende Unternehmer keine klassische Gutschrift mehr per Mail oder Fax, sondern nur die Überweisung seiner Vergütung mit dem Hinweis, wofür er wie viel erhält. Nun könnte man auf die Idee kommen, dass es sich hierbei um eine ordnungsgemäße Gutschrift handelt. Doch so einfach ist die Sache hier nicht. Denn die Finanzverwaltung erkennt einen Kontoauszug nicht als Rechnung bzw. Gutschrift an, für den es einen Vorsteuerabzug gibt ( Bayerisches Landesamt für Steuern, Az.: S 7280.2.1 – 1/2 St 35). Ausnahmsweise könnte es jedoch auch mit einem Kontoauszug klappen, wenn im Betreff alle für eine ordnungsgemäße Gutschrift notwendigen Rechnungsinhalte nach § 14 Abs. 4 UStG aufgeführt sind.
Leistungsinhalt: In mehreren Urteilen hat der Bundesfinanzhof klargestellt, dass der Vorsteuerabzug verloren geht, wenn ein sachverständiger Dritter (in der Praxis der Prüfer des Finanzamts) nicht weiß, worüber eigentlich abgerechnet wird. Fehlt der Gutschrift also eine Leistungsbeschreibung oder ist diese so schwammig, dass der Prüfer beim besten Willen nicht weiß, worüber eigentlich abgerechnet wird, ist der Vorsteuerabzug verloren. Hier hilft jedoch der Hinweis auf einen schriftlichen Vertrag oder eine schriftliche Vereinbarung, aus der klar wird, worüber genau abgerechnet wird. Eine Verweis auf eine mündliche Absprache hilft dagegen nicht.
Um Problemen mit dem Prüfer des Finanzamts in puncto Vorsteuerabzug aus Gutschriften aus dem Weg zu gehen, empfiehlt es sich, den leistenden Unternehmern eine Gutschrift auszuhändigen, aus der sich detailliert die Zusammensetzung der Vergütung ergibt. Wer sich das Porto oder das Geld für Papier sparen möchte, vereinbart die elektronische Übermittlung der Gutschrift – beispielsweise als PDF-Datei.