Nach Brand, Diebstahl oder Unfall landet die Versicherungsentschädigung auf dem Konto – doch übersteigt sie den steuerlichen Buchwert, meldet sich schnell das Finanzamt. Die Differenz gilt als aufgedeckte stille Reserve und ist grundsätzlich sofort steuerpflichtig. R 6.6 EStR bietet einen Ausweg – aber nur, wer die Bedingungen kennt und Fristen nicht verpasst.
Nach einem Schadensereignis denken Betriebe zunächst nur an die Kosten für die Ersatzbeschaffung. Gut, wenn diese durch eventuelle Entschädigungszahlungen gedeckt sind. Was aber ist, wenn die Entschädigung höher ist als der steuerliche Buchwert? Dann entsteht in Höhe der Differenz ein Gewinn: Die sogenannten stillen Reserven werden aufgedeckt und sind grundsätzlich sofort zu versteuern.
Mit der Rücklage für Ersatzbeschaffung nach R 6.6 EStR können Betriebe die sofortige Versteuerung vermeiden und die Steuerbelastung auf spätere Jahre verlagern.
Aber Vorsicht: Die Voraussetzungen für die Rücklagebildung sollten Unternehmen ganz genau kennen.
In welchen Fällen können Unternehmen eine Rücklage für Ersatzbeschaffung nach R-6.6 EStR bilden?
Oft wird die Rücklage für Ersatzbeschaffung nach R 6.6 EStR mit der sogenannten Reinvestitionsrücklage nach § 6b EStG verwechselt. Während für die Reinvestitionsrücklage nach § 6b EStG unter anderem eine freiwillige Veräußerung des Wirtschaftsguts vorliegen muss, setzt die Rücklage nach R 6.6 EStR ein "Zwangsereignis" voraus. Ein solches Zwangsereignis liegt vor, wenn ein betriebliches Wirtschaftsgut des Anlage- oder Umlaufvermögens durch höhere Gewalt – zum Beispiel durch Brand, Überschwemmung, Sturm, Diebstahl oder einen unverschuldeten Unfall – oder infolge eines behördlichen Eingriffs aus dem Betriebsvermögen ausscheidet. Erhält das Unternehmen dafür eine Entschädigung, handelt es sich um einen typischen Fall, für den eine Rücklage für Ersatzbeschaffung gebildet werden kann.
Entscheidend ist, dass das Wirtschaftsgut zwangsweise und gegen eine Entschädigung ausscheidet. Außerdem muss die Ersatzbeschaffung am Bilanzstichtag ernstlich geplant und zu erwarten sein. Betriebe müssen innerhalb der maßgeblichen Frist (siehe weiter unten) ein funktionsgleiches Ersatzwirtschaftsgut anschaffen oder herstellen und es im selben Betrieb einsetzen. Erfolgt die Ersatzbeschaffung nicht im selben Wirtschaftsjahr, ziehen Unternehmen die stillen Reserven nicht sofort von den Anschaffungs- beziehungsweise Herstellungskosten ab, sondern können unter den Voraussetzungen von R 6.6 EStR in Höhe der aufgedeckten stillen Reserven eine Ersatzbeschaffungsrücklage buchen.
Wann werden stille Reserven beim Ausscheiden eines Wirtschaftsguts aufgedeckt?
Erhalten Betriebe für ein ausgeschiedenes Wirtschaftsgut eine Entschädigung, die höher ist als dessen steuerlicher Buchwert, werden stille Reserven aufgedeckt. Sie entsprechen der Differenz zwischen Entschädigung und Buchwert.
Beispiel:
Versicherungsentschädigung: 60.000 Euro
Abzüglich Buchwert: 40.000 Euro
Ergibt aufgedeckte stille Reserven: 20.000 Euro.
Bis wann muss eine Ersatzbeschaffung erfolgen?
Die Fristen für die Ersatzbeschaffung richten sich nach der Art des Wirtschaftsguts. Bei beweglichen Wirtschaftsgütern wie Maschinen oder Fahrzeugen ist die Rücklage grundsätzlich am Schluss des ersten Wirtschaftsjahres, das auf ihre Bildung folgt, gewinnerhöhend aufzulösen, wenn bis dahin kein Ersatzwirtschaftsgut angeschafft oder hergestellt wurde. Die Richtlinie lässt auch eine Verlängerung der Frist auf bis zu vier Jahre zu, wenn das Unternehmen glaubhaft macht, dass die Ersatzbeschaffung noch ernstlich geplant und zu erwarten ist, aber aus besonderen Gründen noch nicht erfolgen konnte. Wichtig: Über diese Fristverlängerung wird im Einzelfall entschieden; Betriebe können sie nicht automatisch beanspruchen.
Handelt es sich bei dem ausgeschiedenen Wirtschaftsgut um Grund und Boden, Gebäude, bestimmten land- und forstwirtschaftlichen Aufwuchs oder ein Binnenschiff, beträgt die Frist vier Jahre. Wird als Ersatzwirtschaftsgut ein Gebäude neu hergestellt, verlängert sie sich auf sechs Jahre.
Wie wirkt die Rücklage nach R 6.6 EStR?
Betriebe können die stillen Reserven in die Rücklage für Ersatzbeschaffung einstellen. Dadurch müssen sie diese nicht sofort versteuern. Rücklage an sich ist aber kein Steuergeschenk für Unternehmen, denn sie führt nicht dazu, dass die stillen Reserven endgültig steuerfrei werden. Vielmehr wird die Rücklage später auf das Ersatzwirtschaftsgut übertragen. Dadurch vermindern sich die steuerlichen Anschaffungs- beziehungsweise Herstellungskosten des Ersatzwirtschaftsguts. Bei beweglichen Wirtschaftsgütern sinkt damit beispielsweise die Bemessungsgrundlage der Abschreibung, sodass in den Folgejahren geringere Abschreibungen anfallen. Die Steuerbelastung wird also im Grundsatz nur verschoben.
Hinweis: Kostet das neue Wirtschaftsgut weniger als die Entschädigungszahlung, dürfen die stillen Reserven nur anteilig auf die Ersatzbeschaffung übertragen werden.
Auf welche Dokumentationspflichten müssen Unternehmen achten?
Die Bildung der Ersatzbeschaffungsrücklage muss von Unternehmen steuerlich dokumentiert werden. Betriebe dürfen in der Handelsbilanz keine entsprechende Buchung vornehmen. Zudem sollten Unternehmen ihre Ersatzbeschaffungsabsicht belegen können, zum Beispiel anhand von Herstellerangeboten, Korrespondenz mit Lieferanten oder internen Investitionsbeschlüssen.
Beispiel
Ein Brand hat eine Maschine im Anlagevermögen von Unternehmen U vollständig zerstört. Der Buchwert der Maschine betrug zu diesem Zeitpunkt 20.000 Euro. Die Versicherungsentschädigung in Höhe von 60.000 Euro ist echter Schadensersatz und damit nicht umsatzsteuerbar. Unternehmen U plant, Anfang des nächsten Jahres eine neue funktionsgleiche Maschine zu kaufen. Die Anschaffungskosten netto betragen 100.000 Euro zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer 19.000 Euro, also brutto 119.000 Euro. Unternehmen U ist zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Die aufgedeckten stillen Reserven betragen:
Versicherungsentschädigung: 60.000 Euro
Abzüglich steuerlicher Restbuchwert 20.000 Euro
Ergibt aufgedeckte stille Reserven 40.000 Euro.
1. Buchung des Ausscheidens der alten Maschine
| 6230 außerplanmäßige Abschreibungen auf Sachanlagen 20.000 Euro | an | 0440 Maschinen 20.000 Euro |
2. Buchung der Versicherungsentschädigung
| 1800 Bank 60.000 Euro | an | 4970 Versicherungsentschädigungen und Schadensersatzleistung 60.000 Euro |
3. Buchung der Ersatzbeschaffungsrücklage
| 6928 Einstellung in die Rücklage für Ersatzbeschaffung nach R 6.6 EStR 40.000 Euro | an | 2982 Rücklage für Ersatzbeschaffung 40.000 Euro |
4. Anschaffung der neuen Maschine
| 0440 Maschinen 100.000 Euro | ||
| 1400 abziehbare Vorsteuer 19.000 Euro | an | 70000 Kreditor Lieferant L 119.000 Euro |
5. Übertragung der Rücklage nach R 6.6 EStR auf die neue Maschine
| 2982 Rücklage für Ersatzbeschaffung 40.000 Euro | an | 0440 Maschinen 40.000 Euro |
Durch die Übertragung der Rücklage auf die neue Maschine sinkt die Abschreibungsbasis von 100.000 Euro Anschaffungskosten netto auf nur noch 60.000 Euro. Die im Vorjahr gebildete Rücklage ist damit in der Steuerbilanz vollständig aufgelöst.
Darstellung auf den Konten in der Steuerbilanz
| 6230 außerplanmäßige Abschreibungen auf Sachanlagen | Soll | Haben |
| 20.000 Euro |
| 0440 Maschinen | Soll | Haben |
| Anfangsbestand | 20.000 Euro | |
| 1. | 20.000 Euro | |
| 4. | 100.000 Euro | |
| 5. | 40.000 Euro |
| 1800 Bank | Soll | Haben |
| 2. | 60.000 Euro |
| 4970 Versicherungsentschädigungen und Schadensersatzleistung | Soll | Haben |
| 2. | 60.000 Euro |
| 6928 Einstellung in die Rücklage für Ersatzbeschaffung nach R 6.6 EStR | Soll | Haben |
| 3. | 40.000 Euro |
| 2982 Rücklage für Ersatzbeschaffung | Soll | Haben |
| 3. | 40.000 Euro | |
| 5. | 40.000 Euro |
| 1400 Abziehbare Vorsteuer | Soll | Haben |
| 4. | 19.000 Euro |
| 70000 Kreditor L | Soll | Haben |
| 4. | 119.000 Euro |