Finanzbuchhaltung Plan-Ist-Vergleich: Mit simplem Controlling durch die Krise

Wenn das Kalkulieren dem Spekulieren gleichkommt: Angesichts steigender Kosten und unsicherer Lieferketten fragen sich derzeit viele Handwerksbetriebe, ob und wie sie ihren Erfolg überhaupt noch langfristig planen können. Die passende Antwort ist leichter zu finden, als viele glauben: in der Finanzbuchhaltung.

In der Praxis wird der Plan-Ist-Vergleich häufig monatlich durchgeführt. - © motorradcbr - stock.adobe.com

Erst die Corona-Pandemie, jetzt der Krieg gegen die Ukraine: Europas Wirtschaft knabbert derzeit an den Folgen. Gerade jetzt möchten Firmen ihre Chancen und Risiken genau kennen, um ihr Geschäft souverän durch diese Phase zu steuern.

Was viele nicht wissen: Die meisten Unternehmen haben bereits alles im Haus, was sie für ein erfolgreiches Risikomanagement benötigen. Die Zahlen aus der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA), eine professionelle Rechnungswesen-Software und der Plan-Ist-Vergleich als Controlling-Methode reichen bereits aus.

Worum geht es beim Plan-Ist-Vergleich?

Beim Plan-Ist-Vergleich handelt es sich um eine spezielle Auswertung der BWA-Zahlen. Betriebe vergleichen dabei regelmäßig ihre Soll-Werte – also wo sie laut Plan jetzt stehen müssten – mit dem tatsächlichen Stand.

Für wen ist die Methode geeignet?

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eignet sich der Plan-Ist-Vergleich besonders, denn:

  • Betriebe stützen sich dabei auf aktuelle und belastbare Zahlen, die sie ohnehin schon im Haus haben: die Daten aus ihrer Betriebswirtschaftlichen Auswertung.
  • KMU können ihre Plan- und Ist-Zahlen mit jeder professionellen Rechnungswesen-Software einfach auswerten.
  • Betriebe sind damit in der Lage, auch ohne Controlling-Know-how ihr Unternehmen zielgenau zu steuern.

Wie funktioniert der Plan-Ist-Vergleich?

Schritt 1

Unternehmen legen ihre Geschäftsziele fest – beispielsweise eine Ertragssteigerung um vier Prozent. Dieses Geschäftsziel behalten sie übers Jahr hinweg mit dem Plan-Ist-Vergleich im Blick. Doch Achtung: Den Ertrag können Handwerksbetriebe nur indirekt beeinflussen – zum Beispiel, wenn sie neue Kunden gewinnen, um den Umsatz zu steigern.

Schritt 2

Handwerksbetriebe leiten monatliche Zielwerte ab. Wenn das Unternehmen die Ertragssteigerung über höhere Umsätze erreichen will, ist der Umsatzerlös die zentrale Kennzahl für den Plan-Ist-Vergleich. Unternehmen brechen die Gesamtwerte auf die einzelnen Monate herunter. Als Basis für die Planzahlen nutzen sie die BWA-Daten aus dem Vorjahr und erhöhen die Werte für den Umsatzerlös dementsprechend pro Monat. Der Vorteil: Saisonale Schwankungen sind damit automatisch berücksichtigt, weil diese auch schon im Jahr zuvor aufgetreten sind. Achtung: Das Jahresziel hängt natürlich von weiteren geschäftlichen Faktoren ab. Ändern sich zum Beispiel die Personalkosten, hat das einen Einfluss auf das Geschäftsergebnis. Deshalb sollten Unternehmen mit Planwerten für alle BWA-Positionen arbeiten.

Schritt 3

Das Unternehmen prüft regelmäßig – einmal im Monat – die Entwicklung. Weichen die Ist-Werte von den Planzahlen ab, sollte das Unternehmen genauer hinschauen.

Schritt 4

Wenn letzteres aus Schritt #3 zutrifft, ist das Ziel gefährdet. Aber auch, wenn der Betrieb bessere Ergebnisse erzielt, als erwartet, sollte die Geschäftsführung herausfinden, woran das liegt. Möglicherweise verbergen sich dahinter unerwartete Geschäftschancen.

Schritt 5

Bleibt das Unternehmen hinter dem Plan zurück, stellt sich die Frage, wie es wieder auf Kurs kommt. Bieten sich dafür mehrere Maßnahmen an, muss der Geschäftsführer entscheiden, welche am geeignetsten ist. Dafür analysiert er mit dem Plan-Ist-Vergleich verschiedene mögliche Szenarien und prüft die Auswirkung jeder möglichen Lösung.

Schritt 6

Das Unternehmen setzt die Maßnahmen um und prüft monatlich, ob es damit auf Kurs bleibt. Erfolgreiche Betriebe nutzen einen wiederholten Zyklus aus Prüfung und Steuerung, um ihre Ziele zu erreichen.  

Wie kann ein Szenario aussehen, um negative Effekte abzufangen?

Wie ein mögliches Szenario aus Schritt 5 aussehen kann, zeigt ein Beispiel: Die Rohstoffpreise gehen aktuell durch die Decke. Die Kosten für Bauholz haben sich zuletzt verdoppelt.

Mit dem Plan-Ist-Vergleich-Szenario finden Handwerksbetriebe schnell heraus, wie sich diese veränderten Holzpreise auf ihren Ertrag auswirken und welche Folgen das fürs Betriebsergebnis hat. Dazu nutzt die Buchhaltung die aktuellen Planwerte für den Material- und Wareneinkauf und verdoppelt sie. Durch die höheren Warenpreise sinkt der Rohertrag und das vorläufige Ergebnis fällt niedriger aus als geplant.

Mit diesem Wissen können die Entscheider im nächsten Schritt überlegen, welche Möglichkeiten überhaupt in Frage kommen, um die Ziele noch zu erreichen. Handwerksbetriebe laufen nicht Gefahr, dass ihre Maßnahmen zu schwach sind oder sie über das Ziel hinausschießen. Die einfachste Möglichkeit wäre eine Preiserhöhung, mit der das Unternehmen den Erlös steigert. Aber machen die Kunden das auch mit? Stattdessen könnte sich der Einkauf um zusätzliche Lieferanten mit günstigeren Konditionen bemühen. Da der Betrieb die Gewinnlücke genau kennt, weiß der Einkäufer, um wie viel Prozent er die Kosten idealerweise senken muss. So kann er abschätzen, ob er in diesen Krisenzeiten einen Anbieter mit entsprechenden Preisen überhaupt finden kann. Oder der Betrieb kombiniert beide Maßnahmen und erhöht die Absatzpreise nur in einem Umfang, den der Markt auf jeden Fall toleriert.

Auf Kurs bleiben – mit den richtigen Zahlen im Blick

Das Beispiel zeigt: Controlling muss nicht kompliziert sein. Mit dem Plan-Ist-Vergleich gelingt es ganz einfach. Lediglich fundiert muss es sein – und dafür reichen die Zahlen aus der aktuellen Finanzbuchhaltung vollkommen aus.

Zum Autor: Florian Schmidt-Wudy ist Geschäftsleitungsmitglied und Bereichsleiter Personal, Finanzen und Recht sowie Syndikusrechtsanwalt bei Agenda Software.