Ab Januar 2016 müssen Unternehmer neue Regeln beim Lohnnachweisverfahren für die Unfallversicherung beachten. Die wichtigsten Neuerungen und Fristen im Überblick.
Auf Unternehmer kommt ab Januar 2016 eine "besondere Jahresmeldung zur Unfallversicherung" zu, die sie an die Einzugsstellen abgeben müssen. Grund: Der für die Prüfdienste der Rentenversicherung konzipierte Datenbaustein "Unfallversicherung" (DBUV) ist fehlerhaft und entfällt zum 31. Dezember 2015. Ein neues elektronisches Lohnnachweisverfahren wird dann ab 2017 eingeführt.
Doppelte Abgabe des Jahreslohnnachweises
Aus Sicherheitsgründen müssen die Unternehmen für eine Übergangszeit den Nachweis sogar doppelt abgeben. Neben dem elektronischen Jahreslohnnachweis (DEÜV) muss dieser zusätzlich entweder in Papierform oder via Extranet eingereicht werden. Die Übergangsphase dauert bis Ende 2018.
Erfreulich jedoch: In der gesetzlichen Unfallversicherung wird es auch künftig einen summarischen Lohnnachweis geben, keine Einzelmeldungen. Dieses vereinfachte Verfahren hat die Bundesregierung im "Fünften Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze" (5. SGB IV-ÄndG) bestätigt.
Das ist im Hinblick auf das neue elektronische Lohnnachweisverfahren zu beachten:
1. Lohnnachweis übermitteln
Für das kommende Jahr und damit den Lohnnachweis für 2015 gelten besondere Fristen. Laut §165 SGB VII müssen sie den Lohnnachweis innerhalb von sechs Wochen nach Ablauf des Kalenderjahres an ihre Unfallversicherung schicken, also bis spätestens Ende der zweiten Februarwoche 2016.
Ab 2017 gilt dann ein fester Stichtag. Jeweils bis zum 16. Februar des Folgejahres müssen Unternehmer dann die Arbeitsentgelte und die geleisteten Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter mit einem jährlichen Lohnnachweis melden. Hierzu nutzen sie ab Januar 2017 die elektronische Datenübertragung zu ihrem jeweiligen Unfallversicherungsträger.
2. Besondere Jahresmeldung
Außerdem muss der Arbeitgeber bereits ab Januar 2016 eine "besondere Jahresmeldung zur Unfallversicherung" (UV-Jahresmeldung) abgeben. Auch hier gilt jeweils der Stichtag 16. Februar. Diese UV-Jahresmeldung bezieht sich auf jeden einzelnen Arbeitnehmer und ersetzt den DBUV. Die Angaben aus der UV-Jahresmeldung nutzt ausschließlich der Prüfdienst der Rentenversicherung.
Die Meldung enthält folgende Angaben:
- Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers
- Mitgliedsnummer des Unternehmens bei seinem Unfallversicherungsträger
- Gefahrtarifstelle
- Unfallversicherungspflichtiges Entgelt je beschäftigter Person (bis zur jeweiligen Höchstgrenze des Unfallversicherungsträgers)
Ausnahme: Unternehmer, die während der Kalenderjahres ihren Betrieb einstellen und deswegen alle Beschäftigungsverhältnisse dauerhaft beenden, müssen bereits mit der nächsten Entgeltabrechnung ihre Meldung abgeben, spätestens aber innerhalb von sechs Wochen. Der Stichtag 16. Februar des Folgejahres gilt in diesem Fall nicht.
3. Doppelte Abgabe
Für die Meldejahre 2016 und 2017 hat das zur Folge, dass die Arbeitgeber sowohl den herkömmlichen (Papier- oder Extranet-) Lohnnachweis als auch den neuen elektronische Lohnnachweis erstatten müssen. Dadurch lässt sich eine ausreichende Erprobung des neuen elektronischen Lohnnachweisverfahrens und damit eine richtige und transparente Beitragsberechnung sicherstellen.
Ab dem Meldejahr 2019 soll der neue elektronische Lohnnachweis die alleinige Grundlage für die Beitragsbescheide der Unternehmen sein, rechnet die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV).
4. Stammdatei
Zur Unterstützung der Unternehmer werden die Strukturdaten zur Veranlagung ihrer Unternehmen künftig in einer Stammdatendatei, die von der DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V.) zum Januar 2017 errichtet wird, zum Abruf zur Verfügung gestellt. Weitere Informationen bei der DGUV. dguv/bgn/dhz