Recht -

Aufzeichnungspflicht Nach Urteil: Praxisfragen zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung

Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter zu erfassen. Das stellte das Arbeitsgericht Emden erst kürzlich in einem Urteil klar. Für zahlreiche Handwerksbetriebe bestand schon vorher eine Aufzeichnungspflicht. Bleibt für sie also alles beim Alten? Die Rechtsanwältin Juliane Krafft beantwortet im DHZ-Interview wichtige Rechtsfragen.

DHZ: Das Emdener Arbeitsgericht (Arbeitsgericht Emden v. 20.02.2020, Az. 2 Ca 94/19) hat kürzlich geurteilt, dass Arbeitgeber generell verpflichtet sind, die Arbeitszeit aller Mitarbeiter zu erfassen . Es handelt sich zwar "nur" um eine erste erstinstanzliche Entscheidung eines deutschen Gerichtes, dennoch könnten sich auch andere Gerichte dieser Meinung anschließen. Für Arbeitgeber, die Minijobber beschäftigen oder in den in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereichen tätig sind, gilt ohnehin bereits, dass sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für alle Beschäftigten zeitnah festhalten mussten. Bleibt für sie also alles beim Alten?

Juliane Krafft: Für Arbeitgeber, die bereits Spezialregelungen zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten unterliegen, weil sie beispielsweise in bestimmten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen tätig sind, wird sich voraussichtlich nichts ändern, da Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit auch im Rahmen einer allgemeinen Arbeitszeiterfassung die zu erfassenden Daten sein werden. Allerdings waren von diesen Aufzeichnungspflichten bislang nur ausgewählte Arbeitsverhältnisse betroffen. Daneben sieht § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) eine Aufzeichnung (lediglich) der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Arbeitszeit, also Mehrarbeit vor. Darüber hinaus existiert eine generelle Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung, wie das Arbeitsgericht Emden sie in seiner Entscheidung annimmt, bislang im deutschen Recht nicht. Diese Entscheidung ist damit – soweit ersichtlich – die Erste, die auf der Grundlage des bereits viel diskutierten EuGH-Urteils zur Arbeitszeiterfassung (Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18) und in unmittelbarer Anwendung europäischen Rechts eine generelle Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung vorsieht.

DHZ: In welcher Form müssen Arbeitgeber die Aufzeichnungen dokumentieren?

Krafft: Bestimmte Vorgaben zur Form der Arbeitszeiterfassung existieren nicht. Der EuGH hat in der vorgenannten Entscheidung von einem "objektiven", "verlässlichen" und "zugänglichen" System gesprochen, wobei diese Kriterien eher die allgemeinen Anforderungen an die Zeiterfassung beschreiben und keine konkrete Form vorgeben. So muss das Zeiterfassungssystem also unter anderem zuverlässig, nachvollziehbar und für den Arbeitnehmer zugänglich sein. Ob die Erfassung aber nun mittels eines elektronischen Systems, durch händisch erstellte Stundenzettel oder in einer anderen Form erfolgt, ist nicht vorgegeben und hängt auch von den jeweiligen Einzel- und Besonderheiten des Unternehmens, der Arbeitnehmer und Tätigkeiten ab. Der Außendienst- oder Homeoffice-Mitarbeiter kann sich beispielsweise nicht jeweils zu Arbeitsbeginn und -ende an der "Stechuhr" am Unternehmenssitz ein- und ausstempeln.

DHZ: Dürfen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter anweisen, die Arbeitszeiten eigenständig festzuhalten?

Krafft: Im Rahmen der bislang geltenden Aufzeichnungspflichten ist eine Delegation an die Mitarbeiter in der Regel anerkannt. Dies gilt erst recht, wenn – um sich wieder am Beispiel der Außendienst- oder Homeoffice-Mitarbeiter zu bedienen – dem Arbeitgeber eine Erfassung der Arbeitszeit gar nicht möglich ist. Allerdings muss der Arbeitgeber in diesem Fall dafür Sorge tragen, dass die Arbeitszeit tatsächlich durch die Mitarbeiter aufgezeichnet wird. Außerdem müssen die durch die Mitarbeiter selbst aufgezeichneten Daten im Nachgang durch den Arbeitgeber gegebenenfalls noch aufbereitet oder in eine Form überführt werden, die den Dokumentationsanforderungen gerecht wird. 

DHZ: Wie können Arbeitgeber in diesem Fall sicherstellen, dass die Angaben vollständig und richtig sind?

Krafft: Stichprobenartige Kontrollen der Aufzeichnungen durch den Arbeitgeber sind das eine. Das Vertrauen, dass Mitarbeiter ihre Zeiten korrekt erfassen, gehört sicherlich auch dazu. Unter Umständen wird es einen Mechanismus geben müssen, wie sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer zunächst intern auseinanderzusetzen haben, wenn sie meinen, dass Zeiten nicht richtig aufgezeichnet wurden. Allerdings besteht die Idee einer generellen Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung unter anderem darin, eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit und Einhaltung der Ruhezeiten sicherzustellen. Insofern ist die Arbeitszeit im Sinne von Höchstarbeits-, Mindestruhezeiten und Arbeitsschutz von der vergütungspflichtigen Arbeitszeit zu unterscheiden. Das Interesse von Mitarbeitern, diese Zeiten unrichtig zu erfassen, dürfte eher gering sein. Zudem findet eine Delegation der Arbeitszeiterfassung auf Mitarbeiter im Rahmen der bereits geltenden Aufzeichnungspflichten auch schon statt.

DHZ: Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Krafft: Die derzeitigen Aufzeichnungspflichten sehen eine Aufbewahrungsdauer von mindestens zwei Jahren vor. Diese Dauer entspricht der Frist für die Verjährung der Ordnungswidrigkeiten des ArbZG, also der Verjährungsfrist für die Verfolgung von Verstößen gegen das ArbZG und der Ahndung der entsprechenden Bußgelder. Es dürfte davon auszugehen sein, dass diese Aufbewahrungsdauer auch für eine allgemeine Arbeitszeiterfassung gelten wird. 

DHZ: Welche Konsequenzen drohen bei einem Verstoß?

Krafft: Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten stellen Ordnungswidrigkeiten dar, welche mit Bußgeldern geahndet werden. Darüber hinaus – und das war auch Grundlage der Entscheidung des Arbeitsgerichts Emden – ist der Arbeitgeber im Falle eines Rechtsstreits um die Vergütung von Arbeitszeit gegebenenfalls im Nachteil. Nach der Entscheidung des Arbeitsgerichts Emden besteht im Vergütungsprozess eine sogenannte abgestufte Darlegungs- und Beweislast, das heißt, dass der Arbeitnehmer zunächst darlegen muss, wann beziehungsweise wieviel er gearbeitet hat und der Arbeitgeber muss seinerseits darlegen können, ob dies zutrifft. Kommt der Arbeitgeber seiner Verpflichtung zur Zeiterfassung nicht nach, kann er diese sogenannte sekundäre Darlegungs- und Beweislast nicht erfüllen und die Behauptungen des Arbeitnehmers gelten als zutreffend.

DHZ: Bislang galten Ausnahmen von der Aufzeichnungspflicht für Arbeitnehmer, deren Bruttomonatsgehalt oberhalb eines bestimmten Schwellenwerts lag. Auch die Arbeitszeiten von Ehegatten, eingetragenen Lebenspartnern sowie von mitarbeitenden Kindern oder Eltern des Arbeitgebers mussten nicht dokumentiert werden. Bringt das Urteil des Emdener Arbeitsgerichts auch hier Änderungen mit sich?

Krafft: Der Entscheidung des Arbeitsgerichts Emden lässt sich hierzu nichts Konkretes entnehmen. Die genannten Ausnahmen ergeben sich unter anderem aus Zusatzverordnungen zum Mindestlohngesetz (MiLoG) und sollen den Aufwand für Arbeitgeber bei der Arbeitszeiterfassung dort reduzieren, wo ein Verstoß gegen die Vorschriften des MiLoG nicht unbedingt zu befürchten ist beziehungswiese man sich außerhalb des Niedriglohnsektors befindet. Die Spezialregelungen zu den Aufzeichnungspflichten nach dem MiLoG sollen insbesondere gewissen branchenspezifischen Besonderheiten gerecht werden und die Einhaltung des Mindestentgelts sicherstellen. Wenn eine allgemeine Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung besteht, soll diese nicht nur (branchenspezifisch) den Mindestlohn sicherstellen und erfolgt damit auch vor einem anderen Hintergrund, erhöht jedoch zugleich den Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber. Es bleibt daher abzuwarten, ob die bestehenden Ausnahmen beibehalten werden.

DHZ: Welche weiteren Änderungen erwarten Sie durch die Umsetzung des EuGH-Urteils zur Arbeitszeiterfassung?

Krafft: Es bedarf einer entsprechenden Umsetzung in das deutsche Recht, also einer Anpassung des ArbZG, welche eine generelle Verpflichtung der Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung vorsieht. Diese dürfte jedoch voraussichtlich größtenteils an die bereits bestehenden Regelungen zur Arbeitszeiterfassung anknüpfen. Abzuwarten bleibt, ob es Ausnahmen für bestimmte Tätigkeiten oder Unternehmen geben wird. Der EuGH hatte in seiner Entscheidung eine solche Möglichkeit grundsätzlich vorgesehen. Interessant wird sein, welche (technischen) Umsetzungsmöglichkeiten die einzelnen Unternehmen zur Zeiterfassung nutzen oder vielleicht sogar entwickeln werden, natürlich spielt hierbei auch die Berücksichtigung des Datenschutzrechts eine relevante Rolle.

Rechtsanwältin Juliane Krafft unterstützt das Team von Rödl & Partner in München in den Bereichen Individual- und Kollektivarbeitsrecht, IP- und Datenschutzrecht sowie Gesellschaftsrecht jeweils im M&A-Transaktionskontext und in der Einzelberatung von Mandanten.

Sie nutzen ein kostenloses Angebot der Deutschen Handwerks Zeitung. Die hier bereitgestellten Informationen wurden mit größter Sorgfalt recherchiert und zusammengestellt. Sie ersetzen jedoch keine fachliche Beratung. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei auch um Informationen aus unserem Archiv handeln kann, die sich im Laufe der Zeit überholt haben. Die Aktualität eines Artikels wird auf unserer Internetseite stets über der Überschrift angezeigt.

Individuelle Fragen kann und wird die Redaktion nicht beantworten.

© deutsche-handwerks-zeitung.de 2020 - Alle Rechte vorbehalten