Das Thema Arbeitszeiterfassung steht zurzeit in vielen Unternehmen auf der Agenda. Angestoßen wurde dies im Mai vergangenen Jahres durch ein EuGH-Urteil, demnach die Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden Pflicht ist. Vielerorts wurde eine Angleichung des deutschen Arbeitszeitgesetzes erwartet, um dem Urteil Rechnung zu tragen. Bis heute steht diese Änderung jedoch aus. Nun ist ein Urteil vor dem Arbeitsgericht Emden gefallen und dieses macht deutlich: Arbeitszeiterfassung ist schon heute Pflicht.
Gastautor Michael Stausberg
Eine deutliche Aufforderung an die Regierung: Diese erging Anfang des Jahres in einem Gutachten zur Arbeitszeiterfassung . Die Juristen Volker Rieble und Stephan Vielmeier fordern darin eine baldige Anpassung des nationalen Rechtes. "Regulatorische Untätigkeit", so die Experten, werde ansonsten durch deutsche Arbeitsgerichte beantwortet. Damit sollten die Juristen Recht behalten. Denn nun hat ein Urteil des Emdener Arbeitsgerichtes (Arbeitsgericht Emden v. 20.02.2020, Az. 2 Ca 94/19) deutlich gemacht, dass die Arbeitszeiterfassung längst Pflicht ist.
Rechtliche Grundlage
Wie ist die aktuelle Rechtslage? Und welche Gesetze sind bei der Arbeitszeiterfassung von Bedeutung? Diese Fragen beschäftigen seit dem EuGH-Urteil vom Mai 2019 (Az. C-55/18) viele Unternehmen. Für Deutschland entscheidend sind zunächst die Charta der Grundrechte der Europäischen Union (GrCH) und das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Diese legen grundsätzlich eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit, das Recht auf Ruhezeiten sowie die Pflicht zum Nachweis dieser Zeiten fest. Daraus ergibt sich laut dem Emdener Arbeitsgericht ganz unabhängig vom EuGH-Urteil die Pflicht zu einer umfassenden Arbeitszeiterfassung. Beim Urteil handelt es sich demnach um eine Konkretisierung des gültigen Rechtes, die auch ohne eine Angleichung des deutschen Gesetzes bereits heute wirksamist. In Luxemburg ging es nicht um die Pflicht zur Zeiterfassung als solche, sondern um die Kriterien, die ein System bieten muss, nämlich:
- Objektivität
- Verlässlichkeit
- Zugänglichkeit
Bautagebuch reicht nicht aus
Insbesondere für die Baubranche steckt im Emdener Urteil noch ein entscheidender weiterer Hinweis. Denn beim aktuellen Fall klagte ein Arbeitnehmer, der kurzzeitig als Bauhelfer angestellt war. Nach Ende der Tätigkeit differierten die vom Arbeitnehmer privat aufgezeichneten Zeiten mit denen, die im Bautagebuch vermerkt waren. Der Lohn wurde auf Grundlage des Bautagebuchs errechnet und der Bauhelfer verlangte nun eine Nachzahlung. Das Emdender Gericht gab dem Kläger Recht. Denn in der Regel eigne sich ein Bautagebuch, wie das im aktuellen Fall vorgelegte, nicht zur Arbeitszeiterfassung. Der Bauablauf wurde dokumentiert, nicht aber die individuellen Arbeitszeiten inklusive Fahrt- und Rüstzeiten.
Für Unternehmen bedeutet dies, dass die Anschaffung eines Zeiterfassungssystems nicht mehr aufgeschoben werden sollte. Allerdings ist hierbei darauf zu achten, dass die vom EuGH festgelegten Kriterien erfüllt werden. Nur so können Unternehmen sich auch im Falle einer juristischen Auseinandersetzung sicher sein, dass ihre Dokumentation beweiskräftig ist und anerkannt wird.
Passende Lösung für Unternehmen
Die Objektivität wird in der Regel durch eine technische Vorrichtung sichergestellt, die für die korrekte Erfassung der betreffenden Uhrzeit sorgt, beispielsweise durch einen zuverlässigen Zeitstempel.
Die Verlässlichkeit muss zunächst auf technischer Basis gewährleistet sein. Das genutzte System muss jederzeit funktionstüchtig sein. Zudem ist die Verfügbarkeit der Zeiterfassungslösung stets sicherzustellen. Ob ein Mitarbeiter im Büro tätig ist, sich im Homeoffice oder auf der Baustelle aufhält, ist nicht von Bedeutung. Hier sind webbasierte Zeiterfassungslösungen gefragt, die beispielsweise über eine Smartphone-App von unterwegs bedient werden können. Darüber hinaus ist die Manipulationssicherheit ein wichtiges Kriterium.
Nicht zuletzt muss ein Zeiterfassungssystem für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen zugänglich sein, damit beide Seiten einen Überblick über die geleisteten Stunden haben. Hier empfiehlt sich ein persönlicher Zugang für jeden Mitarbeiter, über den Stundenzettel, Arbeitskonten, Reisekostenabrechnungen sowie die gespeicherten Personenstammdaten eingesehen werden können.
Gerade der Schutz der personenbezogenen Daten ist mit Blick auf die Datenschutzgrundverordnung ( DSGVO) wichtig. Um sie zu schützen, müssen technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) getroffen worden sein. Dies kann beispielsweise ein Rechte- und Rollenkonzept sein, nach dem nur zugriffsberechtigte Mitarbeiter wie der direkte Vorgesetzte, die Personalabteilung und der Arbeitnehmer selbst die Daten einsehen können. Die DSGVO-Grundsätze Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit sollten bei der Wahl einer Lösung ebenfalls berücksichtigt werden.
Fazit
Rund ein Jahr nach dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung hat das Arbeitsgericht Emden Fakten geschaffen und verdeutlicht, dass die Dokumentation der Arbeitszeit auch ohne eine Anpassung des deutschen Rechtes verpflichtendist. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Unternehmen bei ihrer Lösung auf Objektivität, Verlässlichkeit und Zugänglichkeit achten, aber auch die Anforderungen der DSGVO im Blick behalten.
Michael Stausberg ist Geschäftsführer
der virtic GmbH & Co. KG in Dortmund.