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Ende der Mehrwertsteuerreform MwSt-Erhöhung 2021: Wie Sie die Rückkehr zu 19 Prozent gut meistern

Die Mehrwertsteuersenkung auf 16 Prozent hat die meisten Unternehmer kalt erwischt. Auf die MwSt-Erhöhung bzw. Rückkehr zu 19 Prozent zum Jahreswechsel 2020/2021 können sie sich nun besser vorbereiten. Was Unternehmer schon jetzt prüfen und in die Wege leiten können.

Dieser Artikel ist Bestandteil des Themenpakets Coronavirus

Die Mehrwertsteuerreform war prinzipiell eine gute Idee. Zum einen sollte die Nachfrage nach Waren und Dienstleistungen von Privatkunden wegen der günstigeren Preise gesteigert werden. Zum anderen können durch die Corona-Krise finanziell belastete Unternehmer ihre Gewinnspanne erhöhen, sofern sie die geringere Mehrwertsteuer nicht an die Kunden weitergeben und die alten Preise beibehalten. Doch die Mehrwertsteuerreform ist bis zum Ende des Jahres begrenzt, einer möglichen Verlängerung erteilte Kanzlerin Angela Merkel eine Absage. Deshalb müssen Unternehmer unbedingt schon heute an morgen denken.

Auslaufen der Mehrwertsteuerreform: Frühzeitig mit der Planung beginnen

Auch wenn es bis zum Auslaufen der Mehrwertsteuerreform noch knapp vier Monate dauert, sollten Unternehmer bereits heute mit den Vorbereitungen beginnen, um in ihren Rechnungen ab 1. Januar 2021 den richtigen Mehrwertsteuersatz auszuweisen.

Derzeit fallen als Regelsteuersatz 16 Prozent Umsatzsteuer an, beim ermäßigten Steuersatz sind es fünf Prozent. Ab 1. Januar 2021 muss dann wieder der Regelsteuersatz von 19 Prozent und als ermäßigte Umsatzsteuer der siebenprozentige Umsatzsteuersatz in Rechnungen ausgewiesen werden.

Damit es mit der Umstellung von den bisherigen auf die neuen Umsatzsteuersätze ab 1. Januar 2021 ohne Verzögerungen klappt, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

Empfehlung 1: Betroffene Systeme identifizieren

Lokalisieren Sie, in welchen Buchhaltungssystemen die neuen Umsatzsteuersätze ab 1. Januar 2021 hinterlegt werden müssen (z.B. elektronische Kasse, PC-Kasse, Buchhaltungsprogramm, Software, mit der Rechnungen erstellt werden). 

Empfehlung 2: Frühzeitig Termin vereinbaren

Beantragen Sie frühzeitig mit dem Hersteller dieser Produkte einen Termin, an dem die Umstellung stattfinden kann. Frühzeitig sollte der Termin deshalb vereinbart werden, weil Sie am 1. Januar 2021 nicht der einzige Unternehmer sein werden, der Hilfe bei der Anpassung der Einstellungen zur Umsatzsteuer benötigt.

Praxis-Tipp: Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte eine Klausel in die Beauftragung aufnehmen, die vor einer Zahlungsverpflichtung schützt, sollte die Mehrwertsteuersenkung entgegen der Ankündigung von Kanzlerin Merkel über den 31. Dezember 2020 hinaus verlängert werden und der Termin zur Anpassung durch das Fachunternehmen nicht notwendig werden. Letztlich bleibt abzuwarten, wie sich die Wirtschaft nach der Corona-Krise oder infolge einer befürchteten zweiten Welle entwickelt.

Empfehlung 3: Offene Aufträge prüfen

Teilen Sie die einzelnen Leistungen, die zum Jahreswechsel noch offen sind oder sich in Bearbeitung befinden auf und legen Sie zusammen mit Ihrem Steuerberater fest, wie die Rechnungsstellung aussehen muss. Hintergrund: Die neuen Umsatzsteuersätze 2021 werden nur fällig, wenn eine Lieferung oder Leistung ab dem 1. Januar 2021 ausgeführt (beendet) wird.

Beispiel: Sie haben im Oktober 2020 einen Auftrag von einem Kunden über netto 5.000 Euro erhalten, der voraussichtlich im Januar 2021 abgeschlossen wird. Folge: Da die Leistung im Januar 2021 als ausgeführt gilt, müssen Sie in der Rechnung 19 Prozent Umsatzsteuer ausweisen.

Variante: Sie haben im Oktober 2020 einen Auftrag von einem Kunden über netto 5.000 Euro erhalten, der im Dezember 2020 abgeschlossen wird. Die Rechnungsstellung erfolgt aber frühestens im Januar 2021. Folge: Da die Leistung im Dezember 2020 als ausgeführt gilt, müssen Sie in der Rechnung 16 Prozent Umsatzsteuer ausweisen. Der Zeitpunkt der Rechnungsstellung spielt bei der Frage nach dem korrekten Umsatzsteuersatz keine Rolle.

Empfehlung 4: Aufgaben delegieren

Da Sie als Betriebsinhaber andere Aufgaben wahrnehmen sollten, empfiehlt es sich, geeignetes Personal auszusuchen, das die Umsetzung der Beendigung der Mehrwertsteuersenkung verantwortlich betreut. Am besten wären zwei Mitarbeiter, damit immer ein Ansprechpartner greifbar ist.

Praxis-Tipp: Kümmern Sie sich frühzeitig um eine geeignete Schulung des ausgewählten Personals. Selbst wenn die Mehrwertsteuererhöhung bzw. die Rückkehr zu 19 Prozent Mehrwertsteuer wider Erwarten ausbleibt, lohnen sich spezielle Schulungen. Denn irgendwann wird der Tag kommen, an dem Sie wieder zurück zum 19-prozentigen bzw. siebenprozentigen Umsatzsteuersatz wechseln müssen. Bei frühzeitiger Schulung Ihres Personals, können Sie dem gelassen entgegensehen.

Vorsicht bei Vereinbarung von Teilleistungen im zweiten Halbjahr 2020

Erbringen Sie Handwerkerleistungen an Privatkunden und haben einen Nettobetrag plus Umsatzsteuer vereinbart, werden diese Kunden verständlicherweise darauf pochen, dass die Leistung noch im Jahr 2020 abgeschlossen (ausgeführt) wird, damit nur 16 Prozent Umsatzsteuer fällig werden.

Ist der Abschluss der gesamten Leistung in 2020 nicht mehr zu schaffen, kommt alternativ die Ausführung und Abrechnung von Teilleistungen im Zeitraum zwischen dem 1. Juli 2020 und dem 31. Dezember 2020 in Betracht. In diesem Fall werden für im zweiten Halbjahr 2020 erbrachte Teilleistungen nur 16 Prozent Umsatzsteuer fällig und nur für den Restbetrag der in 2021 ausgeführten Leistungen muss der Privatkunde 19 Prozent Umsatzsteuer zum Nettorechnungsbetrag bezahlen.

Praxis-Tipp: Doch aufgepasst! Bei der letzten Mehrwertsteuererhöhung haben die Prüfer der Finanzämter gezielt Ausschau nach Gefälligkeitsrechnungen gehalten. Das sind Rechnungen, bei denen Teilleistungen mit einem niedrigeren Umsatzsteuersatz abgerechnet werden, obwohl die Voraussetzungen für Teilleistungen gar nicht erfüllt waren. Vereinbaren Sie mit Privatkunden also nur dann Teilleistungen, wenn die Voraussetzungen tatsächlich erfüllt sind. Sonst bleiben Sie bei einer späteren Prüfung durch das Finanzamt schlimmstenfalls auf dem Differenzbetrag zwischen dem niedrigeren und dem höheren Umsatzsteuersatz sitzen. 

Um Teilleistungen im Zeitraum vom 1. Juli 2020 bis 31. Dezember 2020 mit 16 Prozent Umsatzsteuer abrechnen zu können, sind insbesondere die folgenden vier Voraussetzungen zu erfüllen:

  • Bei der Teilleistung muss es sich um einen wirtschaftlich abgrenzbaren Teil einer Werklieferung oder Werkleistungen handeln (wirtschaftliche Teilbarkeit).
  • Der Leistungsteil, muss, wenn er Teil einer Werklieferung ist, abgenommen worden sein (gesonderte Abnahme); ist er Teil einer Werkleistung, muss er vollendet oder beendet worden sein.
  • Es muss vereinbart worden sein, dass für Teile einer Werklieferung oder Werkleistung entsprechende Teilentgelte zu zahlen sind (gesonderte Vereinbarung).
  • Das Teilentgelt muss gesondert abgerechnet werden (gesonderte Abrechnung).

Ausführliche Informationen, welche Handwerkerleistungen wirtschaftlich überhaupt teilbar sind, kann einem Merkblatt des Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 2009 entnommen werden, das hinsichtlich der Teilleistungen nach wie vor gültig ist (abrufbar hier).

MwSt-Sonderfall: Betriebe mit Restaurantbetrieb

Stellen Handwerksbetriebe wie Bäckereien oder Metzgereien nicht nur Produkte her, sondern bieten in einem Restaurant oder Gastbereich auch Speisen zum Verzehr an, müssen in puncto Mehrwertsteuerreform folgende Punkte beachtet werden:

  • In der Zeit vom 1. Juli 2020 bis zum 30. Juni 2021 muss nicht mehr unterschieden werden, ob ein Kunde die Speisen vor Ort verzehrt oder ob er diese mitnimmt. Es muss für den Verkauf von Speisen in diesem Zeitraum generell nur der ermäßigte Steuersatz ausgewiesen werden (bis zum 31. Dezember 2020 also nur fünf Prozent).
  • Ab 1. Januar 2021 müssen Kassen und Buchhaltungssoftware angepasst werden. Er wird zwar bis zum 30. Juni 2021 nach wie vor nur die ermäßigte Umsatzsteuer fällig, ab 1. Januar 2021 dann aber wieder sieben Prozent.
  • Wichtig zu beachten: Diese Ausnahmeregelung zum ermäßigten Steuersatz in der Zeit vom 1. Juli 2020 bis 30. Juni 2020 gilt nur für den Verkauf von Speisen. Für Getränke muss wie bisher der Regelsteuersatz bei der Umsatzsteuer ausgewiesen werden.
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