Dürfen Bank- und Adressdaten von Mitarbeitern aufbewahrt werden? Und wie sieht es mit Informationen zur Gesundheit der Angestellten aus? Der Arbeitnehmerdatenschutz regelt, welche Daten von Betriebsinhabern und Geschäftsführern bedenkenlos gesammelt werden dürfen und welche tabu sind.
Von Datenschutz hat jeder schon einmal gehört, aber nur wenige wissen, dass es auch einen besonderen Beschäftigtendatenschutz gibt. Er gilt auch für die Arbeit mit Computern. Darum darf der jeweilige Arbeitgeber, egal ob Unternehmen oder Behörde, bei weitem nicht jede Art von Überwachung seiner Beschäftigten vornehmen, die er für richtig hält, und auch nicht alle Daten über Beschäftigte sammeln, die er gerne hätte. Darüber informiert die Themenreihe "Rechtsfragen im Netz" von irights.info und der EU-Initiative Klicksafe.
Jeder Arbeitgeber ist in einer besonderen Machtposition gegenüber seinen Beschäftigten, weshalb diese zusätzlichen Schutz ihrer Rechte benötigen. Elektronische Verfahren zur Verhaltenskontrolle machen es zugleich jedoch immer billiger und einfacher, Informationen über Arbeitnehmer oder Stellenbewerber zu sammeln und auszuwerten. Arbeitgeber dürfen zwar gewisse Daten zur Person und zur Einsatzfähigkeit ihrer Beschäftigten (hierunter fallen außer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern auch Auszubildende, Praktikanten, Bewerberinnen und Bewerber, Beamte, Zivil- und Freiwilligendienstleistende und sogar ehemals Beschäftigte in Bezug auf frühere Arbeitsverhältnisse) in Personalakten sammeln, müssen mit diesen Akten auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aber besonders sorgsam umgehen und dürfen sie grundsätzlich nicht an Dritte weiterleiten.
Möchte man nun wissen, welche Daten überhaupt in die Personalakten hineindürfen und welche nicht, muss man etwas genauer hinsehen und die Umstände des Einzelfalls mit bedenken. Es gibt bestimmte Daten, die bei jedem Arbeitsverhältnis erhoben werden müssen, andere dürfen nur unter bestimmten Voraussetzungen gesammelt werden und eine dritte Gruppe ist grundsätzlich tabu für den Arbeitgeber.
Essenzielle Daten über das Arbeitsverhältnis dürfen gesammelt werden
Ein besonderer Umstand ist zum Beispiel ein Arbeitsverhältnis. Arbeitgeber dürfen demnach Daten von Beschäftigten in dem Umfang erheben, verarbeiten und nutzen, wie das "für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist." (Bundesdatenschutzgesetz) Soweit es etwa für die Gehaltszahlung erforderlich ist, die Bankverbindung der oder des Beschäftigten zu kennen, darf der Arbeitgeber diese Bankdaten daher auch sammeln. Auch darf in Personalakten vermerkt sein, welchen Werdegang und welche Fähigkeiten ein Mitarbeiter hat.
Nicht zulässig ist es dagegen, das gesamte Verhalten der Beschäftigten am Arbeitsplatz zu protokollieren. Ohne Weiteres darf der Arbeitgeber deshalb zum Beispiel nicht darüber Buch führen, wann welche Beschäftigten mit dem Auto in die Tiefgarage des Unternehmens fahren. Auch herkömmliche Zeiterfassungssysteme (elektronische "Stechuhren") dürfen ansonsten nur in Abstimmung mit dem jeweiligen Betriebs- oder Personalrat eingeführt und betrieben werden. Solche Vertretungen können die Beschäftigten allerdings erst ab einer Betriebsgröße von dauerhaft fünf Beschäftigten überhaupt bilden.
Welche weiteren Informationen über den Arbeitnehmer darf der Arbeitgeber nutzen?
Die oder der Beschäftigte kann eine ausdrückliche Einwilligung in das Sammeln und Nutzen seiner Daten auch dadurch geben, dass sie oder er das Sammeln durch eine vertragliche Vereinbarung dem Arbeitgeber gestattet (beispielsweise im Arbeitsvertrag) und keine stärker wirkende Regelung anderes besagt. Falls entweder
- das Betriebsverfassungsgesetz allgemein,
- eine Betriebsvereinbarung des jeweiligen Unternehmens oder
- eine Dienstvereinbarung der jeweiligen Behörde
eine solche Einwilligung verbietet oder den Fall bereits regelt, geht das im Verhältnis zum einzelnen Arbeitsvertrag vor.
Eine Einwilligung kann im Übrigen grundsätzlich nur ausdrücklich gegeben und jederzeit widerrufen werden. Sie gilt ausnahmsweise auch schon dann als "wortlos" gegeben, wenn eine Bewerberin oder ein Bewerber dem Arbeitgeber bereitwillig Daten mitteilt und dabei weiß, dass diese in der Personalakte oder auf andere Weise notiert werden sollen. Wer also in einem protokollierten Vorstellungsgespräch freiwillig angibt, kein Freund von Teamwork zu sein, gibt damit im Zweifel zugleich die Einwilligung, dass dies vermerkt wird. Problematisch ist die Frage, was mit "freiwillig" gemeint sein kann, denn viele Beschäftigte wissen nicht genau, welche Angaben der Arbeitgeber verlangen kann und wonach nicht gefragt werden darf.
Tipp: Da im Vorstellungsgespräch nicht klar sein wird, wofür Notizen verwendet werden, sollte man im Zweifel mit offenherzigen Informationen zum privaten Bereich eher zurückhaltend sein. Widerruft die oder der Betroffene später, müssen zumindest diejenigen Daten, die nur aufgrund der Einwilligung gespeichert wurden, gelöscht werden. dhz
Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz und Kontrolle im Betrieb finden Sie unter irgihts.info