Lohnsteuer anmelden und bescheinigen Lohnsteuersteuerbescheinigung vergessen oder falsch: Was jetzt?

Arbeitgeber müssen nach Ablauf des Kalenderjahres eine Lohnsteuerbescheinigung erstellen und diese elektronisch ans Finanzamt übermitteln. Stichtag hierfür war der 28. Februar – eigentlich. Was sich empfiehlt, wenn der Termin verschlafen oder nachträglich Fehler entdeckt wurden.

Die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung 2021 hätte eigentlich bis spätestens 28. Februar 2022 erfolgen müssen. - © Björn Wylezich - stock.adobe.com

Nach Ablauf des Kalenderjahrs 2021 erwartet das Finanzamt für jeden einzelnen Arbeitnehmer, für den ein selbstständiger Handwerker im Jahr 2021 Lohnsteuer vom Gehalt einbehalten und übermittelt hat, die elektronische Übermittlung einer Lohnsteuerbescheinigung 2021.

Für diese ist ein amtliches Formular zu verwenden, das vom Bundesfinanzministerium bereits im September 2020 veröffentlicht wurde (BMF, Schreiben v. 9.9.2020, Az. IV C 5 – S 2533/19/10030:002).

Arbeitgeber müssen also eine Ausfertigung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung 2021 ans Finanzamt übermitteln und eine Ausfertigung den einzelnen Arbeitnehmern aushändigen. Denn die Daten und Beträge, die in der Lohnsteuerbescheinigung 2021 erfasst sind, werden bei Abgabe einer Steuererklärung des Arbeitnehmers 2021 automatisch vom Finanzamt im Steuerbescheid erfasst.

Praxis-Tipp: Die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung 2021 ans Finanzamt hätte eigentlich bis spätestens 28. Februar 2022 erfolgen müssen. Die Betonung liegt auf dem Wörtchen "eigentlich". Denn wegen der aktuellen Problematiken Corona-Pandemie und Ukraine-Krieg ist dieser Abgabetermin bei einigen Selbstständigen in Vergessenheit geraten.

Übermittlungstermin vergessen: Was tun?

Sind Sie als selbstständiger Handwerker Arbeitgeber und haben den Termin am 28. Februar 2022 verschlafen, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

  • Holen Sie die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung 2021 schnellstmöglich nach.
  • Teilen Sie dem Finanzamt formlos die Gründe für die verspätete Übermittlung schriftlich mit (Krankheitsfälle, technische Probleme, etc.).

In diesem Fall dürfte die verspätete Abgabe keine weiteren Probleme nach sich ziehen. Holen Sie die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung 2021 nicht zeitnah nach, kann das Finanzamt eine Lohnsteuerprüfung anmelden und bei Ihnen vor Ort nach dem Rechten sehen.

Erstmalige Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung 2021?

Haben Sie erstmals 2021 Personal eingestellt oder haben Sie Ihren Betrieb im Jahr 2021 gegründet und müssen zum ersten Mal eine Jahresbescheinigung elektronisch ans Finanzamt übermitteln, ist Folgendes zu beachten:

  • Registrieren Sie sich online bei ELSTER.
  • Sie müssen zur Authentifizierung.
  • Die Authentifizierung kann einige Wochen dauern.

Was ist in die Jahresbescheinigung 2021 einzutragen?

Beim Ausfüllen der Jahresbescheinigung 2021 können Sie an den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums orientieren. Die Ausfüll-Spielregeln finden Sie im BMF-Schreiben vom 9.9.2019, Az. S 2378/19/10002:001). 

Ein Muster der Lohnsteuerbescheinigung 2021 finden Sie hier.

Auf folgende Besonderheiten beim Ausfüllen der Lohnsteuerbescheinigung 2021 ist hinzuweisen:

  • Unterbrechung der Beschäftigung

In Nummer 2 der Lohnsteuerbescheinigung 2021 ist im Feld Anzahl U die Anzahl der Unterbrechungszeiträume anzugeben, in denen ein Arbeitnehmer an mindestens fünf aufeinander folgenden Arbeitstagen keinen Anspruch auf Arbeitslohn hatte.

Wichtig: Hier sind nicht die Zeiträume zu bescheinigen, in denen er Arbeitnehmer Lohnersatzleistungen im Sinne des § 41 Abs. 1 Satz 4 EStG bezogen hat. Angaben zum Kurzarbeitergeld und zur Verdienstausfallentschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz sind in Nummer 15 der Lohnsteuerbescheinigung 2021 einzutragen.

  • Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte

Wichtig sind in der Lohnsteuerbescheinigung 2021 noch die Nummern 17 und 18. Dort sind Angaben zu steuerfreien und pauschal besteuerten Leistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz (im Fachjargon: erster Tätigkeitsstätte) zu bescheinigen. Da sich insbesondere zum steuerfreien Jobticket gesetzliche Änderungen ergaben haben, ist beim Ausfüllen der Nummern 17 und 18 Folgendes zu beachten:

  • Nummer 17: in Nummer 17 der Lohnsteuerbescheinigung 2021 sind Zuschüsse des Arbeitgebers zu bescheinigen, die dieser zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr zwischen Wohnung und Arbeit geleistet hat sowie für Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr (§ 3 Nr. 15 EStG).
  • Nummer 18: Hier sind nur die auf die Entfernungspauschale anzurechnenden und mit 15 Prozent pauschal besteuerten Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit einzutragen.

Praxis-Tipp: Sollten Sie mit den neuen Steuerspielregeln für solche Zuschüsse nach § 3 Nr. 15 bzw. nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG nicht vertraut sein, sollten Sie Ihren Steuerberater kontaktieren. Denn kommt es zu unterschiedlichen Angaben in der Steuererklärung des Arbeitnehmers für 2021 und der Lohnsteuerbescheinigung 2021 des Arbeitgebers, droht womöglich eine Lohnsteuerprüfung.

Lohnsteuerbescheinigung falsch: Was jetzt?

Stellen Sie nach elektronischer Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung 2021 fest, dass sich entweder in den Lohnsteueranmeldungen für 2021 oder in der Lohnsteuerbescheinigung 2021 Fehler eingeschlichen haben, stellt sich die Frage, wie Sie damit umgehen sollten.

Die Antwort darauf findet sich an verschiedenen Stellen im Einkommensteuergesetz. Bei Fehlern in der Lohnsteuerbescheinigung 2021 sind Sie dazu verpflichtet, diese nachträglich zu korrigieren oder zu stornieren (§ 93c Abs. 3 Satz 1 EStG). Eine mögliche Änderung des Lohnsteuerabzugszug für 2021 ist dagegen nach Übermittlung der ersten (fehlerhaften) Lohnsteuerbescheinigung 2021 nicht mehr möglich (§ 41c Abs. 4 EStG).

Je nachdem, ob fehlerhaft zu wenig oder zu viel Lohnsteuer im Jahr 2021 ans Finanzamt abgeführt wurde, ergeben sich folgende Konsequenzen:

  • Zu viel Lohnsteuer einbehalten: Wurde fälschlicherweise zu viel Lohnsteuer einbehalten und die Lohnsteuerbescheinigung ist bereits ans Finanzamt übermittelt, bekommt der Arbeitnehmer diese wieder erstattet, wenn er eine Steuererklärung für 2021 beim Finanzamt einreicht und Sie dem Finanzamt eine korrigierte Lohnsteuerbescheinigung 2021 übermitteln.
  • Zu wenig Lohnsteuer einbehalten: Wurde fehlerhaft zu wenig Lohnsteuer im Jahr 2021 einbehalten, schicken Sie eine korrigierte Lohnsteuerbescheinigung 2021 ans Finanzamt und zeigen das zusätzlich Ihrem für die Lohnsteuer zuständigen Betriebsstättenfinanzamt mit (§ 41c Abs. 4 EStG).

Änderung der Lohnsteueranmeldungen 2021

Sobald Sie die Lohnsteuerbescheinigung 2021 ans Finanzamt übermittelt haben, sind Änderungen in den bereits im Jahr 2021 ans Finanzamt übermittelten Lohnsteueranmeldungen nicht mehr möglich.