Hätten Sie es gewusst? Arbeitnehmer haben einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber ihnen die Lohn- und Gehaltsabrechnung erklärt. Doch welche Angaben müssen in der Entgeltabrechnung überhaupt enthalten sein? Und was tun, wenn die Abrechnung fehlerhaft ist? Ein kurzer Überblick.
Beschäftigte haben laut Gesetz Anspruch darauf, eine Entgeltabrechnung vom Arbeitgeber in Textform zu bekommen. Sowohl Lohnzettel als auch Gehaltsabrechnung gehören in die Kategorie der Entgeltabrechnung. Lohnzettel und Gehaltsabrechnung unterscheiden sich dabei in der Art der Vergütung. Beim Gehalt bleibt der monatliche Grundverdienst konstant, während beim Lohn der Auszahlungsbetrag von Monat zu Monat variieren kann – basierend auf geleisteten Arbeitsstunden oder produzierten Stückzahlen.
Welche Informationen finden sich auf der Entgeltabrechnung?
Die Entgeltabrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Das ist in Paragraf 108 der Gewerbeordnung festgelegt. Die Zusammensetzung beinhaltet vor allem Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse.
"Diese Angaben allein reichen aber nicht", sagt Kaarina Hauer von der Arbeitnehmerkammer Bremen. Hier kommt die sogenannte Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) ins Spiel. Sie legt genau fest, welche Daten in der Abrechnung enthalten sein müssen. Neben Namen und Anschrift des Arbeitgebers müssen Daten des Arbeitnehmers eingetragen sein – etwa die Adresse sowie Steuer- und Sozialversicherungsdaten.
Wie ist eine Entgeltabrechnung aufgebaut?
Grundsätzlich besteht eine Entgeltabrechnung in der Regel aus drei Abschnitten. Im Kopfteil finden sich Angaben zum Arbeitgeber und zum Beschäftigten. Der Hauptteil enthält Informationen zum Bruttolohn oder -gehalt, zu Sachbezügen, vermögenswirksamen Leistungen und betrieblicher Altersvorsorge. Zusätzlich werden Steuerfreibeträge, Kirchensteuerabzug, Sozialversicherungsbeiträge, persönliche Abzüge, Aufwandsentschädigungen und der Auszahlungsbetrag aufgeführt. Im Abschlussabschnitt sind die Kontodaten des Beschäftigten sowie die bisherige Gesamtsumme, die der Arbeitgeber im laufenden Jahr gezahlt hat, aufgeführt.
"Eine Gehaltsabrechnung umfasst zumeist zwei, ein Lohnzettel drei Seiten", sagt Gregor Felske, Payrolling-Spezialist beim Personaldienstleister Randstad. Auf der dritten Seite des Lohnzettels finden sich üblicherweise Angaben zu den geleisteten Arbeitsstunden oder der produzierten Stückzahl mit Datum und Uhrzeit.
Wann sollten Arbeitnehmer die Entgeltabrechnung prüfen?
Die Experten der Zeitschrift Finanztest (Ausgabe 02/2024) empfehlen, den Lohnzettel oder die Gehaltsabrechnung zumindest zu Jahresbeginn genau zu prüfen – oder immer dann, wenn sich Steuerdaten geändert haben, genauer zu überprüfen. Beschäftigte können der Abrechnung entnehmen, ob der Arbeitgeber etwa Freibeträge wie den Kinderfreibetrag oder Änderungen der Steuerklasse berücksichtigt hat.
Insbesondere, wenn die Höhe des monatlichen Gehalts schwankt – etwa bedingt durch Zuschläge für Nacht- oder Feiertagsarbeit – sollten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihre Abrechnung auch monatlich genauer ansehen. Sind alle Dienste oder geleisteten Überstunden erfasst und korrekt berechnet? Bei Lohnzetteln gilt besondere Vorsicht: "Wer Lohn bezieht, sollte prüfen, ob tatsächlich alle geleisteten Stunden aufgeführt sind", rät Felske.
Ratsam ist zudem ein Check, ob zugesagte Boni in der Abrechnung enthalten sind. Auch ein Blick auf die Zahl der Urlaubstage, die einem im laufenden Jahr noch zustehen, lohnt sich.
Was ist bei Fehlern in der Abrechnung zu tun?
Fehler werden in der nächsten Abrechnung korrigiert, oft gekennzeichnet mit "N" für Nachberechnung. Was viele nicht wissen: "Wenn Beschäftigte ihre Entgeltabrechnung nicht verstehen, haben sie einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber Ihnen das Dokument erläutert", sagt Kaarina Hauer. Weitere Anlaufstellen sind etwa Arbeitnehmerkammern oder Steuerberater. dpa