Meldepflicht bis 31. März Künstlersozialabgabe: Was Handwerksbetriebe wissen müssen

Wer 2025 mehr als 700 Euro an selbstständige Webdesigner, Fotografen oder Texter gezahlt hat, muss bis zum 31. März 2026 bei der Künstlersozialkasse melden – Fristverlängerung ausgeschlossen. Welche Zahlungen zählen, welche nicht – und wie sich die Bemessungsgrundlage optimieren lässt.

Die Künstlersozialabgabe (KSA) ist vielen Handwerksbetrieben kaum bekannt, kann aber schnell relevant werden. Denn auch Fotografen, Webdesigner und andere kreative Dienstleister zählen dazu. Wer im vergangenen Jahr mehr als 700 Euro an selbstständige Künstler oder Publizisten gezahlt hat, muss diese Entgelte bis zum 31. März 2026 bei der Künstlersozialkasse (KSK) melden – eine Fristverlängerung ist laut KSK ausgeschlossen.

Was die Abgabe überhaupt ist – und wen sie trifft

Die Künstlersozialkasse finanziert die Sozialversicherung selbstständiger Künstler und Publizisten. Ähnlich wie ein Arbeitgeber den Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung übernimmt, beteiligen sich Unternehmen, die kreative Leistungen einkaufen, über die KSA an der sozialen Absicherung dieser Selbstständigen.

Abgabepflichtig sind nicht nur klassische Medienunternehmen wie Verlage oder Theater, sondern eben auch Unternehmen, die für eigene Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit selbstständige Künstler oder Publizisten beauftragen. Selbst ein einzelner Auftrag kann abgabepflichtig sein, wenn er mehrere künstlerische oder publizistische Einzelleistungen umfasst.

Mitentscheidend ist dabei die Rechtsform des Auftragnehmers. Die Abgabepflicht gilt ausschließlich für Zahlungen an natürliche Personen, also echte Selbstständige. Zahlungen an GbR oder Partnergesellschaften können abgabepflichtig sein. Wer hingegen eine GmbH, UG, AG, KG, GmbH & Co. KG oder OHG beauftragt, ist in der Regel von der KSA befreit. Entsprechend empfiehlt es sich, bei besonderen Gesellschaftsformen vorab bei der KSK nachzufragen. Ob der Selbstständige selbst in der Künstlersozialversicherung versichert ist, spielt dabei keine Rolle – ebenso wenig seine steuerliche Einstufung.

Was zur Bemessungsgrundlage zählt – und was nicht

Die Abgabe wird auf alle gezahlten Entgelte fällig – also nicht nur auf das eigentliche Honorar, sondern laut KSK auch auf Nebenkosten wie Material-, Hilfs- oder Frachtkosten sowie Telefonkosten. Auch Zahlungen an ausländische Künstler sind einzubeziehen.

Ausgenommen sind hingegen die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer, steuerfreie Aufwandsentschädigungen wie Reise- und Bewirtungskosten, die Übungsleiterpauschale sowie reine Druck- und Vervielfältigungskosten. Wer etwa eine Werbebroschüre gestalten lässt, sollte sich laut Handwerkskammer Pfalz möglichst separate Rechnungen für die künstlerische Leistung und die Druckkosten ausstellen lassen – denn nur für Erstere fällt die Abgabe an. Der Abgabesatz für 2025 liegt bei 5,0 Prozent der gezahlten Entgelte.

Konkrete Fälle aus dem Handwerksalltag

Die Handwerkskammer Pfalz nennt auf ihrer Website mehrere Praxisbeispiele, die zeigen, wie unterschiedlich die Abgabepflicht ausfallen kann, wenn man die Grenze von 700 Euro jährlich übersteigt:

• Werbebroschüre: Lässt ein Betrieb eine Broschüre von einem Selbstständigen gestalten – inklusive Entwurf, Grafik, Fotografie und Texten –, ist die KSA fällig. Da sich die Leistung aus mehreren künstlerischen Einzelleistungen zusammensetzt, gilt sie nicht als einmalige, unbedeutende Inanspruchnahme.
• Internetauftritt: Ein Handwerksbetrieb, der seinen Webauftritt von einem selbstständigen Webdesigner neu gestalten und in den Folgejahren regelmäßig aktualisieren lässt, ist abgabepflichtig. Webdesigner gelten laut Rechtsprechung des Bundessozialgerichts als Künstler im Sinne des Künstlersozialversicherungsgesetzes (KSVG) – ebenso wie Fotografen, Visagisten und Stylisten, sofern ihre Arbeit Werbezwecken dient. Grenzfälle zwischen kreativer Leistung und rein technischer Leistung bleiben einzelfallabhängig. Kümmert sich ein Webdesigner ausschließlich um technische Pflege und Funktionssicherung einer Website, ist diese Dienstleistung in der Regel von der Abgabe nicht betroffen.
• Einmaliger Grafikauftrag: Wer sich einmalig Briefbögen, Visitenkarten und ein Firmenschild entwerfen lässt, ist seit einigen Jahren ebenfalls abgabepflichtig. Bis 2022 löste eine seltene und unbedeutende Inanspruchnahme von Designleistungen die Abgabe nicht aus. Seit dem 1.1.2023 formulierte der Gesetzgeber eine Änderung: seitdem ist das Auftragsvolumen nicht mehr entscheidend, lediglich die 700-Euro-Grenze.
• Betriebsfeier mit Band: Engagiert ein Betriebsinhaber eine Jazzband für die jährliche Betriebsfeier, kommt es auf den Teilnehmerkreis an. Sind ausschließlich Betriebsangehörige – gegebenenfalls mit Partnern – eingeladen, handelt es sich um eine interne, nicht öffentliche Veranstaltung: keine Abgabepflicht. Sind aber auch freie Mitarbeiter, Geschäftsfreunde oder Personen des öffentlichen Lebens eingeladen, gilt die Veranstaltung als öffentlich – und das Honorar der Band wird abgabepflichtig. ewö

>> Weiterführende Informationen und Beratung auf der Website der Künstlersozialkasse: www.kuenstlersozialkasse.de