Der erste Tag im Ausbildungsbetrieb ist immer etwas Besonderes. Dabei ist es wichtig, wie man sich als neuer Azubi gegenüber Kollegen und Kunden am besten verhält – vom Grüßen über das richtige Outfit bis hin zum Telefonieren. Mit diesen neun Knigge-Tipps hinterlassen Azubis an ihrem Ausbildungsplatz einen guten ersten Eindruck.
Fast jeder kennt die Situation: Man ist der oder die Neue, kommt zum ersten Mal an den neuen Arbeitsplatz, man kennt noch keine Kollegen, nicht den Weg zur Toilette und schon gar nicht die Gepflogenheiten des Hauses, geschweige denn die genauen Anforderungen an einen selbst.
Für junge Menschen, die gerade die Schulbank verlassen haben und in die Ausbildung gehen, ist der Start ins Berufsleben eine große Herausforderung. Wie so oft hängt viel davon ab, zu Beginn einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. "Auszubildende können viel falsch, aber auch viel richtig machen", weiß Michael Scheiffele, Ausbildungsberater der Handwerkskammer Ulm. Wichtig seien die Grundtugenden wie Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und Freundlichkeit.
Knigge-Tipp 1: Vor dem Ausbildungsbeginn die Unterlagen sammeln
Bereits vor dem Ausbildungsbeginn gibt es einige Sachen, die der zukünftige Azubi erledigen sollte. Viele Berufsanfänger müssen sich beim Arzt durchchecken lassen. Daher empfiehlt es sich, den Termin beim Hausarzt rechtzeitig zu machen. Einige Dinge organisiert der Ausbildungsbetrieb für den Azubi. Dieser meldet ihn zum Beispiel bei der jeweiligen Krankenkasse an. Die Krankenkasse beantragt dann für den Azubi den Sozialversicherungsausweis, der automatisch an den Azubi geschickt wird. Dieser Ausweis ist vor allem wichtig, wenn der neue Lehrling auf einer Baustelle arbeitet. Denn er dient als Nachweis dafür, dass er legal beschäftigt ist. Folgende Unterlagen sollte der Azubi am ersten Tag mit in den Betrieb bringen:
- Sozialversicherungsausweis
- Ärztliche Arbeitsbescheinigung
- Steuer-Identifikationsnummer
- Bescheinigung der Krankenkasse über den bestehenden Versicherungsschutz
Knigge-Tipp 2: Arbeitsweg ausprobieren
Jeder Azubi sollte sich im Vorfeld überlegen, wie er am besten zur Arbeit kommt. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln kann man vorher ausprobieren, wie lange man wirklich braucht. Denn der schlechteste Start überhaupt – nicht nur in die Ausbildung, sondern auch in jeden Arbeitstag – ist Unpünktlichkeit. "Betrieb und Ausbilder erwarten, dass die Auszubildenden vor Arbeitsbeginn in Arbeitskleidung bereit stehen und nicht erst um fünf nach sieben angefahren kommen, wenn um sieben Uhr Arbeitsbeginn ist", sagt Michael Scheiffele. Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit spielt vor allem im Umgang mit Kunden eine wichtige Rolle.
Trotz frühem Aufstehen Lernbegierde zeigen
Der Start in das Arbeitsleben bedeutet nicht zuletzt auch eine Umstellung der Lebensgewohnheiten, das darf sich jedoch nicht negativ auf die erste Phase der Ausbildung auswirken. "Auszubildende können am Anfang das frühe Aufstehen nicht gewohnt sein; sie sind müde und der neue Lebensabschnitt kann sie körperlich sehr fordern. Aber sie müssen trotzdem das Gefühl vermitteln, dass sie mit Begeisterung bei der Sache sind", rät der Ausbildungsberater. Die Jugendlichen sollten eine gewisse Lernbegierde zeigen. So kann ein Auszubildender auch aus eigenem Antrieb Interesse an einem Arbeitsvorgang zeigen oder darum bitten, dass ihm zum Beispiel eine Maschine erklärt wird.
Knigge-Tipp 3: Am ersten Tag immer freundlich bleiben
Am ersten Arbeitstag steigt der Azubi meistens noch nicht voll in den Arbeitsalltag ein. Vielmehr wird ihm erst einmal alles erklärt und die Kollegen vorgestellt. Hier gilt: immer Recht freundlich bleiben. Wer sich nämlich gleich am ersten Tag als Muffel präsentiert, wird das Image so schnell nicht mehr los. Am besten stellt sich der neue Azubi jedem immer mit Namen vor, sagt, dass er der neue Azubi ist und in welcher Abteilung er die Ausbildung beginnt. Manchmal kommt es vor, dass der neue Azubi im Betrieb ankommt und kein Kollege so recht für ihn zuständig ist. Auch dann sollte man höflich bleiben und nachfragen, ob jemand den zuständigen Ausbilder holen kann.
Knigge-Tipp 4: Notizen machen
Vor allem sollte der Azubi nicht nur rumstehen, sondern möglichst gleich am ersten Tag Eigeninitiative zeigen. Das bedeutet, aktiv um Arbeit zu bitten und nachzufragen, wenn man etwas nicht verstanden hat. Hilfreich ist es auch, sich ein Notizheft mitzunehmen und Wichtiges zu notieren. Das macht einen guten Eindruck und man kann die Dinge, die erklärt und gezeigt wurden, noch einmal nachlesen. Denn häufig müssen sich Azubis in den ersten Tagen sehr viel merken.
Knigge-Tipp 5: Richtig Grüßen
In jedem Betrieb ist es wichtig, dass der neue Azubi höflich ist. Dazu gehört auch das Grüßen. Der Azubi sollte jeden begrüßen, der ihm begegnet – ob nun auf dem Flur, auf der Baustelle oder im Büro. Kommt der Azubi in eine Abteilung oder ein Büro, in dem er vorher noch nicht war, sollte er sich mit Namen vorstellen – auch dann, wenn er schon einige Wochen im Betrieb ist. Auch beim Kunden ist die Begrüßung die entscheidende Einstiegssituation. Auf diese Weise kann Vertrauen geschaffen werden, wie der folgende Film zeigt:
Knigge-Tipp 6: Was muss ich bei der Kleiderordnung beachten?
Die Kleiderfrage hängt vor allem davon ab, welchen Beruf der Azubi lernt und ob es in dem Betrieb eine Kleiderordnung gibt. Am einfachsten ist es natürlich, wenn es Arbeitskleidung vom Betrieb gibt. Beginnt der Lehrling eine Ausbildung im Baugewerbe oder in der Kfz-Werkstatt, lohnt es sich, vor dem ersten Arbeitstag nachzufragen, ob der Chef die Kleidung stellt. Auch Bäcker, Konditoren oder Köche haben in der Regel Berufskleidung oder zumindest klare Regeln, was man anziehen sollte. Wenn es keine feste Kleiderordnung gibt, hat der Azubi vielleicht bei seinem Vorstellungsgespräch schon den einen oder anderen Kollegen gesehen. Daran kann man sich sehr gut orientieren. Ansonsten gilt: bei Berufen mit viel Kundenkontakt lieber etwas zu schick angezogen kommen. Weibliche Auszubildende sollten zusätzlich darauf achten, dass sie keine knappen Tops mit Ausschnitt oder zu enge und kurze Hosen tragen. Auch lange Fingernägel und sehr auffälliger Schmuck sind unpassend.
Knigge-Tipp 7: Was muss ich beim Telefonieren beachten?
Egal, ob der Azubi mit seinem Kollegen telefoniert, mit einem Kunden oder einem anderen Unternehmen – auch hier ist Höflichkeit wichtig. Wenn der Azubi angerufen wird, sollte er sich immer mit seinem Namen, Vornamen sowie dem Namen des Betriebs melden. Bei Telefonaten sollte immer etwas zum Schreiben bereit liegen. Diese Punkte sollte der Azubi notieren, wenn ein Kollege zurückrufen soll:
- Name des Anrufers,
- Zeit des Telefonats,
- Telefonnummer für einen Rückruf,
- wen der Anrufer eigentlich erreichen wollte
- und wann der Anrufer am besten zu erreichen ist.
Bei Telefonaten mit Kollegen sollte der Azubi wichtige Sachen ebenfalls notieren. Hier ist es hilfreich, eine kleine Checkliste zu machen, die immer parat liegt.
Sind Privatgespräche während der Arbeitszeit erlaubt?
Einfach mal schnell mit dem Smartphone Freunde anrufen. Vorsicht! In vielen Betrieben sind Privatgespräche während der Arbeitszeit tabu – ob nun mit dem Telefon im Betrieb oder dem eigenen Handy. Als Azubi fragst du am besten nach, wie das in dem entsprechenden Betrieb geregelt ist. Kein Problem ist es meistens, wenn der Azubi in seiner Pause telefoniert und dafür einen ruhigen Ort sucht.
Knigge-Tipp 8: Über Rechte und Pflichten informieren
Vom Start weg sollte jeder Ausbilder seinen Azubi über seine Rechte und Pflichten aufklären. Ausbildungsbetriebe sollten ihren Auszubildenden von Anfang an ganz klar sagen, was sie von ihnen erwarten. Denn es ist unerlässlich, dass der Auszubildende seine Rechte und Pflichten kennt – genau wie der Ausbilder auch.
Der Lehrling muss zum Beispiel wissen, dass er in der Probezeit ohne Angabe von Gründen gekündigt werden kann. Das kann schnell passieren, wenn er in der Probezeit zwei- oder dreimal seine Pflichten verletzt oder vernachlässigt. So muss er beispielsweise seinen Ausbildungsbetrieb unverzüglich melden, wenn er wegen Krankheit nicht zur Arbeit kommen kann (Benachrichtigungspflicht).
Nichts Internes ausplaudern
"Die Auszubildenden müssen ihre Pflichten einhalten, das reicht von der Lernpflicht bis hin zur Geheimhaltungsvereinbarung", sagt Michael Scheiffele. "Es darf zum Beispiel nicht sein, dass ein Auszubildender über Betriebsinterna spricht oder davon erzählt, wie es beim Kunden XY zu Hause im Schlafzimmer aussieht." Weitere Pflichten sind etwa die Teilnahme am Berufsschulunterricht, die Weisungsgebundenheit und die sorgfältige Ausführung von Aufgaben.
Die wichtigsten Knigge-Tipps auf einen Blick
- Vor dem ersten Arbeitstag: Arbeitsweg testen, wenn nötig Arzttermine vereinbaren, Kleiderordnung herausfinden.
- Am ersten Arbeitstag: wichtige Unterlagen mitbringen, mit vollständigem Namen vorstellen und freundlich grüßen (wenn möglich mit Namen), Notizen machen, Eigeninitiative zeigen.
- Alle Betriebsangehörigen grundsätzlich mit "Sie" ansprechen. Ausnahmen sind andere Azubis oder Kinder von Betriebsangehörigen.
- Das persönliche Du nur verwenden, wenn der ältere beziehungsweise ranghöhere Betriebsangehörige das Du von sich aus vorgeschlagen und angeboten hat.
- Mit Werkzeug und Material achtsam umgehen.
- Mit dem Firmenfahrzeug sorgfältig umgehen, es sauber und in Ordnung halten.
- Den Aufenthaltsraum sauber halten, den Tisch abwischen, benutztes Geschirr abräumen und Abfälle entsorgen.
- Möglichst keine Privatgespräche während der Arbeitszeit führen.
- Die wichtigsten Punkte aufschreiben, wenn der Azubi Telefonate für Kollegen annimmt.
Quelle: Umberta Andrea Simonis, "Sicher und sympathisch beim Kunden auftreten. Der erste "Knigge" für Auszubildende im Handwerk"
Knigge-Tipp 9: Wie gehe ich mit E-Mails richtig um?
Neben dem Telefon ist die E-Mail das wichtigste Medium, um mit Geschäftspartner, Kunden und Kollegen zu kommunizieren.
1. Auf den Einsatzzweck achten
Für alles, was geschäftliche Angelegenheiten betrifft, gilt die E-Mail als wichtigstes Kommunikationsmittel. Die Verabredung zum Mittagessen gehört nicht dazu. Dafür sind Instant Messaging oder Social MediaLösungen besser geeignet. Wenn häufig große Anhänge verschickt werden, bietet sich ein Collaboration- oder ECM-System an.
2. Wie dringend ist die Mail?
Ist eine Nachricht sehr dringend und erfordert eine umgehende Antwort, dann ist die Mail nicht die richtige Wahl. Wenn man selbst nicht permanent seinen Posteingang überwacht, sollte man es auch von keinem anderen erwarten. Dringende Anliegen erledigt man am besten über das Telefon. Bei einer längeren Abwesenheit ab 24 Stunden sollte eine Abwesenheitsnotiz hinterlegt werden und zusätzlich ein Stellvertreter organisiert werden.
3. Autosignatur nutzen
Die Autosignatur ist bei geschäftlichen E-Mails ein nützliches Werkzeug, um die Pflichtangaben des Unternehmens automatisch am Fuß der E-Mail einzufügen. Sinnvoll sind neben der Grußformel auch die Kontaktdaten des Absenders. Bilder, Logos oder gar Werbebanner in der Signatur – und seien sie noch so klein – erhöhen massiv die anfallende Datenmenge auf den Mailservern und werden beim Weiterleiten der E-Mail mit einigen mobilen Geräten zu angehängten Dateien umgewandelt.
4. Empfänger, Cc, Bcc – was ist richtig?
Die Adressfelder im E-Mail-Client sollten mit Bedacht genutzt werden. Im Adressfeld "An" steht der entsprechende Ansprechpartner. Das können auch mehrere sein. Von dieser Person wird eine Antwort erwartet. Das Adressfeld "Cc" wird genutzt, um weitere Ansprechpartner über die Kommunikation oder den Sachverhalt zu informieren, ohne eine Rückmeldung zu erwarten. Alle Empfänger, die in das Feld "Bcc" gesetzt werden, bleiben anonym und können von dem Adressaten nicht gesehen werden.
5. Möglichst kurz halten
Bei E-Mails gilt: Kurz fassen und auf den Punkt bringen, was man mit der E-Mail erreichen möchte. Deshalb sollte die Länge einer E-Mail nur im Ausnahmefall zehn Zeilen überschreiten und Aufgaben nicht am Ende der E-Mail versteckt werden. Dabei gilt die Grundregel: Pro E-Mail nur ein Thema, welches dann auch in die Betreffzeile aufgenommen wird.
6. Datenschutz gilt auch bei E-Mails
Vertrauliche Informationen wie Gehaltslisten oder Gesundheitsdaten haben in einer E-Mail in der Regel nichts zu suchen. Hier empfehlen sich gesicherte Verbindungen, zum Beispiel über SFTP oder verschlüsselte E-Mails. Generell sollte der Austausch von personenbezogenen Daten via E-Mail mit Vorsicht behandelt werden.
7. Posteingang in festen Abständen prüfen
Die Vielzahl eingehender E-Mails kann den Arbeitsfluss unterbrechen. Daher sollte man den E-Mail-Eingang in festen Abständen prüfen. Mit organisatorischen beziehungsweise technischen Maßnahmen kann die Zustellung von E-Mails in arbeitsfreien Zeiten gesteuert werden.
8. Vorsicht bei Emotionen
Man sollte bedenken, dass E-Mails mit persönlicher Kritik häufig zu heftigeren Reaktionen führen, als wenn diese in einem persönlichen Gespräch geäußert werden. Ironische Anmerkungen werden häufig nicht verstanden. Daher sollte man auf zweideutige Textpassagen verzichten. Das gleiche gilt auch für provozierende Sachverhalte.
9. Der finale Check
Vor dem Absenden sollte man jede E-Mail noch einmal genau Korrektur lesen:
- Stimmt der Empfänger?
- Ist die Betreffzeile inhaltlich richtig?
- Haben sich Tipp- oder Rechtschreibfehler eingeschlichen?
- Stimmt die Grußformel und ist die Signatur korrekt?
- Können die Empfänger auf in der E-Mail verlinkte Dokumente zugreifen?
- Ist der Anhang dabei? dan/aro
Knigge-Tipps für Ausbilder
Es ist gang und gäbe, dass von Auszubildenden gute Umgangsformen erwartet werden. Doch auch Ausbilder sollten Wert auf gute Umgangsformen legen und eine Vorbildfunktion erfüllen.
Die Trainerin und Rednerin Sabine Bleumortier gibt Ausbildern sechs Knigge-Tipps an die Hand, mit denen diese ihre Auszubildenden begeistern können und selbst mehr Freude an der Ausbildung haben.
1. Wertschätzung zeigen
Wertschätzung und Respekt gegenüber allen Mitmenschen zu zeigen, ist wichtig, damit der Umgang untereinander stimmt. Es ist wichtig, Auszubildende in ihrer eigenen Individualität wertzuschätzen, ernst zu nehmen und fair zu behandeln. Dazu gehört Lob ebenso wie die Arbeit an realen Aufgaben.
2. Kniggeregeln kennen und anwenden
Freundlichkeit sollte eine Selbstverständlichkeit sein: Das zeigt beispielsweise scho ein Grüßen am Morgen. In der Regel gibt der Vorgesetzte das Zeichen zum Handschlag und der Auszubildende reagiert darauf.
Zu den Kniggeregeln gehört die richtige Vorstellung ebenso wie die optimale Meldung am Telefon – mit Begrüßung, Firmennamen, Vor- und Nachnamen. Pünktlichkeit, etwa bei Besprechungen, gehört ebenso zu den Höflichkeitsregeln.
3. Vorbild sein
Wenn Ausbilder von den Auszubildenden gute Umgangsformen einfordern, sollten diese sich selbst entsprechend verhalten. Perfekt muss deswegen niemand sein. Wenn Fehler passieren, sollten diese allerdings zugegeben werden. Es ist wünschenswert, dass Ausbilder sich ihres Vorbildcharakters bewusst sind.
4. Miteinander reden
Es ist wichtig, den Auszubildenden klar zu kommunizieren, welche Wirkung ihr Verhalten hat und was gut oder nicht gut ankommt. Die persönliche Entwicklung der Auszubildenden kann nur dann gefördert werden, wenn ihnen Stärken wie Schwächen aufgezeigt werden.
Auszubildende müssen ein regelmäßiges Feedback erhalten. Dabei sollten Ausbilder auch um eine Rückmeldung vom Auszubildenden zur eigenen Betreuung bitten.
5. Vorbereiten
Eine ausführliche Einführung in alle Arbeitsabläufe sorgt für einen positiven ersten Eindruck. Aber auch sonst sollte am Arbeitsplatz alles vorhanden sein, damit der Auszubildende ordentlich arbeiten kann.
6. Sich selbst motivieren
Wenn Auszubildende nicht motiviert sind, hilft es oft, dass Ausbilder sich wieder selbst mehr motivieren. Das strahlt auch wieder auf den Azubi aus. Ausbilder sollten herausfinden, was sie selbst motiviert und sich auch den Nutzen der eigenen Ausbildertätigkeit bewusst machen. Die Ausbildungsexpertin rät: "Fragen Sie sich einfach selbst: Würde ich mich in dieser Situation als Auszubildender wohl fühlen?" Wenn die Auszubildenden begeistert sind, werden diese gerne im Unternehmen bleiben und Positives weitererzählen. meh
Buchtipp: Der erste "Knigge" für Azubis
Der Holzmann Buchverlag hat einen "Knigge“ für Lehrlinge herausgegeben. Die Autorin Umberta Andrea Simonis zeigt anhand von 65 authentischen Fotografien einen typischen Arbeitstag im Leben eines Lehrlings, einschließlich verschiedener Situationen beim Kunden. Dieser übersichtliche Wegweiser zeigt, was "voll daneben" gehen kann und wie man es besser macht. Empfehlenswert für alle Ausbildungsbetriebe.
Umberta Andrea Simonis: "Sicher und sympathisch beim Kunden auftreten. Der erste "Knigge" für Auszubildende im Handwerk", 17,80 Euro, ISBN 978-3-7783-1442-5, zu bestellen über Holzmann Medienshop.