Dienstwagen Kleinere Mängel im Fahrtenbuch erlaubt: Wo die Grenze liegt

Stoßen Finanzbeamte auf Aufzeichnungsmängel im Fahrtenbuch, muss der Privatanteil nach der Ein-Prozent-Regelung ermittelt werden. Kleinere Ungenauigkeiten müssen die Prüfer jedoch verzeihen. Ein aktuelles Urteil liefert Beispiele für "kleinere Mängel".

Ein Fahrtenbuch dokumentiert die mit einem Fahrzeug zurückgelegten Fahrstrecken und den Anlass der Fahrt. - © maho - stock.adobe.com

Ein Fahrtenbuch ist steuerlich wirksam, wenn es in gebundener Form geführt wird und die Aufzeichnungen zeitnah und vor allem lückenlos eingetragen werden. Bei nur kleinen Mängeln sollen die Sachbearbeiter und Betriebsprüfer in den Finanzämtern eigentlich alle Augen zudrücken und das Fahrtenbuch anerkennen. Doch in der Praxis führt die Interpretation, wann kleine Mängel vorliegen, oftmals zum Streit zwischen Unternehmer und Finanzbeamten.

Praxis-Tipp: In einem aktuellen Urteil hat ein Finanzgericht nun zum wiederholten Mal dargelegt, wann nur kleinere Mängel und Ungenauigkeiten vorliegen, die nicht die steuerliche Unwirksamkeit des Fahrtenbuchs zur Folge haben (Finanzgericht Niedersachsen, Urteil v. 16.6.2021, Az. 9 K 276/19). Dieses Urteil dürfte vielen Unternehmern helfen, die Anwendung der Ein-Prozent-Regelung für die Privatnutzung des Firmenwagens abzuwenden.

Wann liegen nur kleinere Mängel vor?

In dem Urteilsfall wurden bei Überprüfung des Fahrtenbuchs folgende Mängel festgestellt, die nach Auffassung des Prüfers zur steuerlichen Unwirksamkeit der Fahrtenbuch-Aufzeichnungen hätten führen sollen:

  • Verwendung von Abkürzungen für aufgesuchte Kunden
  • Fehlende Ortsangaben bei Übernachtung im Hotel
  • Differenzen beim Vergleich der Kilometerangaben im Fahrtenbuch und dem Routenplaner
  • Keine Aufzeichnungen von Tankstopps

Nach Auffassung des Finanzgerichts Niedersachsen führen solche kleinen Mängel und Ungenauigkeiten nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs und zur Anwendung der Ein-Prozent-Regelung. Die Namen der Kunden und die Anschrift des Hotels können dem Finanzamt nachgereicht werden.

Maßgeblich ist, ob trotz der Mängel noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben und der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens möglich ist.

Praxis-Tipp: Das Finanzamt kann übrigens nicht behaupten, das Fahrtenbuch sei nachträglich erstellt worden, nur weil es keine Eselsohren oder Gebrauchssuren oder weil es ein gleichmäßiges Schriftbild aufweist.

Bei diesen Fehlern kippt das Fahrtenbuch

Es gibt jedoch Fehler im Fahrtenbuch, die steuerlich nicht verzeihbar sind und deshalb zur steuerlichen Unwirksamkeit des Fahrtenbuchs führen. Gemeint sind insbesondere folgende Mängel:

  • Das Fahrtenbuch wird nicht in gebundener Form geführt (hier könnten jederzeit nachträgliche Änderungen erfolgen).
  • Es werden zahlreiche Fahrten überhaupt nicht aufgezeichnet und die Fahrten lassen sich auch nicht rekonstruieren.
  • Ein Unternehmer führt für mehrere Firmenfahrzeuge ein Fahrtenbuch und ist am selben Tag zur selben Zeit laut seinen Aufzeichnungen mit beiden Fahrzeugen gefahren.
  • Es wird ein elektronisches Fahrtenbuch geführt und nachträgliche Änderungen sind jederzeit möglich, ohne dass diese protokolliert werden.
  • Es wird ein Papierfahrtenbuch vorgelegt, dass in dem Steuerjahr noch gar nicht auf dem Markt war (spricht für die nachträgliche Erstellung).

Fahrtenbuch: Verhaltensknigge für Unternehmer

Unternehmer, die wegen kleinerer Mängel am Fahrtenbuch mit dem Finanzamt im Clinch liegen, sollten dezent auf das aktuelle Urteil des Finanzgerichts Niedersachsen hinweisen. Vielleicht hilft das ja, um die steuerliche Wirksamkeit des Fahrtenbuchs zu retten.