Betriebsprüfung Kassenprüfung – das unbewusste Steuerrisiko

Bei bargeldintensiven Handwerksbetrieben beleuchten die Umsatzsteuer- und Betriebsprüfer immer häufiger die Aufzeichnungen der eingesetzten Registrierkassen. Stoßen sie dabei auf Ungereimtheiten oder ist der Handwerker seinen Aufzeichnungspflichten nicht vollständig nachgekommen, drohen Zuschätzungen zu Umsatz und Gewinn. Lesen Sie hier, wie Unternehmer das verhindern können.

Bernhard Köstler

Steuernachzahlungen plus Nachzahlungszinsen sind die fatalen Folgen. Lesen Sie hier die häufigsten Fehlerquellen, die beim Einsatz von elektronischen Registrierkassen vermieden werden sollten.  

Risikofaktor Trainingsspeicher
Hersteller von Registrierkassen werben meist mit einem integrierten Trainingsspeicher in der Kasse, um neues Personal optimal schulen zu können. Die in den Trainingsspeicher eingetippten Bestellungen werden am Ende des Arbeitstages nicht als Betriebseinnahmen ausgewiesen. Stößt der Prüfer des Finanzamts auf Eintragungen im Trainingsspeicher, stimmt er diese Daten mit den Arbeitszeiten des neuen Personals ab. Wurde der Trainingsspeicher genutzt, obwohl der Auszubildende an diesem Tag zum Beispiel Berufsschule hatte, unterstellt der Prüfer eine Einnahmenverkürzung und die Schätzungen lassen sich kaum noch verhindern.

Ausweg: Immer wenn der Trainingsspeicher von neuem Personal genutzt wird oder wenn ausprobiert werden soll, ob geänderte Programmierungen von der Registrierkasse korrekt aufgezeichnet werden, sollten in einer Extra-Liste Aufzeichnungen geführt werden. Wer eine gebrauchte elektronische Registrierkasse kauft, sollte sich den Tag des Kaufs bestätigen lassen. Nicht dass der Prüfer auf einmal die Daten des Vorbesitzers aus dem Trainingsspeicher fischt und dem neuen Eigentümer der Kasse zurechnet.

Kassen-Endsummenbons nicht fortlaufend
Jeden Tag nach Schließung des Betriebs müssen Handwerker mit elektronischen Registrierkassen (insbesondere Bäcker, Metzger, Friseure) einen so genannten Kassen-Endsummenbon speichern oder ausdrucken und aufbewahren. Die Kassen-Endsummenbons sind fortlaufend nummeriert. Und genau die fortlaufende Nummerierung interessiert den Prüfer des Finanzamts. Fehlt eine Nummer, wird automatisch eine Einnahmenverkürzung angenommen.

Tipp: Dass die Nummern nicht fortlaufend sind, kann jedoch einen ganz anderen Grund haben, beispielsweise ein Stromausfall oder ein Defekt an der elektronischen Registrierkasse. Zeichnen Sie solche Schwierigkeiten auf und bewahren Sie diese zusammen mit Beweisfotos oder Reparaturrechnungen bei Ihren Geschäftsunterlagen auf.

Seite 2: Wann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nicht in Frage gestellt wird. >>>

Fehlende Unterlagen
Am liebsten würden die Prüfer des Finanzamts die Daten aus der elektronischen Registrierkasse durch die Finanzamtssoftware IDEA jagen und so per Knopfdruck auf Unregelmäßigkeiten auswerten. Doch die meisten elektronischen Registrierkassen können die Daten nicht IDEA-fähig liefern. Das Finanzamt darf Handwerkern hieraus jedoch keinen Strick drehen. Denn bis zum 31. Dezember 2016 wird die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nicht in Frage gestellt, wenn folgende Kassenunterlagen vorgelegt werden können (BMF, Schreiben v. 26.11.2010, Az.: IV A 4 – S 0316/08/ 10004-07):

• Be dienungsanleitung der Kasse
• Programmieranleitung
• alle Programmabrufe nach jeder Änderung (auch bei Änderung der Speicherung zu Artikelpreisen)
• Protokolle über Einrichtung von Trainingsspeichern
• alle Tages-Endsummenbons mit fortlaufenden Z-Nummern ("Z-Bons")  

Tipp: Fehlt ein einziger dieser Nachweise, kann das Finanzamt die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß abstempeln und steuererhöhende Zuschätzungen bei Gewinn und Umsatz vornehmen.

Ja-Sager werden abgestraft
Hat ein Handwerker steuerlich ein reines Gewissen, sollte er sich nicht auf einen Deal mit dem Prüfer des Finanzamts einlassen. Denn kommt es zu Zuschätzungen – selbst wenn diese sehr niedrig sind – steht der Betrieb künftig unter Generalverdacht, Einnahmen nicht korrekt aufzuzeichnen. Häufigere Betriebsprüfungen und höhere Zuschätzungen beim nächsten Besuch des Finanzamts sind damit programmiert.

Tipp: Wer also alle Aufzeichnungen akkurat geführt und nicht geschummelt hat, sollte ins Einspruchsverfahren gehen und seine Unschuld beweisen.