Elektronische Registrierkassen hätten eigentlich bis Ende September 2020 mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung (TSE) nachgerüstet werden. In den einigen Bundesländern wurde unter bestimmten Voraussetzungen eine Nichtbeanstandung bis zum 31. März 2021 beschlossen. Bis dahin hat es keine steuerlich nachteiligen Folgen, wenn die Registrierkasse noch keine TSE hat. Doch wie sind die Aufwendungen im Zusammenhang der Nachrüstung grundsätzlich steuerlich zu behandeln?
Die Antwort auf diese Frage kann einem aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums entnommen werden (BMF, Schreiben v. 21.8.2020, Az. IV A 4 – S 0316-a/19/10006:007; abrufbar hier). Danach gilt steuerlich Folgendes:
Aufwendungen für die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung
Die TSE für elektronische Registrierkassen besteht in der Regel aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und aus einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Sie werden in verschiedenen Ausführungen angeboten. Zu den TSE-Ausführungen gehören beispielsweise ein USB-Stick oder eine (micro)SD-Karte. Steuerlich hat das folgende Konsequenzen:
1. Lösung mit USB-Stick/SD-Karte
Die TSE mit USB-Stick oder SD-Karte stellt steuerlich ein selbständiges Wirtschaftsgut dar, das jedoch nicht selbständig nutzungsfähig ist. Die TSE funktioniert ja nur mit der elektronischen Registrierkasse. Aufgrund der fehlenden selbständigen Nutzungsfähigkeit der TSE scheidet ein Sofortabzug der Aufwendungen als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) aus. Die Aufwendungen für die TSE sind deshalb zu aktivieren über eine Nutzungsdauer von drei Jahren steuerlich abzuschreiben.
Beispiel: Eine Firma bietet Ihnen die Aufrüstung Ihrer elektronischen Registrierkasse mit einer TSE für pauschal netto 300 Euro an. Sie lassen die TSE-Nachrüstung im November 2020 vornehmen. Folge: Im Jahr 2020 dürfen Betriebsausgaben in Höhe von 17 Euro (300 Euro : 3 Jahre = Jahresabschreibung 100 Euro x 2/12 (zeitanteilig für November und Dezember).
2. Einbau Hardware
Nur wenn die TSE direkt als Hardware fest in die Registrierkasse eingebaut wird, geht ihre Eigenständigkeit als selbständiges Wirtschaftsgut verloren. Die Aufwendungen stellen steuerlich nachträgliche Anschaffungskosten der elektronischen Registrierkasse dar. Die Aufwendungen sind somit dem Restbuchwert der Kasse zuzuschlagen und auf die Restnutzungsdauer abzuschreiben.
Beispiel: Der Einbau der TSE erfolgt über den Einbau als Hardware. Kosten netto 300 Euro. Die Kasse hat 2020 einen Restbuchwert von 900 Euro und von der sechsjährigen Nutzungsdauer sind noch drei Abschreibungsjahre offen. Folge: Die Restbuchwert für Kasse erhöht sich auf 1.200 Euro und ist auf die Restnutzungsdauer von drei Jahren abzuschreiben. Das führt 2020 zu Betriebsausgaben von 400 Euro.
Variante: Die Kasse ist im Zeitpunkt der Nachrüstung mit der TSE bereits vollständig abgeschrieben. Folge: Hier dürfen die 300 Euro Ausgaben für die Nachrüstung mit der TSE in voller Höhe als Betriebsausgaben verbucht werden.
3. Laufende Kosten
Fallen zusätzlich laufende Aufwendungen an, beispielsweise für Cloud-Lösungen, dürfen diese Aufwendungen sofort als Betriebsausgabe verbucht werden.
4. Einheitliche digitale Schnittstelle
Die Ausgaben für die einheitliche digitale Schnittstelle für die Anbindung der TSE an die elektronische Registrierkasse und für die Anbindung der Finanzverwaltung ans Kassensystem sind als Anschaffungskosten des Wirtschaftsguts TSE zu aktivieren und abzuschreiben (siehe Punkt 1 und Punkt 2.)
Vereinfachungsregelung beachten
Aus Vereinfachungsgründen wird es vom Finanzamt übrigens nicht beanstandet, wenn Sie die Ausgaben für die nachträgliche erstmalige Aufrüstung bestehender Kassen oder Kassensysteme mit einer TSE und die Kosten für die erstmalige Implementierung der einheitlichen digitalen Schnittstelle eine bestehenden Kassensystems in voller Höhe sofort als Betriebsausgabe abziehen. Sie haben steuerlich also ein Wahlrecht.
Beispiel: Sie lassen mehrere Kassen im Betrieb mit der TSE nachrüsten. Dabei entstehen Ihnen Ausgaben in Höhe von 1.800 Euro. Sie haben keine Lust dazu, die Abschreibung für jede einzelne Kasse einzeln nach den vorher erläuterten Steuerregeln zu ermitteln. Kein Problem. Sie dürfen die kompletten Umrüstungskosten – also 1.800 Euro – ausnahmsweise sofort als steuersparende Betriebsausgabe verbuchen.