Betriebe mit Bareinnahmen stehen bei Betriebsprüfungen unter besonderer Beobachtung – Prüfer sind geschult, um Schwachstellen bei der Kassenführung zu erkennen. Werden sie fündig, droht im schlimmsten Fall die Vollschätzung: Umsatz und Gewinn werden neu berechnet. Das kann teuer werden. Welche Möglichkeiten Betrieben bleiben.
Gehören Bareinnahmen bei Handwerksbetrieben zur Tagesordnung, gilt bei Betriebsprüfungen des Finanzamts ein strenger Blick der steuerlichen Kassenführung. Besonders geschulte Prüfer verfügen in puncto Kassenprüfung über spezielle Kenntnisse und wissen, bei welchem Kassentyp Manipulationen durch wenige Änderungen in den Grundeinstellungen herbeigeführt werden können. Eine Frage, die sich hier anschließt: Ist bei formellen Kassenmängeln eine Vollschätzung zulässig?
Kassenmängel ziehen oftmals Vollschätzung nach sich
Vollschätzung bedeutet, dass das Finanzamt aufgrund der formellen Kassenmängel die Gewinnermittlung und speziell die aufgezeichneten Bareinnahmen komplett ignoriert und Umsatz sowie Gewinn anhand der so genannten Richtsatzsammlung schätzt. In einem Streitfall vor Gericht wurden die Umsätze eines Unternehmers und sein Gewinn so vervierfacht. Doch hier lohnt sich Gegenwehr, wenn zwar formelle Mängel offensichtlich bestehen, der Prüfer jedoch keinerlei Anhaltspunkte für materielle Fehler hat finden können.
Kassenmängel: Das sind formelle Fehler
Von formellen Kassenmängeln spricht man, wenn bekannt ist, dass eine elektronische Registrierkasse durch wenige Einstellungen manipuliert werden kann. So könnte theoretisch jede vierte oder fünfte über die Kasse verbuchte Bareinnahme rückwirkend wieder gelöscht werden, ohne dass diese Löschung nachvollziehbar ist. Formelle Mängel sind auch zu bejahen, wenn beispielsweise ein Metzger auch eine Gastwirtschaft betreibt und seine Speisekarten nicht aufbewahrt oder wenn Änderungen an den Grundeinstellungen der elektronischen Kasse vorgenommen werden, ohne dass diese in einer Verfahrensdokumentation festgehalten und aufbewahrt werden.
Kassenmängel: Das sind materielle Fehler
Von materiellen Kassenmängeln spricht man, wenn ein Prüfer des Finanzamts nachweisen kann, dass Bareinnahmen tatsächlich nicht als Betriebseinnahmen verbucht wurden, sei es, weil die Kasse nachträglich manipuliert wurde, sei es weil die Einnahmen an der Kasse vorbei vereinnahmt wurden.
Praxis-Tipp: BFH-Urteile zu Kassenmängeln
Eine Zuschätzung von Umsätzen und Gewinnen ist zwar bereits aufgrund formeller Mängel zulässig. Kann der Prüfer des Finanzamts jedoch keinerlei materielle Fehler nachweisen, dann ist eine Vollschätzung vom Tisch. Das kann drei wegweisenden Urteilen des Finanzamts als Quintessenz entnommen werden. Gemeint sind folgende Urteile des Bundesfinanzhofs: BFH, Urteil v. 18.6.2025, Az. X R 19/21; BFH, Urteil v. 29.7.2025, Az. X R 23-24/21 sowie BFH, Urteil v. 28.11.2023, Az. X R 3/22. Liegen also offensichtlich formelle Kassenmängel vor, jedoch keine nachweisbaren materiellen Kassenmängel, dann wird sich die Zuschätzung auf einen (überschaubaren bzw. eher niedrigeren) Sicherheitszuschlag bei den Umsätzen und beim Gewinn beschränken. Schießt das Finanzamt übers Ziel hinaus, lohnt sich Gegenwehr in Form eines Einspruchs und schlimmstenfalls in Form einer Klage.
Gewichtung von Kassenmängeln
Im Einspruchs- oder im Klageverfahren sollte als Begründung für die zu hohe Schätzung die Gewichtung der Mängel thematisiert werden. Danach ist das Finanzamt nur insoweit zu einer Schätzung nach § 162 Abgabenordnung befugt, soweit das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen kann. Und das wiederum ist nur möglich, wenn neben formellen Kassenmängeln auch materielle Kassenmängel festgestellt werden (siehe dazu auch § 158 Abs. 2 Abgabenordnung).
Drei-Stufen-Theorie bei Kassenmängeln
Gegenargumente bietet auch ein Urteil des Bundesfinanzhofs vom 25.3.2015 (Az. X R 20/13), wonach die Kassenmängel in drei Stufen aufzuteilen sind.
- Stufe 1 bedeutet lediglich geringe formelle Mängel, die keine Schätzungsbefugnis des Finanzamts eröffnen.
- In Stufe 2 liegen formelle Kassenmängel vor, die das Finanzamt dazu ermächtigen, einen Sicherheitszuschlag zu erheben oder eine Teilschätzung durchzuführen.
- Nur bei gravierenden formellen Kassenmängeln, also Stufe 3, besteht dagegen eine umfassende Schätzungsbefugnis.