Stößt der Prüfer des Finanzamts bei einer Kassen-Nachschau oder bei einer Betriebsprüfung auf Fehler in der Kassenführung, sind Zuschätzungen beim Gewinn und Umsatz von mehreren tausend Euro und damit verbundene Steuernachzahlungen keine Seltenheit. Doch nicht immer ist das Finanzamt im Recht, wie ein aktuelles Urteil des Finanzgerichts Münster verdeutlicht.
In dem Streitfall beim Finanzgericht Münster ermittelte ein Unternehmer seinen Gewinn mittels Bilanzierung. Für die Erfassung seiner Bareinnahmen verwendete er eine elektronische Registrierkasse. Die Einnahmen, die den vollständig aufbewahrten Z-Bonds zu entnehmen waren, übertrug der Unternehmer unter Ergänzung von Ausgaben und Bankeinzahlungen in eine Excel-Tabelle, mit der täglich der Soll-Bestand mit dem Ist-Bestand verglichen wurde (sog. Kassensturz). Kassenberichte wurden nicht geführt.
Bei Sonderveranstaltungen außerhalb des Betriebs nutzte der Unternehmer teilweise offene Ladenkassen und zeichnete die Einnahmen und Ausgaben ebenfalls in einer Excel-Tabelle auf. Auch für die offene Ladenkasse wurden keine Kassenberichte angefertigt.
Folge: Nach einer Betriebsprüfung kam der Prüfer des Finanzamts zu der Ansicht, dass die Kassenführung steuerlich nicht ordnungsgemäß ist, weil Kassenberichte fehlten und die Verwendung der Excel-Tabelle eine jederzeitige nicht nachvollziehbare Änderung der erfassten Daten ermöglicht. Zum Umsatz von 300.000 Euro schätzte das Finanzamt jährlich Umsätze zwischen 15.000 Euro und 29.000 Euro hinzu.
Finanzgericht pfeift Prüfer des Finanzamts zurück
Die Richter des Finanzgerichts Münster bewiesen jedoch mehr Weitblick und senkten die Zuschätzungen zu den Umsätzen auf 2.000 Euro pro Jahr (FG Münster, Urteil v. 29.4.2021, Az. 1 K 2214/17). Ihr Urteil begründeten die Richter mit folgenden Argumenten:
Kassenbericht: Ein täglicher Kassenbericht, der auf Grundlage eines Auszählens der Bareinnahmen erstellt wird, ist nur bei Einsatz einer offenen Ladenkasse zwingend erforderlich, nicht jedoch bei Verwendung elektronischer Registrierkassen.
Nur aufgrund der fehlenden Kassenbücher bei Verwendung der offenen Ladenkasse bei Sonderveranstaltungen lagen also steuerlich Kassenmängel vor, die eine Zuschätzung zum Umsatz von jährlich 2.000 Euro rechtfertigten.
Elektronische Registrierkasse: Hat ein Unternehmer eine elektronische Registrierkasse verwendet und die erforderlichen Belege (z.B. Z-Bonds) geordnet und vollständig abgelegt, sind die Kassenauszeichnungen steuerlich ordnungsgemäß.
Abgleich in Excel-Tabelle: Der tägliche Abgleich von Soll- und Ist-Bestand in einer Excel-Tabelle, also ein täglicher Kassensturz, ist nach den gesetzlichen Vorgaben zur Kassenführung nicht notwendig. Deshalb kann aus der Abänderbarkeit der Excel-Daten kein Verstoß gegen die steuerlichen Buchführungspflichten unterstellt werden.
Infos zu steuerlich ordnungsgemäßen Kassenführung
Suchen Unternehmer nach Informationen zur ordnungsgemäßen Kassenführung bei Verwendung elektronischer Registrierkassen und offener Ladenkassen, sollten sie unbedingt einen Blick in ein aktuelles Merkblatt zu dieser Thematik der Oberfinanzdirektion Karlsruhe werfen.
Praxis-Tipp: Sollte der Prüfer des Finanzamts in einem vergleichbaren Fall Kassenmängel unterstellen, sollte der Unternehmer dezent auf dieses aktuelle Urteil verweisen. Das dürfte dann zu einer deutlichen geringeren Zuschätzung des Finanzamts zu den Umsätzen und damit zu einer deutlich geringeren Steuernachzahlung führen.