Bei Kassenprüfungen im Rahmen einer Betriebsprüfung oder beim unangekündigten Besuch im Rahmen einer Kassen-Nachschau treten immer wieder dieselben Kassenmängel auf. So können sie vermieden werden.
Bernhard Köstler
Das Thema Kassenprüfung wird in den Finanzämtern immer größer geschrieben. Standen bei Unternehmern früher die Betriebsausgaben bei Prüfungen im Fokus, sind es bei bargeldintensiven Handwerksbetrieben nun die Betriebseinnahmen. Welche Stolperfallen es hierbei zu umgehen gilt:
Fehlende Bedienungsanleitung und fehlende Dokumentationen
Immer mehr Prüfer in den Finanzämtern spezialisieren sich darauf, Kassendaten elektronischer Registrierkassen auszulesen und auf ihre steuerliche Korrektheit zu prüfen. Kann ein Unternehmer keine Bedienungsanleitung für seine Kasse vorlegen und hat er keine Aufzeichnungen darüber aufgehoben, welche Kasseneinstellungen er verändert hat (sog. Verfahrensdokumentation), liegen formelle Mängel vor, die das Finanzamt zu einer Hinzuschätzung zu den Umsätzen und Gewinnen berechtigen (zuletzt FG Berlin-Brandenburg, Urteil vom 13. Dezember 2018, Az. 7 V 7137/18).
Kassendaten bei Kassenwechsel verlorengegangen
Was viele Unternehmer beim Wechsel ihrer Registrierkasse nicht bedenken. Sie müssen die Daten aus dem Kassenspeicher zehn Jahre lang aufbewahren und im Rahmen einer Betriebsprüfung bzw. einer Kassen-Nachschau lesbar machen können. Sind die Daten verloren gegangen, kann der Prüfer praktisch keine Kassendaten bis zum Kassenwechsel mehr prüfen. Folge: Meist hohe Steuernachzahlungen wegen der schätzungsweisen Erhöhung des Umsatzes und Gewinns.
Nicht erklärbare Stornos und Nutzung des Trainingsspeichers
Nimmt ein Unternehmer am Abend Stornos in der Kasse vor, also nicht direkt nach Eingabe eines Umsatzes und kann den Grund dafür nicht nachweisen, handelt es sich hierbei um einen Fehler, der die steuerliche Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung in Frage stellt. Unternehmer sollten sich deshalb die Zeit nehmen und die Gründe für die Stornos vermerken. Dasselbe gilt, wenn häufig der Trainingsspeicher eingesetzt wird. Hier werden Umsätze über die Kasse eingegeben, die nicht als Betriebseinnahme in die Buchführung einfließen und auch keine Umsatzsteuerzahlung anstoßen. Hier sollen neue Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen, die Kasseneingaben zu üben. Auch hierbei gilt: Nutzen Sie den Trainingsspeicher, notieren Sie den Namen und die Dauer der Betriebszugehörigkeit des Trainierenden. Ohne Angaben zu Stornos oder Trainierenden geht das Finanzamt von einer bewussten Einnahmenverkürzung aus.
Kein Kassenbuch bei Einnahmen-Überschussrechnung
Viele Unternehmer, die ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, führen kein Kassenbuch, weil sie es nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs auch nicht müssen. Doch ohne Kassenbuch müssen sie dieselben Aufzeichnungen führen, um nachzuweisen, dass alle Einnahmen korrekt versteuert wurden (siehe u.a. FG Hamburg, Urteil vom Beschluss vom 1. August 2016, Az. 2 V 115/16). Die Aufzeichnungen müssen danach ähnlich einem Kassenkonto bzw. Kassenbericht sein. Experimente sind hierbei nicht angebracht, weshalb viele Steuerberater ihren Mandanten empfehlen, trotz Einnahmen-Überschussrechnung ein Kassenbuch zu führen.
Fazit: Da bekannt ist, dass die Finanzämter in Sachen Kassenprüfung immer weiter aufrüsten, sollten Unternehmer in bargeldintensiven Branchen das Gespräch mit ihrem Steuerberater suchen und vorhandene Kassenmängel umgehend beseitigen. Ansonsten drohen oftmals nicht nur Steuernachzahlungen, sondern auch empfindliche Strafen wegen unterstellter Steuerhinterziehung.