Kassensysteme rufen häufig das Finanzamt auf den Plan: Was selbstständige Unternehmer aus dem Handwerk über Mitteilungspflichten, Kassen-Nachschau, TSE und Co. wissen müssen.
1. Kassengesetz beachten
Sämtliche Vorgaben zur steuerlichen Kassenführung findet man im sogenannten Kassengesetz, das eigentlich "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" heißt. Dort sind die Pflichten zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) und zur Belegausgabepflicht zu finden. Eine Bündelung dieser Pflichten enthält auch § 146a Abgabenordnung.
2. Kassen-Nachschauen
Um herauszufinden, ob es ein selbstständiger Handwerker mit seiner steuerlichen Buchführung ernst nimmt, kommen Prüfer des Finanzamts immer häufiger zu einem Überraschungsbesuch. Die Rede ist von der Kassen-Nachschau. Hier verlangt der Betriebsprüfer die Kassendaten und überprüft, ob wirklich alle steuerlichen Vorgaben erfüllt sind. Hat er Zweifel an der ordnungsmäßigen Kassenführung des Unternehmers, wird eine umfassende Betriebsprüfung angeordnet. Findet er keine Anhaltspunkte für Fehler, ist alles gut und es droht auch keine umfassende Kassenprüfung.
3. Testessen und Testkäufe
Vor einer Kassen-Nachschau oder einer Betriebsprüfung kann es vorkommen, dass der Prüfer des Finanzamts zu einem Testessen oder zu einem Testkauf vorbeischaut. Gezahlt wird in der Regel bar und es wird die Situation während dieses Tests festgehalten (wie viele Kunden haben was bar oder unbar bezahlt?). Später bei der Kassen-Nachschau beziehungsweise bei der Betriebsprüfung wird dann kontrolliert, ob die beobachteten Zahlungen ordnungsgemäß in der Kasse verbucht wurden.
4. Zuschätzungen möglich
Fehlen Einnahmen in der Kasse, wird es, was die Steuer betrifft, ungemütlich. Denn dann wird der Prüfer des Finanzamts Zuschätzungen zum Umsatz und zum Gewinn vornehmen. Neben Steuern und Nachzahlungszinsen droht meist auch noch ein Steuerstrafverfahren. Um zu vermeiden, dass dieses Szenario in Kraft tritt, sollte das Thema Kassenführung zur Chefsache erklärt werden. So kann dem Besuch des Prüfers gelassen entgegengesehen werden.
5. Offene Ladenkasse
Ein Hinweis zur offenen Ladenkasse: Die Ausführungen im Kassengesetz beziehen sich ausschließlich auf elektronische Kassensysteme. Es gibt aber kein Verbot, weiterhin die gute alte, nicht störanfällige offene Ladenkasse zu nutzen. Wer eine offene Ladenkasse hat, muss aber wissen, dass er besondere Aufzeichnungspflichten zu erfüllen hat. Wer wissen möchte, welche Pflichten bei offenen Ladenkassen zu erfüllen sind, sollte sich die Merkblätter der Oberfinanzdirektion Karlsruhe (Stichwort: "Kassenbuchführung") anschauen, die sehr verständlich geschrieben sind.
6. Kassensturzfähigkeit
Kommt ein Prüfer zu einer Kassen-Nachschau, wird er darum bitten, einen Kassensturz zu machen. In der Praxis stellt sich hier die Frage, warum überhaupt und darf der Prüfer einen solchen Kassensturz eigentlich verlangen? Zu Frage 1: Durch den Kassensturz soll der Ist-Kassenbestand mit dem Soll-Kassenbestand verglichen werden. Bestehen größere Differenzen, wurden Einnahmen entweder nicht korrekt erfasst oder es stimmen Einstellungen an der Kasse nicht. Zu Frage 2: Ja, die Pflicht, der Aufforderung zum Kassensturz nachkommen zu müssen, findet man in § 146 Abs. 1 Sätze 1 und 2 Abgabenordnung.
7. Nicht aufrüstbare Kassen
Eigentlich hätten elektronische Kassensysteme, die nicht um eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung erweitert werden konnten, zum 31. Dezember 2022 aus dem Verkehr genommen werden müssen. In der Praxis stoßen Prüfer leider immer noch auf solche Alt-Kassen. Hier drohen gleich mehrere Sanktionen: Findet der Prüfer Anhaltspunkte dafür, dass die Kasseneinnahmen nicht korrekt aufgezeichnet wurden, drohen Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn. Zudem kann der Prüfer wegen der fehlenden TSE (= Ordnungswidrigkeit) ein Ordnungswidrigkeitsverfahren einleiten. Es droht eine Strafe von bis 25.000 Euro.
8. Warenautomaten mit TSE?
Immer mehr Handwerksbetriebe setzen auf Warenautomaten, um nach Feierabend Fleisch-, Wurst- oder Bäckereiprodukte verkaufen zu können. Muss auch bei solchen Warenautomaten der Verkauf mit einer TSE gesichert werden? Antwort: Eindeutig ja, wenn der Kunde seine Ware bar bezahlen kann. Ein Bezahlautomat kann also ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion sein und ist dann mit einer TSE zu schützen. Zur Definition der Kassenfunktion wird auf Nr. 1.2 des Anwendungserlasses zu § 146a Abgabenordnung verwiesen.
9. Fehlende Speisekarten
Werden Mahlzeiten an Kunden verkauft (zum Beispiel in einer Metzgerei mit Gaststätte), muss der Selbstständige seine Speisekarten aufbewahren. Nur so kann der Prüfer des Finanzamts checken, ob in der Kasse bestimmte Tasten mit den richtigen Werten belegt wurden und kann kalkulieren, ob die in der Kasse erfassten Einnahmen mit dem Wareneinsatz zusammenpassen. Wurde die Speisekarte nicht zusammen mit den Geschäftsunterlagen aufbewahrt, liegt ein formeller Kassenmangel vor. Werden noch weitere Mängel aufgedeckt, drohen wieder Zuschätzungen zum Umsatz und zum Gewinn.
10. Belegausgabepflicht
Bei Nutzung einer elektronischen Registrierkasse gilt eine Belegausgabepflicht. Gibt es hier eine Bagatellgrenze? Und muss ein Beleg erstellt werden, wenn der Kunde keinen Beleg haben möchte? Antwort auf Frage 1: In Deutschland gibt es leider keine Bagatellgrenze. Selbst wenn nur eine Brezel für 85 Cent verkauft wird, muss ein Beleg auf Papier ausgedruckt oder elektronisch erzeugt werden. Zu Frage 2: Möchte der Kunde keinen Beleg, muss dieser dennoch erstellt werden. Nur so kann der Prüfer des Finanzamts im Zweifel überprüfen, ob alle Einnahmen korrekt über die Kasse verbucht wurden.
11. Mitteilungspflicht ab 2025
Für vor dem 1. Juli 2025 gekaufte elektronische Aufzeichnungssysteme (unter anderem Registrierkassen) muss das System dem Finanzamt bis spätestens 31. Juli 2025 mitgeteilt werden. Wird eine Registrierkasse ab dem 1. Juli 2025 gekauft, muss die Mitteilung immer einen Monat später erfolgen (§ 146a Absatz 4 Satz 2 Abgabenordnung). Diese Mitteilungspflicht betrifft auch selbstständige Handwerker, die ihre elektronische Registrierkasse nicht gekauft, sondern gemietet oder geleast haben. Ausführliche Informationen zur Mitteilungspflicht finden Selbstständige im BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 (Az. IV D 2 - S 0316-a/19/10011:009).
12. Mitteilung übermitteln
Die Mitteilung zum elektronischen Kassensystem muss zwingend auch in elektronischer Form ans Finanzamt übermittelt werden. Dazu stehen die folgenden drei Möglichkeiten zur Verfügung:
- 1. Direkteingabe im Elster-Formular "Mitteilungsverfahren nach § 146a Abs. 4 AO".
- 2. Per Upload einer XML-Datei auf www.elster.de in "Mein Elster".
- 3. Datenübertragung über eine Software und "ERiC"- Schnittstelle.
13. Ausrangierte Kassen
Müssen dem Finanzamt auch elektronische Registrierkassen gemeldet werden, die vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb und durch andere Kassensysteme ausgetauscht wurden? Klare Antwort: Nein, hier besteht keine Mitteilungspflicht. Die Kassendaten für solche ausrangierten Kassen müssen allerdings für zehn Jahre lesbar beziehungsweise auswertbar aufbewahrt werden.
14. FAQ zum Kassengesetz
Wer weitere Fragen rund um das Kassengesetz und die steuerliche Kassenführung hat, kann sich unter bundesfinanzministerium.de informieren. Dazu den Suchbegriff "Fragen und Antworten zum Kassengesetz" in eine allgemeine Suchmaschine eingeben, dann erhalten Sie den Link zum Bundesfinanzministerium mit FAQ zu zahlreichen Praxisfragen.
15. Tax-Compliance
Wer im stressigen Berufsalltag Ärger mit dem Finanzamt vermeiden möchte, sollte seinen Steuerberater darum bitten, die steuerliche Kassenführung im Handwerksbetrieb auf Herz und Nieren zu prüfen. Man spricht hier von Tax-Compliance. Ziel ist es, dass der Berater sämtliche Schwachstellen und formelle Fehler ausfindig macht und diese abstellt. Dadurch sollte sichergestellt sein, dass der Besuch des Finanzamts ohne größere Beanstandungen über die Bühne geht. Diese Überprüfung durch den Steuerberater ist meist nicht billig, verschafft dem Handwerksunternehmer aber die gewünschte Rechtssicherheit bei der steuerlichen Kassenführung.