Fahrtkosten, Übernachtungen, Porto: Wer Auslagen an Auftraggeber weiterberechnet, muss die Umsatzsteuer richtig behandeln. Diese drei Abrechnungsvarianten stehen Ihnen zur Wahl – und das gilt jeweils für den Vorsteuerabzug.
Je nachdem, welche Vereinbarungen Sie zu Auslagen und Spesen mit Ihren Auftraggebern getroffen haben, gibt es die folgenden drei Abrechnungsvarianten.
Auslagen in Rechnung stellen: 3 Varianten zur Abrechnung
- Die Auslagen bzw. Spesen werden als umsatzsteuerpflichtige Nebenleistung abgerechnet.
- Sie kalkulieren einen höheren Preis, weil in diesem Angebotspreis die Auslagen und Spesen bereits berücksichtigt sind.
- Sie rechnen die Auslagen bzw. Spesen einzeln in nachgewiesener Höhe ab.
Variante 1: Auslagen als Nebenleistung in Rechnung stellen
Haben Sie mit Ihrem Auftraggeber vereinbart, dass Sie nicht nur die Hauptleistung, sondern auch die Nebenkosten in Rechnung stellen dürfen, greifen bei der Umsatzsteuer folgende Grundsätze:
- Nebenleistungen folgen umsatzsteuerlich stets der Hauptleistung.
- Konkret bedeutet das für die Auslagen, die Sie in Rechnung stellen: Unterliegt die Hauptleistung dem Regelsteuersatz von 19 Prozent, so sind auch auf die Netto-Spesen und die Netto-Auslagen 19 Prozent Umsatzsteuer aufzuschlagen.
- Rechnen Sie für die Hauptleistung dagegen nur sieben Prozent Umsatzsteuer ab, unterliegen auch die weiterbelasteten Spesen und Auslagen dem ermäßigten Steuersatz.
Tipp: Typische Nebenkosten für Spesen und Auslagen, die umsatzsteuerlich das Schicksal der abgerechneten Hauptleistung teilen, sind
- Fahrtkosten
- Verpflegungskosten
- Übernachtungskosten
- Telefon- und Portokosten
- Büromaterial
- Verpackungs- und Versandkosten
In der Regel vereinbaren Auftraggeber und Auftragnehmer, wie Auslagen in Rechnung zu stellen sind. Es sind also folgende Abrechnungsvarianten denkbar: Sie rechnen die Nettoauslagen bzw. Nettospesen ab und schlagen darauf die jeweilige Umsatzsteuer auf. Alternativ können Sie die Auslagen brutto in der Rechnung aufführen und nochmals Umsatzsteuer aufschlagen, wenn das so im Vorfeld vereinbart wurde.
Wichtig: Die Originalbelege über die Auslagen und Spesen bleiben bei Ihren Geschäftsunterlagen. Aus den Originalrechnungen stehen Ihnen ein Betriebsausgabenabzug und eine Vorsteuererstattung zu.
Variante 2: Auslagen werden in den Angebotspreis eingerechnet und in Rechnung gestellt
Möchten Sie Diskussionen über die Höhe und die Notwendigkeit weiterbelasteter Auslagen und Spesen mit dem Auftraggeber vermeiden, empfiehlt es sich, die Auslagen und Spesen bereits im Angebotspreis einzukalkulieren.
Für die Belege zu Auslagen und Spesen stehen Ihnen ein Betriebsausgabenabzug und das Recht auf Vorsteuererstattung zu. In der Rechnung an den Geschäftspartner tauchen die Auslagen und Spesen nicht mehr auf.
Variante 3: Auslagen und Spesen werden einzeln abgerechnet
Berechnen Sie die Auslagen und Spesen gegenüber dem Auftraggeber unabhängig von erbrachten Lieferungen und Leistungen in einer eigenen Rechnung, gilt steuerlich Folgendes:
- Sie stellen die tatsächlich angefallenen und durch Rechnungen nachgewiesenen Auslagen und Spesen mit ihrem Nettowert in Rechnung.
- Je nachdem, welcher Umsatzsteuersatz für die weiterbelasteten Auslagen und Spesen gilt, werden der Umsatzsteuersatz und der darauf entfallende Umsatzsteuerbetrag in der Rechnung ausgewiesen.
Besteht der Auftraggeber auf die Originalbelege, achten Sie darauf, dass die Rechnungen auf den Namen Ihres Kunden ausgestellt sind. Denn bei Weitergabe der Originalrechnungen steht nur dem Kunden ein Vorsteuerabzug zu – eben unter der Voraussetzung, dass die Rechnung auf seinen Namen lautet.