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Einnahmenseite bei steuerlicher Kassenführung Kassenführung: 10 Tipps, die Zuschätzungen verhindern

Jeder Handwerksbetrieb, in dem sich eine elektronische Registrierkasse oder eine offene Ladenkasse befindet, muss damit rechnen, dass bei ihm in absehbarer Zeit ein unangekündigter Besuch des Finanzamts im Rahmen einer Kassen-Nachschau oder eine Betriebsprüfung mit einer intensiven Kassenprüfung stattfindet. Denn das Thema Kassenprüfung steht in den Finanzämtern hoch im Kurs.

Die Gründe dafür sind klar: Prüfungsschwerpunkt bei bargeldintensiven Betrieben soll die Einnahmenseite sein. Zudem ist die Prüfung der Kassendaten für das Finanzamt lukrativ. Schon bei kleinsten Kassenmängeln werden Steuernachzahlungen fällig. Hier ein Update für Inhaber von Handwerksbetrieben zur steuerliche Kassenführung und wie Zuschätzungen des Finanzamts verhindert beziehungsweise minimiert werden können.

1. Fehlende Bedienungsanleitung

Haben Sie jeden Cent Betriebseinnahmen brav über Ihre Kasse laufen lassen und somit jeden Cent versteuert, ist das leider noch keine Garantie, dass Sie bei einer Kassenprüfung des Finanzamts ungeschoren davonkommen. Das verdeutlicht ein aktueller Urteilsfall. Der Unternehmer konnte dem Prüfer des Finanzamts keine Bedienungsanleitung für seine Registrierkasse vorlegen und auch keine Dokumentation, welche Einstellungen an der Kasse seit dem Kauf vorgenommen wurden. Folge: Zuschätzungen zum Gewinn und Umsatz und somit Steuernachzahlungen (FG Berlin-Brandenburg, Urteil v. 13.12.2018, Az.: 7 V 7137/18).

Tipp: Ist das Kassenbuch nicht mehr auffindbar, wenden Sie sich an Ihren Kassenhersteller oder suchen Sie im Internet nach der Bedienungsanleitung, bevor Sie der Prüfer zur Vorlage auffordert. Die Dokumentation der vorgenommenen Änderungen zur Werkseinstellung sollten Sie im Zweifel nachträglich in Form eines Gedächtnisprotokolls erstellen. Keine Unterlagen vorzulegen, sollte steuerlich für Sie keine Option sein.

2. Verhandlungsgeschick gefragt

Stößt ein Prüfer des Finanzamts auf offensichtliche Kassenmängel und er präsentiert Ihnen seine Zuschätzungen, handelt es sich bei der Höhe der Zuschätzungsbeträge meist um ein "Worst-Case-Szenario". Mit anderen Worten: Haben Sie gute Argumente, neue Nachweise, die für die korrekte Verbuchung von Bargeldeinnahmen sprechen oder einen auf Bargeldbetriebe spezialisierten Berater, ist der Zuschätzungsbetrag in aller Regel noch verhandelbar.

Tipp: Nach erfolgter Kassenprüfung sollten Sie stets auf eine Schlussbesprechung pochen, bei der unbedingt der Steuerberater mit von der Partie sein sollte. Versuchen Sie in dieser Besprechung einen akzeptablen Kompromiss zu erzielen und geloben Sie Nachbesserungen an Ihrer Kassenführung.

3. Altkassendaten aufbewahren

Aufgrund der neuen steuerlichen Vorgaben zu elektronischen Kassensystemen ab 1. Januar 2020 investieren immer mehr Unternehmer in neue elektronische Kassen. Dabei kann es zu einem fatalen Fehler kommen. Denn meldet sich das Finanzamt irgendwann zu einer Betriebsprüfung an, möchte es in aller Regel auch die Kassendaten der verkauften oder verschrotteten elektronischen Kasse auswerten. Blöd nur, wenn Sie diese nicht aufbewahrt haben oder wenn die Daten ohne die Hardware nicht mehr leserlich sind. In diesem Fall liegt ein grober Kassenmangel vor, der das Finanzamt zu Zuschätzungen berechtigt.

Tipp: Bei Kauf und Installation eines neuen Kassensystems sollte also darauf geachtet werden, dass die kompletten Daten der Altkasse archiviert und zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Entsorgen Sie die Altkasse nur dann, wenn die Kassendaten ohne die Kasse lesbar und auswertbar sind.

4. Problemfall Kassenbuch

Ermitteln Sie Ihren Gewinn nach der einfachen Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) gemäß § 4 Abs. 3 EStG, sind Sie grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Doch auch dabei gibt es strenge Verpflichtungen zur steuerlich ordnungsmäßigen Kassenführung. Sie müssen wie jeder andere Unternehmer auch, die Einnahmen und Kassenbestände täglich ermitteln. Führen Sie keine Aufzeichnungen, haben auch nicht freiwillig ein Kassenbuch geführt und das Finanzamt stößt auf offensichtliche Kassenfehlbeträge, sind Zuschätzungen zum Umsatz zwischen 5 und 8 Prozent gerichtlich abgesegnet (FG München, Beschluss v. 07.12.2018, Az.: 7 V 2652/18).

5. Verfahrensdokumentation liefern

Ein neuer Trend bei Überprüfung der Kassendaten ist die Auswertung der Verfahrensdokumentation. Wenn Sie zwar eine Kasse haben, aber noch nie etwas von einer Verfahrensdokumentation gehört haben, befinden Sie sich in guter Gesellschaft. Die wenigstens Unternehmer können diese Dokumentation bei der Kassenprüfung vorlegen, was der Grund für die Unwirksamkeit der Kassenführung und damit für Zuschätzungen des Finanzamts zum Umsatz und Gewinn sein kann. In der Verfahrensdokumentation muss der Unternehmer beschreiben, welche Folgen die Kasseneingaben haben, welche Änderungen an der Werkseinstellung der Kasse vorgenommen wurden und welche zusätzlichen Software- und Hardwarekomponenten mit der Kasse verbunden sind.

Tipp: Selbst eine schlechte Verfahrensdokumentation ist besser als gar keine. Deshalb sollten Sie zusammen mit Ihrem Steuerberater eine Verfahrensdokumentation für Ihre Kassenführung ausarbeiten. Klar, das kostet erst mal Geld und Zeit. Doch das macht sich spätestens bei der nächsten Kassenprüfung durch das Finanzamt bezahlt.

6. Gründe für Storni notieren

Ein typischer Kassenfehler, nach denen versierte Prüfer des Finanzamts suchen, sind Storni, die nicht direkt nach einer Kasseneingabe erfolgen, sondern zusammenhanglos mit eingetippten Einnahmen. Finden sich für solche Storni keine plausiblen Begründungen, geht das Finanzamt davon aus, dass die Bargeldeinnahmen nachträglich kleingerechnet wurden. Es wird hier also eine bewusste Einnahmenverkürzung unterstellt, die eine Hinzuschätzung zu den Umsätzen und zum Gewinn rechtfertigt.

Tipp: Um bei durchgeführten Storni nicht Gefahr zu laufen, vom Finanzamt eins auf den Deckel zu bekommen, sollten Sie die Gründe für Storni stets schriftlich festhalten. Wie Sie diese Nachweise führen, ist Ihnen selbst überlassen. Sie müssen dem Finanzamt nur plausible Gründe nennen können, um eine Zuschätzung zu vermeiden.

7. Infos zum Trainingsspeicher

Viele Betriebsprüfer des Finanzamts haken ein, wenn Sie bei Auswertung der Kassendaten darauf stoßen, dass Eingaben im Trainingsspeicher vorgenommen wurden. Zum Hintergrund: Der Trainingsspeicher soll neuen Mitarbeitern die Möglichkeit zum Üben geben. Das steuerlich Besondere: Alle Eingaben im Trainingsspeicher werden nicht in die Buchhaltung übernommen. Unterstellung des Finanzamts: Ist nicht nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter im Trainingsspeicher geübt hat, wird unterstellt, dass der Trainingsspeicher für die Eingabe realer Bargeldeinnahmen bewusst oder unbewusst genutzt wurde und somit Einnahmen verkürzt wurden. Folge: Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn.

Tipp: Um bei der Kassenprüfung keine böse Überraschung zu erleben, sollte bei Benutzung des Trainingsspeichers stets schriftlich festgehalten werden, welche Personen eingearbeitet wurden und Kasseneingaben geübt haben. Diese Nachweise müssen wie alle anderen Kassendaten zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

8. Steuerstrafverfahren – nein danke

In der Regel wird der Prüfer des Finanzamts bei einer nachweislichen und offensichtlichen Einnahmenverkürzung steuerliche Zuschätzungen vornehmen. Er wird auch die Bußgeld- und Strafsachenstelle im Finanzamt einschalten, die prüft, ob ein Steuerstrafverfahren wegen ­Steuerhinterziehung eingeleitet wird oder nicht. Da hier zusätzliche Strafzahlungen und Bewährungsstrafen im Raum stehen, sollten Unternehmer in solchen Fällen stets einen auf Steuerstrafverfahren spezialisierten Steuerberater oder einen Rechtsanwalt einschalten.

Tipp: Der Berater sollte bei allen Besprechungen und Schriftsätzen mit der Bußgeld- und Strafsachenstelle sowie der Staatsanwaltschaft mit von der Partie sein. Klar, das kostet wieder Geld. Doch dieses Geld ist angesichts der drohenden Sanktionen gut angelegt.

9. Kassen-Nachschau: Verhaltensknigge

Auch wenn nichts darauf hindeutet, dass bei Ihnen in absehbarer Zeit der unangekündigte Besuch eines Finanzbeamten zur Kassen-Nachschau ansteht, sollten Sie sich für den Tag X vorbereiten. Sie sollten einen Ablaufplan erstellen, wie Sie oder Ihr Personal sich verhalten sollten, wenn der Kassenprüfer auf einmal vor Ihnen steht.

Tipp: Der perfekte Ablauf einer Kassenprüfung wäre es, wenn Sie umgehend Ihren Steuerberater informieren würden und dieser sich bereit erklärt, die Kassen-Nachschau zu betreuen. So ist der Berater stets im Bild, welche Kassendaten der Prüfer ausliest, welche Daten ihm ausgehändigt werden und kann Fragen zu bestimmten Kassendaten fachmännisch beantworten. Ziel ist es, dem Prüfer möglichst wenig Raum für Feststellungen zu geben und zu vermeiden, dass von der Kassen-Nachschau direkt zur Betriebsprüfung übergegangen wird.

10. Personal schulen lassen

Selbst wenn Sie als Unternehmer keine Fehler beim Bedienen der Kasse machen, kann das Finanzamt Kassenmängel monieren und Sie dafür zur Kasse bitten. Das liegt oft an Fehleingaben des Kassenpersonals. Ist nicht klar, wer die Kassenfehler begangen hat, werden die Fehler Ihnen als Inhaber des Betriebs in die Schuhe geschoben und Sie müssen mit Steuernachzahlungen rechnen.

Tipp: Es empfiehlt sich in der Praxis, das Kassenpersonal regelmäßig zu schulen oder ab und an Auswertungen zur Kassenbedienung bestimmter Mitarbeiter durchzuführen. Fallen Mängel oder Fehlverhalten auf, sind diese umgehend abzustellen, um Sanktionen des Finanzamts zu vermeiden.

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